Notion je postal priljubljen med oboževalci tako za profesionalno kot osebno uporabo, in to z dobrimi razlogi. Na voljo je skupaj z nešteto funkcijami, ki so uporabne za različne stvari, od ustvarjanja preprostih seznamov opravil do sledenja stotinam podatkov.
Med temi izvrstnimi funkcijami sta preprosta tabela in baza podatkov tabel, ki v bistvu prikazujeta podatke v obliki tabele. Čeprav sta si po videzu podobna, sta pravzaprav svet narazen. Sprehodimo se skozi razlike med temi orodji in kdaj lahko uporabite posamezno.
Kaj je pojmovna preprosta tabela?
Preprosta tabela v Notionu je osnovni način organiziranja podatkov v obliki tabele. Tukaj v bistvu delate z vrsticami in stolpci tako kot s preprosto preglednico. Vrstice in stolpce lahko preuredite, dodate nove, prilagodite širino stolpca in spremenite prvo vrstico/stolpec v glavo s krepkim besedilom in drugačno barvo ozadja.
Če se vam zdi tabela preveč preprosta za vaše želje, lahko besedilo v celicah tudi oblikujete z uporabo razpoložljive možnosti (barva besedila in ozadje, krepko, poševno, podčrtano, prečrtano, koda in enačba). V celice lahko celo dodate emojije in simbole. Druge uporabne stvari, ki jih lahko dodate v celico, vključujejo povezavo do strani, datum, osebo in opomnik.
Na žalost je to precej preprostih tabel. Podatkov ne morete razvrstiti na smiseln način ali vstaviti formule v celice za izračun vsebine določenih vrstic ali stolpcev. Prav tako ni drugih vrst podatkov, ki bi jih lahko uporabili v celicah, kot so potrditvena polja in odstotki.
Kljub temu, da preprosta tabela ne ponuja veliko funkcionalnosti, je še vedno zelo priročna, še posebej, če je vse, kar resnično želite narediti, prikazati statične podatke na bolj organiziran način.
Kaj je baza podatkov tabele pojmov?
Baza podatkov tabel v Notionu je nekoliko podobna preprosti tabeli. Imate vrstice in stolpce, v katere lahko postavite svoje podatke, dodate pa lahko poljubno število vrstic in stolpcev. Za razliko od preprostih tabel imajo baze podatkov tabel veliko več funkcij.
Prvič, zbirka podatkov tabel je prilagodljiva, ko gre za njeno vsebino. Niste omejeni na običajno besedilo, datume, opomnike, povezave do strani in ljudi. Celici lahko prosto dodajate druge lastnosti, kot so številke, potrditvena polja, e-pošta, URL-ji, telefoni in celo datoteke.
Obstajajo tudi naprednejše lastnosti, kot so formule, ki izračunajo vsebino določenih celic, relacije ki povezujejo bazo podatkov z drugo bazo podatkov, in roll-up, ki je naprednejša vrsta izračuna znotraj zbirka podatkov.
Baza podatkov tabele lahko spremeni tudi svojo obliko. Če menite, da bi lahko svoje podatke uredili na boljši način, razen v tabeli, jih lahko preprosto spremenite v tablo, časovnico, galerijo, seznam ali koledar. Pogled table je podoben tabli Kanban, saj organizira vaše podatke po statusu.
Pogled časovne premice je po drugi strani videti kot gantogram, ki predstavlja urnike opravil. Pogled koledarja prikazuje tudi urnike opravil, vendar namesto časovnice prikazuje cel mesec. Seznam in galerija sta točno to, kar povesta njuna imena: pogled seznama prikazuje podatke v obliki seznama, pogled galerije pa podatke predstavlja kot galerijo fotografij.
Obstajajo tudi drugi napredne funkcije zbirke podatkov Notion lahko preverite, kot so filtri, razvrščanje in povezana zbirka podatkov.
Kdaj uporabiti pojmovno preprosto tabelo
Preprosto tabelo je najbolje uporabiti pri delu s statičnimi podatki, ki ne potrebujejo posebnega ravnanja (npr. izračuni in relacije). Recimo, da potrebujete lepo in organizirano predstavitev svojih podatkov brez zapletenih gumbov in orodij baze podatkov. Enostavne tabele lahko dobro opravijo nalogo.
So tudi zelo prijazni do začetnikov. Če ste novi v Notionu, se boste verjetno prestrašili na zvončke in piščalke podatkovnih baz. Namesto da bi se obremenjevali z neznanim Pojmovne terminologije v zbirkah podatkov lahko preprosto preklopite na preproste tabele in se prebijete do zbirk podatkov.
Vzorčni primeri uporabe za pojmovne preproste tabele
Za boljšo predstavo o tem, kje lahko uporabite preproste tabele, je tukaj nekaj primerov:
- Dodelitev sobe
- Razpored pouka
- Seznam živil s količinami
- Brainstorming seja
- Opredelitev pojmov
- Primerjava
- Poročilo o razredu
- Pregled zgodovine
Kdaj uporabiti bazo podatkov Notion Table
Podatkovna tabela je lahko uporabna v primerih, ko potrebujete več kot le osnovno predstavitev podatkov. Ker boste podatke uporabljali, namesto da bi jih samo prikazovali, potrebujete več funkcij. Tu pridejo na podobo podatkovne tabele.
Še posebej so uporabni za zajemanje informacij s ponavljajočimi se kategoričnimi komponentami. En primer je imenik zaposlenih, kjer boste verjetno večkrat vnesli iste podatke za lokacijo, vlogo in oddelek. Namesto da bi morali znova in znova vnašati element, lahko preprosto uporabite lastnost Select baze podatkov tabele.
Te dodatne lastnosti vam lahko tudi pomagajo bolje razumeti podatke ali jih jasneje prikazati. Zaposlene lahko na primer razvrstite po lokaciji ali jih filtrirate po vlogi. Če bi za to uporabili preprosto tabelo, bi morali ročno preveriti lokacijo in vlogo ter ustrezno preurediti podatke.
Primeri primerov uporabe za bazo podatkov Notion Table
Podatkovne baze tabel so priporočljive tudi za vodenje projektov in nalog, izdelavo bullet dnevnikov in celo gradnjo preprostih CRM-jev v Notionu. Drugi pomembni primeri uporabe za baze podatkov tabel vključujejo naslednje:
- Repozitorij
- Načrt poti
- Sledilnik proračuna
- Upravitelj stikov
- Beležka s sestanka
- Sledilnik ciljev
- Vsebinski koledar
- Načrtovalec potovanj
Boljša organizacija podatkov s preprosto tabelo in zbirko podatkov podjetja Notion
Kljub očitnim razlikam imajo enostavne tabele in baze podatkov tabel v bistvu en cilj: organizirati podatke na način, ki ga uporabnik ali bralec najbolje razume. Naleteli boste na situacije, ko lahko preprosta tabela deluje povsem v redu, vendar pa bodo primeri, zlasti v pisarniškem okolju, ko potrebujete baze podatkov tabel.
Na vašo srečo Notion olajša delo z obema, najboljši del pa je, da lahko preprosto pretvorite eno v drugo (pretvorite preprosto tabelo v bazo podatkov tabel in obratno). Tako vam ne bo treba skrbeti, da bi začeli z napačnim orodjem, saj ga lahko preprosto spremenite v drugega z le nekaj kliki.
