Kako uporabljati Notion za hibridno delo: najboljši vodnik

Hibridno delo je postalo bolj priljubljeno s povečanjem svetovnega prodora interneta. Po približno dveh letih dela od doma med pandemijo COVID-19 so številni delodajalci sprejeli dogovore, ki zaposlenim dovoljujejo, da vsaj del časa delajo zunaj pisarne.

Kljub prednostim, povezanim s hibridnim delom, lahko prenesete padec produktivnosti, če nimate ustreznih sistemov. Na srečo so aplikacije, kot je Notion, olajšale sodelovanje z vašo ekipo, ko niste vsi hkrati v pisarni.

V tem članku boste izvedeli več o tem, kako lahko uporabite Notion za hibridno delo. Zagotovili vam bomo tudi navodila po korakih, ki vam bodo pomagala hitreje uresničiti te nasvete.

1. Dodajanje uporabnikov v delovne prostore

Kdaj delo v hibridnem okolju, bi morala biti vaša glavna prednostna naloga olajšanje medsebojnega sodelovanja članov ekipe. V Notionu je to povsem preprosto; tudi če imate samo brezplačen načrt, lahko še vedno dodate druge uporabnike v svoje delovne prostore.

Število uporabnikov, ki jih lahko dodate v svoj delovni prostor, bo odvisno od vaše naročnine. Če uporabljate brezplačen načrt, lahko dodate do 10 oseb; to bi moralo biti več kot dovolj, če delate kot agencija ali druga vrsta malega podjetja.

Če dobite plačljivo različico Notiona, boste imeli veliko višjo omejitev. Različica Plus vam omogoča, da v en delovni prostor dodate do 100 ljudi, s poslovnim načrtom pa se to število poveča na 250. Če imate Notion Enterprise, se lahko o svojih omejitvah pogovorite s prodajno ekipo Notion.

Ne glede na to, kateri načrt uporabljate, je postopek za dodajanje uporabnikov v delovne prostore Notion enak.

1. Pojdi do Nastavitve in člani > Člani. Ko ste tam, boste videli modri gumb Dodajte člane.
2. Vnesite e-poštni naslov osebe, ki jo želite povabiti v svoj delovni prostor Notion. Če imate Notion Plus ali novejši, lahko tudi razširite spustni meni in ugotovite, ali je povabljenec lastnik ali član delovnega prostora.
3. Ko ste pripravljeni dodati uporabnika v svoj delovni prostor, izberite Povabi.

Ljudi lahko povabite tudi tako, da obiščete člani in kopiranje povezave za pošiljanje vsem.

2. Kategorizacija različnih projektov

Ko uporabljate Notion za hibridno delo, je dobra ideja, da svoje projekte organizirate. Svoje naloge lahko kategorizirate na več načinov. Spodaj vam bomo pokazali dve možnosti za to.

Ustvarjanje dodatnih delovnih prostorov

Notion vam omogoča kar 10 delovnih prostorov, če imate brezplačen načrt. Tako kot pri dodajanju uporabnikov v te prostore so vaše omejitve višje, če kupite plačljivo naročnino. V vsakem primeru boste sledili istemu postopku za ustvarjanje novih delovnih prostorov v aplikaciji.

1. Na vrhu leve orodne vrstice kliknite trenutni delovni prostor. Ko se prikaže spustni meni, izberite ikona s tremi pikami. 2. Ko izberete zgoraj omenjeno ikono, boste videli klicano možnost Pridružite se ali ustvarite delovni prostor. Kliknite na to. 3. Notion vas bo vprašal, za kaj želite uporabiti svoj delovni prostor. Izberite, kar najbolj ustreza vašim potrebam in izberite Nadaljuj. V tem primeru bomo izbrali Za mojo ekipo ko razpravljamo o hibridnem delu. 4. Nato boste morali poimenovati svoj delovni prostor. Ko to storite, pritisnite Nadaljuj gumb znova. 5. Notion vam bo nato dal priložnost, da svoj novi delovni prostor delite z drugimi. Če želite to narediti, vnesite njihove e-poštne naslove ali kopirajte povezavo. Ko vse prilagodite, izberite Pelji me v Notionin lahko boste uporabljali svoj novi delovni prostor.

Ustvarjanje strani znotraj strani

Drug način, kako lahko svoje projekte kategorizirate, je ustvarjanje strani znotraj strani. Če želite ustvariti novo glavno stran v programu Notion, izberite + gumb v levi orodni vrstici.

Na tej strani lahko ustvarite drugo stran z dotikom / in izbiranje Stran. Ko to storite, lahko vse prilagodite, kot se vam zdi potrebno.

3. Spremljanje pomembnih nalog

Programska oprema za vodenje projektov je odličen način za rast vašega podjetja, tovrstne rešitve pa boste želeli uporabljati tudi, če ste zaposleni ali samostojni podjetnik. Ko uporabljate Notion za hibridno delo, imate številne možnosti za spremljanje pomembnih nalog.

Notion ima več predlog, s katerimi lahko natančneje spremljate svoje projekte. Našli boste gantograme, strani za upravljanje nalog in projektov ter številne druge možnosti. Mnogi od teh so brezplačni za uporabo in svoje priljubljene predloge lahko preprosto podvojite v svoj delovni prostor Notion. Storiti to:

1. Pojdi do notion.so/templates in izberite predlogo, ki jo boste uporabili vi in ​​vaša ekipa.
2. Spodaj Podvojene informacije, izberite delovni prostor, v katerem ga želite uporabiti, in kliknite Podvojena predloga. Nato boste lahko vse takoj prilagodili svojim potrebam.

4. Zagotavljanje povzetkov za vaše sestanke

Če ne delate na istem mestu kot člani vaše ekipe, lahko postane izziv vedeti, kako daleč so drugi napredovali pri projektih, na katerih delate skupaj. Čeprav bi morali poskusiti omejiti število sestankov, ki jih imate, je dobra ideja, da se občasno prijavite.

Med sestankom je vredno določiti nekoga, ki bo delal zapiske. To lahko storite, ko nastavitev Google Koledarja za hibridno delo pa tudi, če želite dodati to aplikacijo v svoj sistem produktivnosti.

Po končanem sestanku lahko preprosto ustvarite povzetke svojih sestankov z uporabo Notion AI. Če želite to narediti, pritisnite preslednico in izberite Povzemite ko se prikaže Notion AI. Orodje bo nato zagotovilo hiter povzetek vaše strani.

5. Poskrbite, da bodo vaše najpomembnejše strani bolj dostopne

Notion vam omogoča, da svoje najpomembnejše strani naredite bolj dostopne tako, da povlečete in spustite njihov vrstni red v levi orodni vrstici. Vendar to ni edina stvar, na katero ste omejeni. Strani lahko dodate tudi med svoje priljubljene. Če želite narediti slednje:

1. Tapnite ikona treh pik ko miškin kazalec premaknete nad eno od svojih strani.
2. Kliknite na Dodaj med priljubljenein na vrhu zaslona boste videli svojo stran.

6. Ustvarjanje vsebin in koledarjev družbenih medijev

Če ste del marketinške ekipe, je posodabljanje vaše vsebine in koledarjev družbenih medijev ključnega pomena pri delu na hibridni pogodbi. Notion olajša to početje; lahko ustvarite svoj koledar tako, da naredite tabelo in izberete Nova zbirka podatkov.

Notion ima tudi več predlog za ustvarjanje družabnih medijev in koledarjev vsebine. Pri ustvarjanju nove strani kliknite na Dodaj novo > Predloge raje izberite nekaj, kar vam ustreza.

Naj bo vaš hibridni delovni model učinkovitejši z Notion

Hibridno delo ima več prednosti, če vzpostavite pravilne sisteme, vendar je pomembno, da jih uredite, preden preidete na tak sporazum. Notion je priročno orodje za upravljanje poteka dela vaše ekipe in zagotavljanje, da si vsi še naprej prizadevajo za doseganje skupnih ciljev.

Uporabite lahko več predlog, ki vam bodo pomagale spremljati svojo vsebino in razporede v družabnih medijih ter pridobiti pregled nad projekti vseh. Poleg tega lahko Notion uporabite za zagotavljanje povzetkov sestankov in še veliko več.