Digitalni nered se kaže na različne načine, vključno z neorganiziranimi namizji, neodprto elektronsko pošto, slabo označenimi datotekami in napolnjenimi predali. Izvirajo iz neurejenega virtualnega življenja.
Če z organiziranjem datotek odlašate, je čas, da spremenite svojo slabo navado. To ovira produktivnost. Tu je nekaj načinov, kako digitalni nered upočasni vaš potek dela, povzroči nepotreben stres in vas odvrne od vaših obveznosti.
1. Razvrščanje po neurejenih datotekah izgublja čas
Neurejene sisteme digitalnih datotek povzročajo slabe navade. Večina uporabnikov naključno pošilja različne datoteke na svoja namizja, prenose ali mape z dokumenti. Čeprav se na začetku zdi, da je nekaj napačno postavljenih dokumentov obvladljivo, se lahko hitro nakopičijo, če zanemarite ustrezno upravljanje.
Ne pozabite: izbira kratkoročnega udobja ustvarja dolgoročna ozka grla. Ker se nered kopiči v vaših mapah, bo iskanje določenih datotek postopoma trajalo več časa. Za primer vzemite zgornjo fotografijo. Nobena od datotek v tej mapi ni bila poimenovana; vsakega bi morali prebrskati, preden bi našli tisto, kar potrebujete.
Da bi odpravili to slabo navado, vadite organizacijo datotek. Poskrbite, da bo vsaka fotografija, videoposnetek ali dokument, ki ga shranite, neposredno v ustrezno mapo. Privzeto jih prenehajte pošiljati v svoje prenose ali mape na namizju.
2. Nered je moteč
Če datoteke pustite v njihovih privzetih mapah za shranjevanje, vaš zaslon postane nered. Če ne določite novega cilja, bodo še naprej polnili vaše prenose, dokumente ali mape na namizju. Če ne boste previdni, lahko zasedejo celoten zaslon.
Ne samo, da je ta vrsta nereda videti grozno, ampak povzroča tudi vizualno preobremenitev. Vaš um težje obdeluje različne informacije. Posledično bo dodaten kognitivni stres preobremenjen, oviral vas bo, da bi delovali po najboljših močeh, in motil vaš tok misli.
Najboljša rešitev je, da razviti konvencije o poimenovanju datotek (FNC). Označite datoteke glede na njihov namen. Idealno bi bilo, če bi vaš FNC ponazarjal njihovo vsebino, funkcijo, avtorja in ustreznost projekta – združevanje sredstev na podlagi skupnih značilnosti.
3. Kopičenje neuporabljenih programov ovira hitrost naprave
Digitalni domorodci potrebujejo več delovnih in osebnih programov. The Posel z aplikacijami poroča, da so svetovni uporabniki leta 2021 prenesli 143 milijard aplikacij. Običajno je redno preizkušati več orodij.
Kljub velikemu številu prenosov je večina aplikacij opuščenih. Statista pravi, da se jih 25 % uporabi samo enkrat. Pobrskajte po mapi za prenos – našli boste programe, ki ste jih že pozabili. Morda ste morali preizkusiti novo orodje za delo ali pa vas je radovednost vzbudila trendovska igra.
Imeti stare aplikacije pri roki se morda zdi priročno, vendar znatno upočasnijo naprave. Namestitev programov zavzame prostor na disku. Še vedno bodo porabili procesorsko moč, tudi če jih ne uporabljate pogosto.
Najbolje je, da nehate kopičiti neuporabljene programe. Razen če vidite, da večkrat uporabljate nekaj, kar ste prenesli, to izbrišite. Po potrebi znova namestite izbrisane aplikacije.
4. Neorganizirana sredstva upočasnijo sledenje opravilom
Uporabniki prehitro sprejmejo delovne aplikacije. Poročilo iz leta 2021 avtorja Okta, Inc. kaže, da 10 % delodajalcev v ZDA uporablja 199+ delovnih orodij. Da, vsak program prinaša določene prednosti. Toda vključitev preveč v vašo dnevno rutino upočasni vaš potek dela –preklapljanje med platformami izgublja čas.
Uporabite samo tiste, ki jih potrebujete. Gradnja in vzdrževanje več sistemov povzroča nepotreben kognitivni stres. Medtem ko preklapljanje med zavihki traja nekaj sekund, absorbiranje novih informacij zahteva vsaj nekaj minut. Če boste nenehno skakali med nalogami, boste imeli težave z ohranjanjem fokusa.
Če želite poenostaviti poslovne procese, investirajte v platformo, ki združuje vsa vaša delovna orodja. Na primer, lahko dobite orodja za vodenje projektov. Omogočajo vam dodeljevanje nalog, spremljanje napredka projekta, objave za celotno podjetje in pošiljanje zasebnih sporočil z ene platforme.
5. Imeti več računov z različnimi poverilnicami za prijavo je zmedeno
Dandanes je običajno imeti več računov. Glede na razpoložljive platforme družbenih medijev, delovna orodja, sisteme za vodenje projektov, glasila in ponudnike poštnih storitev bi zlahka imeli ducat profilov.
Na žalost je sledenje več poverilnicam za prijavo zahtevno. Mnogi kot gesla samo nastavijo kratke besede iz slovarja, ki si jih zlahka zapomnijo. Avast celo poroča, da 83 % Američanov reciklira šibka gesla v osebnih in poslovnih računih. Čeprav so nepozabni, so tudi negotovi. Izkušen heker bi lahko hitro zaobšel običajne kombinacije z metodami vdora na silo.
Za gesla izberite dolge alfanumerične nize. Če imate težave z zapomnitvijo, investirajte v a varen in zanesljiv upravitelj gesel ki samodejno izpolni strani za prijavo.
6. Če hranite stare zaupne dokumente, tvegate krajo osebnih dokumentov
Neorganizirane datoteke poleg tega, da napolnijo vaše namizje, ogrožajo vašo varnost. Dokumenti državnih organov, delodajalcev, poslovnih partnerjev, zdravstvenih ustanov in poslovnih bank so zaupni osebne podatke (PII).
Upoštevajte, da lahko kriminalci s temi osebnimi podatki zagrešijo različne vrste goljufij. Če bi neposredni identifikatorji, kot je vaš SSN, polno uradno ime in podatki o delodajalcu, padli v njihove roke, jim nič ne bi preprečilo kraje vaše identitete. Brez vaše vednosti lahko celo najamejo velika posojila.
Praviloma naredite dodatne korake za zaščito zaupnih datotek. Šifrirajte svoje mape, izogibajte se pošiljanju osebnih podatkov po e-pošti in trajno izbrišite stare dokumente z uničevalniki datotek.
7. Preobremenjenost z informacijami povzroča stres
Večopravilniki pogosto odprejo več deset zavihkov hkrati. Hkrati prevzamejo različne naloge, da dokončajo več dela, a ironično, preklapljanje konteksta samo ubija produktivnost. The American Psychology of Association pravi, da vas zaradi kognitivnega stresa zaradi absorbiranja preveč informacij in preskakovanja med nalogami postanete neučinkoviti. Ob koncu delovnega dne boste opravili manj.
Nehajte preobremenjevati svoje možgane s podatki. Vaš um bo taval, če boste še naprej videli naključne naloge. Eno minuto končujete članek za službo, naslednjo minuto pa brezglavo brskate po receptih za večerjo.
Namesto da pustite različne dokumente, datoteke in sezname opravil odprte, jih pomanjšajte in zložite stran, dokler jih ne potrebujete. Samo osredotočite se na trenutno nalogo. Potrebujete mir in svobodo vstopite v ustvarjalno, produktivno stanje toka.
Digitalni minimalizem in ocene povečane produktivnosti
Natrpan digitalni prostor je tako škodljiv kot neurejena miza. Čeprav se organiziranje virtualnih datotek morda sliši dolgočasno, bo prečesavanje na stotine datotek, e-poštnih sporočil in map porabilo veliko več energije. Če želite postati učinkoviti, se prepričajte, da lahko nemoteno krmarite po svojih digitalnih sistemih.
Upoštevajte tudi, da odstranjevanje nereda presega organizacijo datotek. Namesto da samo urejate svoje mape vsakih nekaj mesecev, vključite prakse digitalnega minimalizma v svoje vsakdanje življenje. Navadite se vzdrževati čist virtualni prostor.
