Če boste morali ročno poslati veliko prilagojenih e-poštnih sporočil, bo trajalo veliko časa. Še dobro, da obstaja spajanje dokumentov – dodatek Google Sheet, ki vam omogoča uporabo zbirke podatkov za hitro pošiljanje prilagojenih e-poštnih sporočil. Ko nastavite dodatek v svojih Google preglednicah, morate samo pripraviti e-poštno predlogo z ogradami in pripravljeni ste.

Izkoristite to funkcijo, če morate poslati kup ciljanih e-poštnih sporočil, vendar se ne želite zavezati avtomatizirani rešitvi za trženje. Preverite, kako nastavite in uporabite spajanje dokumentov v Google Preglednicah.

Kako uporabljati spajanje dokumentov v Google Preglednicah

Korake uporabe spajanja dokumentov v Google Preglednicah smo razdelili na tri dele, z več koraki za vsakega.

Natančno sledite spodnjim navodilom, da boste razumeli postopek in ga uspešno izvedli.

1. del: Namestite spajanje dokumentov

Prva stvar, ki jo morate storiti, da začnete, je namestitev spajanja dokumentov.

Preprosto pojdite na Spajanje dokumentov v storitvi Google Workspace Marketplace

instagram viewer
in udaril Namestite gumb. Izberite Nadaljuj v potrditvenem pozivu.

Nato izberite želeni e-poštni račun in kliknite Dovoli da zagotovite, da ima dodatek potreben dostop. Ko je postopek namestitve končan, nastavite funkcijo v Google Preglednicah.

Za nadaljevanje sledite spodnjim korakom:

  1. Zaženite Google Preglednice in kliknite na Zavihek Razširitve v meniju traku.
  2. Izberite Spajanje dokumentovs prilogami v kontekstnem meniju in kliknite na Omogoči spajanje dokumentov.
  3. Ko je razširitev omogočena, se pomaknite do Spajanje dokumentov s prilogami > Ustvari spojni list.
  4. Zdaj bi morali videti predlogo za spajanje s stolpci, kot so ime, priimek, e-poštni naslov, načrtovani podatki itd. v preglednici. Za začetek lahko podatke vnesete ročno in dodate več stolpcev po svojih željah.
  5. Če želite svoje Googlove stike dodati v preglednico, pojdite na Spajanje dokumentov s prilogami v zavihku Razširitve in izberite Uvozi Google Stike.
  6. V naslednjem pogovornem oknu izberite skupino stikov in pritisnite UvoziKontakti gumb.

Ko so stiki izvoženi, lahko začnete takoj. Kar nam je res všeč pri razširitvi Spajanje dokumentov s prilogami, je, da lahko načrtujete e-poštna sporočila po vaših željah, na primer pošiljanje opomnikov v ponedeljek na en sklop in v sredo na drugo. Vendar poskrbite, da za ta razdelek uporabljate obliko datuma in časa dd/mm/llll hh: mm, da se izognete napakam.

Drugič, lahko vstavite priloge v obliki povezav za določene uporabnike. Preprosto pojdite na svoj Google Drive in kopirajte povezavo do datoteke, ki jo želite dati v skupno rabo. Vstavite to povezavo v Datotečne priloge zavihek in pripravljeni ste. Medtem ko ste že pri tem, lahko tudi uporabite nadomestne barve v Google Preglednicah oz spremenite celotno temo da oživite svoj dokument.

2. korak: Ustvarite predlogo

Ko ste pripravili Google Sheet, je čas, da ustvarite e-poštno predlogo za prejemnike.

Kot nadomestno mesto v tej metodi bomo uporabili {{ime polja}}.

Tukaj je vse, kar morate storiti:

  1. Pojdite na zavihek Razširitev v Google Preglednicah in Spajanje dokumentov s prilogami > Konfigurirajte spajanje dokumentov.
  2. Izberite Ustvari e-poštno predlogo med razpoložljivimi možnostmi, nato kliknite na Uredi poleg možnosti Uporabi vizualni urejevalnik.
  3. V polje vnesite zadevo e-pošte Predmetno polje. Dodate lahko ogrado, kot je {{Ime}}.
  4. Nato na enak način dodajte telo e-pošte. Če pošiljate e-pošto več prejemnikom za isti namen (na primer opomnik za sestanek), lahko priložite tudi datoteke v osnutku.
  5. Kliknite Shrani za uporabo tega osnutka v prihodnje.

3. korak: preizkusite funkcijo

Ko sta preglednica in osnutek e-pošte pripravljena, lahko začnete pošiljati e-pošto. Toda preden jih začnete pošiljati pravim osebam, lahko naročite spajanju dokumentov s prilogami, da vam pošlje testno e-pošto.

Tukaj lahko preverite, ali dodatek deluje dobro:

  1. Razširite Pošljite e-poštno kampanjo razdelek kontekstnega menija, ki ste ga odprli prej.
  2. Kliknite na Pošlji testno e-pošto možnost in izberite pojdi.

Zdaj bi morali prejeti testno e-poštno sporočilo na račun Gmail, s katerim ste se prijavili. Če je vse v redu, lahko izbirate Zaženite spajanje dokumentov naslednjič za nadaljevanje.

Pošljite prilagojena e-poštna sporočila z Google Preglednicami in spajanjem dokumentov

Do zdaj bi morali biti sposobni nastaviti razširitev spajanja dokumentov v Google Preglednicah in jo učinkovito uporabljati za delo, zlasti za tržne naloge. Kadar koli želite v prihodnje prenehati uporabljati to funkcijo, se lahko vrnete na stran Google Marketplace za spajanje dokumentov in kliknete gumb Odstrani.