Kako prilagoditi e-poštni odgovor v Outlooku

Outlook je odličen e-poštni odjemalec, ne glede na to, ali pošiljate ali odgovarjate na e-pošto. Ko pa gre za odgovore, lahko postopek prilagodite na več načinov. V tem priročniku si bomo ogledali, kako ustvariti predlogo za hiter odgovor, spremeniti videz izvirnega sporočila in spremeniti naslov za odgovor.

Čeprav v tem priročniku uporabljamo Outlook za Microsoft 365, bodo ta navodila delovala tudi za Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 in 2021. Začnimo.

Kako ustvariti predlogo hitrega odgovora v Outlooku

Se vam zdi, da nenehno odgovarjate na več e-poštnih sporočil besedo za besedo? Namesto ponavljanja istega odgovora lahko preprosto ustvarite predlogo za hiter odgovor in odgovorite z enim klikom. To lahko storite tako, da ustvarite Quick Step za avtomatizacijo tega dolgočasnega opravila.

Za več informacij o hitrih korakih si oglejte naš vodnik na ustvarjanje in uporaba hitrih korakov v Outlooku.

Tukaj so koraki za ustvarjanje predloge za hiter odgovor v Outlooku:

1. Zaženite Outlook in se prepričajte, da imate domov izbran zavihek.
2. Izberite e-poštni račun, za katerega želite ustvariti predlogo za hiter odgovor. Če imate v Outlooku več kot en e-poštni naslov, boste morali za vsakega napisati predlogo hitrega odgovora.
3. V Hitri koraki skupina, kliknite na Ustvari novo.
4. Poimenujte Quick Step v Ime besedilno polje — poimenovali smo svojega Hiter odgovor.
5. V Dejanja kliknite na Izberite dejanje spustni meni in izberite Odgovori.
6. Kliknite na Pokaži možnosti povezavo neposredno pod spustnim menijem, da prikažete več polj.
7. Da bo ta vadnica hitra in enostavna, lahko zapustite vsa druga polja, kot je npr Za in Predmet, kot je – bodisi ga bo Outlook samodejno izpolnil glede na naravo izvirnega e-poštnega sporočila ali pa bodo uporabljene privzete vrednosti. Vendar pa vnesite sporočilo, ki ga želite poslati Besedilo besedilno polje.
8. Kliknite Končaj.

Ko želite nekomu poslati točno to sporočilo, preprosto odprite njegovo e-pošto in pritisnite Hiter odgovor ali kakorkoli ste ga poimenovali v Hitra dejanja skupina. Za več načinov, kako biti bolj produktivni z uporabo tega e-poštnega odjemalca, preberite naš vodnik na najboljše prakse za izboljšanje poteka dela v Outlooku.

Kako spremeniti videz izvirnih sporočil v Outlooku

Ko odgovarjate na sporočilo ali ga posredujete, lahko izključite izvirno sporočilo ali spremenite njegov videz, da bo bolj očitno, kje se vaše sporočilo konča in začne izvirno. Prav tako lahko priložite izvirno e-pošto, če ne želite, da je natrpano.

Če želite to narediti, sledite spodnjim navodilom:

1. V Outlooku kliknite na mapa v zgornjem levem kotu.
2. V levem stranskem meniju kliknite na Opcije.
3. Izberite Pošta v levem podoknu.
4. Pomaknite se navzdol do Odgovori in naprej dokler ne vidite Ko odgovarjate na sporočilo in Pri posredovanju sporočila spustni meniji.
5. Privzeto bodo spustni meniji nastavljeni na Vključite izvirno besedilo sporočila. Kljub temu jih lahko razširite in izberete Ne vključi izvirnega sporočila, Pripni izvirno sporočilo, Vključi in zamakni izvirno sporočilo, oz Dodajte predpono vsaki vrstici izvirnega sporočila.

Evo, kaj naredijo te druge možnosti:

• Ne vključi izvirnega sporočila: pošljite svoj odgovor ali posredovano sporočilo brez besedila iz izvirnega e-poštnega sporočila.
• Pripni izvirno sporočilo: Vključite besedilo iz izvirnega e-poštnega sporočila kot prilogo.
• Vključi in zamakni izvirno sporočilo: To vključuje besedilo iz izvirnega e-poštnega sporočila, vendar bo zamaknjeno v desno – to je, kot bi pritisnili tipko Tab v vsaki vrstici izvirnega sporočila.
• Dodajte predpono vsaki vrstici izvirnega sporočila: To je kot zamik izvirnega sporočila. Toda namesto praznega prostora bo tam znak, ki označuje, kje se začne vsaka vrstica izvirnega e-poštnega sporočila.

Kako spremeniti naslov za odgovor vašega e-poštnega naslova v Outlooku

Spreminjanje naslova za odgovor za e-pošto v Outlooku pomeni, da bo vsak odgovor, poslan na izbrani račun, preusmerjen na drugega.

To storite tako:

1. V Outlooku kliknite na mapa v zgornjem levem kotu.
2. Kliknite na Nastavitve računa da razširite meni, nato izberite Nastavitve računa.
3. V pojavnem oknu kliknite e-poštni naslov, ki ga želite urediti, in nato kliknite spremeniti (je v meniju pod zavihki). Prav tako lahko dvokliknete e-poštni naslov.
4. V besedilnem polju poleg Naslov za odgovor, vnesite e-poštni naslov, na katerega želite preusmeriti e-pošto.
5. Kliknite Naslednji za uporabo sprememb.

Poskrbite, da bo Outlookova prilagoditev odgovorov delovala za vas

Z upoštevanjem zgornjih preprostih navodil lahko preprosto prilagodite odgovore v Outlooku. Ta majhen vodnik komaj popraska površino ravni prilagajanja, ki jo je Microsoft vgradil v svoj e-poštni odjemalec. Vendar je dovolj, da začnete s tem, kako narediti svoje odgovore čistejše in učinkovitejše.