4 podcenjene uporabe Excelove funkcije SUBSTITUTE

Pri obdelavi velikih serij podatkov je le malo Excelovih funkcij tako vsestranskih kot funkcija SUBSTITUTE. Na žalost je tragično pogosto spregledano v korist veliko bolj zapletenih rešitev za pogosto preproste probleme.

Funkcija SUBSTITUTE je hiter in čist način za razkuževanje podatkov, dodajanje podrobnosti v poročila in ustvarjanje preprostih komunikacijskih obrazcev. Z obvladovanjem te funkcije in razumevanjem njene uporabe postane nenadomestljivo in za uporabo preprosto orodje za analizo velikih podatkovnih nizov.

1. Ustvarjanje komunikacije obrazca z Excelovo funkcijo SUBSTITUTE

Excelova funkcija SUBSTITUTE olajša hitro in preprosto zamenjavo vnaprej določenih oznak na kosu vnaprej oblikovanega besedila. To omogoča uporabnikom, da preprosto ustvarijo komunikacijo z obrazci in zamenjajo informacije, ki se spreminjajo z vsako ponovitvijo.

Predlogo lahko postavite v celico v preglednici in nato vnesete seznam prejemnikov v drugo preglednico. Nato povežite funkcije SUBSTITUTE v drugo celico, da dodate podrobnosti za vsakega prejemnika.

Upoštevajte, da lahko enega v drugega ugnezdite več kot en SUBSTITUTE:

=ZAMENJAJ(ZAMENJAJ(ZAMENJAJ(ZAMENJAJ(ZAMENJAJ(Predloga!)$A$1, "{cardlastfour}", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ cardtype }", D2), "{ končni datum }", BESEDILO(C2, "mmm dd, yyyy")), "{lname}", B2), "{fname}", A2)

Če se spremeni preveč polj, lahko celotno črko razdelite na odstavke in jih spremenite enega za drugim. V zadnji celici vrstice združite vse te odstavke v eno črko.

Samodejno ustvarjena e-poštna sporočila so fantastičen način za hitro in preprosto doseganje seznama strank, ustvarjanje prilagojene marketinške korespondence ali ustvarjanje spremnih pisem po meri.

Daljša sporočila lahko razdelite na odstavke ali posamezne stavke, da se izognete preveč zapletenim formulam ZAMENJAVA. Uporabite lahko celo pogojnike za dodatno prilagoditev, kot je zamenjava različnih seznamov veščin v spremnem pismu glede na vrsto delovnega mesta, za katerega se prijavljate.

2. Uporaba Excelove funkcije SUBSTITUTE za ustvarjanje poročil

Funkcija SUBSTITUTE ni le priročna za vstavljanje osnovnih informacij v vnaprej oblikovana polja, ampak lahko tudi vnese zapletene izračune v vnaprej pripravljena poročila. Vbrizgavanje izračunov vam omogoča uporabite Excel za izdelavo nadzorne plošče ki zagotavlja vizualne informacije in zagotavlja prilagojena opazovanja na podlagi podatkov.

Kombinacija SUBSTITUTE za predhodno ustvarjanje blokov besedila in pogojnikov, kot je funkcija IF, vam omogoča ustvarjanje podrobnejših poročil.

V zgornjem primeru lahko vidite, da se ustvarjata dva ločena odstavka z uporabo nekaterih informacij iz poročila. Pogojna funkcija lahko nato določi, kateri od obeh odstavkov je primeren za prikaz bralcem poročila.

Prvi odstavek je ustvarjen s to formulo:

=ČE(A2>B2, SUBSTITUTE(Predloge!$A$3, "{ growthpercent }", (OKROGLO (B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Predloge!$A$4, "{ reducepercent }", 100 - (OKROGLO (A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Združevanje več verižnih funkcij SUBSTITUTE s pogojniki vam lahko pomaga oblikovati preglednejše nadzorne plošče in poročila. Izračune lahko izvedete celo neposredno v funkcijah SUBSTITUTE, da zagotovite, da svojim bralcem predstavite samo najbolj ustrezne informacije.

3. Prečiščevanje Excelovih podatkov za shranjevanje z uporabo Excelove funkcije SUBSTITUTE

Ko gre za dolgoročno shranjevanje podatkov, je nekaj tako pomembnih dejavnikov kot higiena. Preprečevanje smeti, da ne bi onesnažili ali poškodovali nabora podatkov, je bistveno za preprečevanje prihodnjih napak, ki jih ne morete razumeti.

To lahko pomeni karkoli, od brisanja nedovoljenih znakov iz nabora podatkov do zagotavljanja, da se rezervirane ključne besede obravnavajo kot besedilo in ne kot ukazi. Ne glede na to, kaj morate storiti, da zaščitite svoje zbirke podatkov grožnje, kot je vbrizgavanje SQL in vaši podatki uporabni, vam lahko pomaga Excelova funkcija SUBSTITUTE.

Na primer, lahko pripravimo seznam odzivov uporabnikov na anketo za vstavljanje v bazo podatkov SQL. Nepreverjeni podatki lahko vsebujejo vrsto nedovoljenih znakov, ki lahko povzročijo težave v nadaljevanju, če niso odstranjeni:

=ZAMENJAVA(A2:A4, "'", '\'")

Zgornja funkcija predstavlja poenostavljen, a potreben korak pri pripravi podatkov za shranjevanje. Ta funkcija pregleda vsak odgovor v stolpcu B za posamezen narekovaj. Če je prisoten, je pred znakom dodana poševnica nazaj. Dodajanje poševnic nazaj pomaga zagotoviti, da rezervirani znaki ne bodo motili poizvedbe, uporabljene za vstavljanje podatkov v bazo podatkov.

Če je treba znak ali niz, ki ga iščete, v celoti odstraniti, je funkcija SUBSTITUTE še vedno uporabna:

=ZAMENJAVA(B2:B20, "$", "")

Če za tretji argument uporabite prazen niz, boste navedene znake v celoti odstranili iz celice. S funkcijo SUBSTITUTE lahko odstranite določeno besedilo, da popolnoma izbrišete potencialno škodljive znake iz svojih podatkov.

4. Zagotavljanje pravilnega oblikovanja podatkov z Excelovo funkcijo SUBSTITUTE

Ena od možnih težav pri zbiranju podatkov je možnost prejema napačno oblikovanih informacij. Ko uporabniki vnesejo podatke v obrazec za brezplačne odgovore, lahko to privede do napačnih informacij za poročanje. Netočni podatki so lahko tako preprosti kot običajno napačno črkovanje ali tako zapleteni kot enačba v napačni obliki.

Excelova funkcija SUBSTITUTE je popoln način, da preprečite, da bi preproste napake povzročile nepravilno poročanje podatkov. Pri analizi rezultatov, ki jih ustvari določen vir, lahko odstranitev znanih netočnosti pripomore k natančnejšim rezultatom:

=ZAMENJAVA(A2, "CompanyName Inc.", "Ime podjetja Inc.")

Zgornji primer prikazuje, kako lahko funkcija SUBSTITUTE odstrani preprosto tipkarsko napako s seznama ocen izdelkov. Zamenjava pogoste napake pri črkovanju lahko zagotovi, da omemba blagovne znamke ali podjetja ne bo spregledana pri poznejšem pregledu podatkov.

Uporaba funkcije SUBSTITUTE za zamenjavo znanih potencialnih napak s pravilnimi informacijami lahko ujame težave v vašem naboru podatkov, preden postanejo težave, kar vam pomaga preprečiti napake, če želite uporabiti svoj preglednica za profiliranje podatkov v prihodnosti.

Excelova funkcija SUBSTITUTE: preprosta, a funkcionalna

Čeprav je funkcija SUBSTITUTE morda relativno preprosta, je izjemno uporabna formula. Zamenjava besedila v vnaprej oblikovanih blokih, pomoč pri ustvarjanju poročil, čiščenje podatkov in odstranjevanje morebitnih informacij o težavah iz nabora podatkov le opraskajo površino.

Uporaba izračunov znotraj SUBSTITUTE in njihovo združevanje s pogojnimi formulami pomaga razširiti njegove zmogljivosti. Nadzorne plošče in poročila lahko razširi od predstavitve vizualnih podatkov do zagotavljanja kompleksnih samodejno ustvarjenih analiz.

Kombinacija te funkcije z drugimi formulami in tehnikami lahko ustvari nadzorno ploščo, ki je konkurenčna namenskim orodjem za bazo podatkov. Torej je poznavanje in razumevanje Excelove funkcije SUBSTITUTE nujno, če ste podatkovni analitik, inženir ali delate z ogromnimi nabori podatkov.