Nikoli ne pošiljajte slabo sestavljenih e-poštnih sporočil. Ne le, da grozljive strukture zameglijo sporočilo, ampak dajo prejemnikom negativen vtis o vaši delovni etiki in strokovnosti. Dobre komunikacijske sposobnosti so ključnega pomena v kateri koli panogi.
Da se izognete napakam, lektorirajte osnutke. Popravite te pogosto spregledane slabe prakse in napake, zaradi katerih so e-poštna sporočila neprofesionalna.
1. Vrstice z neželeno vsebino
Tržniki menijo, da prodajne vrstice povečajte število odprtih e-poštnih sporočil; na žalost dajejo nasprotne rezultate. Prejemniki običajno ignorirajo preveč promocijska e-poštna sporočila. Razen če vas že poznajo, niso dolžni preveriti vašega sporočila.
Namesto da ste prodajalci, bodite privlačni. Sestavi zadeve, ki pritegnejo pozornost ki vsebuje opisne besede, ki spodbujajo razmišljanje. Prebudite radovednost svojih bralcev. Uporabite lahko odprta vprašanja in predstavitve – le zagotovite, da ustrezajo vašemu sporočilu. V nasprotnem primeru vas lahko prejemniki blokirajo zaradi zlorabe predmetov vab za klike.
2. Šale in duhovite pripombe
Dvakrat premislite, preden vstavite šale v svojo službeno e-pošto. Čeprav vam smejanje v nekaterih primerih lahko pomaga vzpostaviti odnos, pogosto povzroči več škode kot koristi. Šale je težko dostaviti po e-pošti. Če vas bralec narobe razume, lahko celo brezbrižne besedne igre razumete kot sarkastične ali žaljive.
Praviloma preskočite šale. Namesto tega raziščite druge načine za izboljšanje razpoloženja, na primer z deljenjem osebne zgodbe ali razpravo o skupnem interesu. Biti dostopen in prijazen ne zahteva zatikanj.
3. Emojiji in pretirana ločila
Več ponudnikov nabiralnikov danes podpira emojije. Platforme, kot sta Outlook in Gmail, vam celo omogočajo vstavljanje emojijev v vrstice z zadevo.
Čeprav so zabavni in ustvarjalni, ne sodijo v službeno elektronsko pošto. Ljudje različno dojemamo emojije. Na primer, medtem ko lahko uporabite emotikon smejočega se obraza, da izrazite veselje, lahko drugi to vidijo kot sarkazem. Smeški ne izražajo vedno želenega sporočila.
Tudi sumljivi trgovci imajo radi emotikone. Če jih pogosto uporabljate, vas lahko prejemniki povezujejo z lažnim predstavljanjem, prodajnimi glasili in preveč promocijskimi oglasi.
4. Tipkarske in slovnične napake
Tipkarske napake ne spremenijo namena. Tudi če napačno črkujete vsako besedo v svojem e-poštnem sporočilu, ga bodo bralci še vedno razumeli prek kontekstnih namigov. Napredne slovnične napake lahko povzročijo zmedo, vendar besedilo ne bo nerazumljivo.
Ali to pomeni, da lahko spregledate tipkarske napake? Zagotovo ne! Čeprav črkovalne in slovnične napake ne zmedejo vašega sporočila, so videti neprevidne. Ne glede na to, ali se predstavljate potencialni stranki ali posodabljate sodelavca, boste imeli težave pri pridobivanju njihovega zaupanja z neprofesionalnim pisanjem.
Najboljši pristop je natančno preučiti osnutke, preden jih pošljete. Poženite svoje besedilo skozi a zanesljiv pregledovalnik črkovanja, odstranite nepotrebno napihnjenost, ustrezno prilagodite ton in zamenjajte zapletene besede s preprostejšimi. Te korake ponovite tolikokrat, kot je potrebno.
5. Dolgi odstavki
Bodite previdni pri kopiranju in lepljenju osnutkov e-pošte iz Google Dokumentov ali Microsoft Worda. Urejevalniki besedil imajo različne privzete nastavitve. Ne morete pričakovati, da bodo vaša e-poštna sporočila videti tako, kot so bila, ko ste jih tipkali. Prilagodili se bodo slogu pisave, velikosti besedila in razmiku trenutnega programa.
Najboljša praksa je kopiranje in lepljenje brez oblikovanja z udarjanjem Ctrl/Cmd + Shift + V namesto samo Ctrl/Cmd + V. S tem izbrišete prejšnje spremembe formata. Da bi se izognili dolgim blokom besedila, naj bo vsak odstavek sestavljen iz dveh do treh stavkov.
6. Preveč informacij
Obširne razlage so koristne, vendar jih morate pravilno časovno določiti. Ne postavljajte le naključnih dejstev. Bralci bodo verjetno kliknili stran od vaše e-pošte, če jih preobremenite z informacijami že na samem začetku.
Delite samo tisto, kar bralci potrebujejo. Ko razlagate zapletene teme, priložite ustrezne raziskovalne dokumente, načrtujte virtualna posvetovanja in se prilagodite vsem vprašanjem, ki se vam pojavijo.
7. Splošne zaključne izjave
Generične zaključne izjave so oddaljene. Zaradi njih ste videti neprofesionalni, poleg tega oslabijo zaključek vašega e-poštnega sporočila. Imeli boste manj možnosti za uspešno zaprtje. Ko končate e-poštna sporočila, uporabite bolj neposredno, jedrnato alternativa "Veselim se tvojega odgovora".
So že preveč uporabljeni. Bralci so jih videli že na stotine krat - ne bodo pustile pozitivnega učinka. Namesto generičnih vrstic uporabite močan CTA. Povejte svojim bralcem njihove možnosti in jih vodite k ukrepanju glede vaše e-pošte.
8. Nepotrebne priloge
E-poštne priloge olajšajo skupno rabo informacij. Namesto da bralce preobremenite z dolgimi, nezaželenimi sporočili, jih usmerite na ustrezne vire. S tem prihranite čas za vse vpletene strani.
Glede na navedeno se tudi vzdržite množičnega pošiljanja datotek. Uporabniki so na splošno skeptični glede odpiranja priponk, ker lahko širijo zlonamerno programsko opremo. Pošiljanje več datotek po e-pošti povzroča celo varnostne pomisleke.
Če morate poslati več dokumentov hkrati, uporabite orodje za skupno rabo datotek, kot je Dropbox. Naložite datoteke na želeno platformo, nastavite potrebne omejitve zasebnosti in nato pošljite povezavo za dostop po e-pošti.
9. "Ustvarjalni" formati
Izogibajte se igranju z drznimi pisavami. Za poudarek lahko besedilo podčrtate, ležeče ali krepko, vendar uporabite privzeti slog, barvo in velikost pisave.
»Ustvarjalne« pisave v profesionalnem okolju prinašajo zanemarljive prednosti. Bralce odvrnejo od vaše e-pošte. Namesto da bi razumeli namen sporočila, se bodo njihovi misli osredotočili na različne barve in sloge, ki ste jih uporabili.
Poleg tega ste zaradi čudnih formatov videti površni. Ponudniki poštnih storitev pošiljajo celo e-poštna sporočila z nezaslišanimi oblikami in barvami naravnost v mape z vsiljeno pošto.
Kreativne predloge uporabljajte le, če so v skladu z vašo blagovno znamko. Na primer, spodnji primer prikazuje, kako platforma za virtualna srečanja, imenovana Gather deli svoje značilnosti brez ogrožanja profesionalnosti.
10. Nejasni motivi
Majhen pogovor lahko olajša neprijetne sestanke, vendar redko ustreza službeni e-pošti. Nehajte premlevati okoli grmovja. Večina ljudi bo kliknila stran, če se jim zdi vaše sporočilo dolgočasno in zmedeno.
Če želite razumeti svoje stališče, uporabite jasen in jedrnat jezik. Uvod naj bo kratek in pritegne pozornost, telo pa mora obravnavati obravnavano temo. Nejasna pojasnila bodo na koncu privedla do nadaljnjih e-poštnih sporočil, ki bodo izgubljala čas.
Če teme ne morete stisniti v eno sporočilo, namesto tega gostite sestanek. Aplikacije za nastavitev termina pri načrtovanju klicev odpravite pošiljanje e-pošte naprej in nazaj. Drugi strani po e-pošti pošljite povezavo za povabilo in počakajte na njihov odgovor.
Naj bo vaša službena e-pošta profesionalna in ugledna
Zaradi števila e-poštnih sporočil, ki jih redno pošiljate in prejemate, pričakujte, da bodo nekatere napake padle skozi razpoke. Občasne tipkarske napake so razumljive. Vendar upoštevajte, da bo dosledna uporaba podparkovnih predlog slabo vplivala na vas. Prejemniki morda celo menijo, da niso vredni dobro premišljenih e-poštnih sporočil. Nikoli ne preskočite faze lektoriranja.
Če želite sestaviti še boljša e-poštna sporočila, preučite slaba, ki jih prejmete. Poiščite skupne točke med različnimi prodajnimi predstavitvami, glasili in poskusi lažnega predstavljanja v mapi z vsiljeno pošto. Delanje slovničnih napak je eno, uporaba naslovov IP na črnem seznamu, zloraba prodajnega jezika in naključno množično pošiljanje povezav pa je nekaj drugega.