Z Google Dokumenti je deljenje in sodelovanje pri dokumentih preprosta stvar. Če pa delate z več njimi, boste želeli več načinov za skupno rabo povezav in prilagajanje dovoljenj.

Te nastavitve je enostavno izklopiti, tako da lahko vsak s povezavo hitro dostopa do datoteke in se loti dela. Toda včasih to lahko pomeni prekomerno skupno rabo ali dovoljenje ljudem za urejanje, ki ga vi raje ne želite. V tem članku lahko preberete o različnih načinih skupne rabe povezav do vaših Google Dokumentov in njihovem delovanju.

1. Za skupno rabo svojih Google Dokumentov uporabite nastavitve skupne rabe

Razen če delate v skupnem disku, Google nastavi dokumente, ki jih ustvarite Omejeno privzeto. To pomeni, da boste morali prilagoditi nastavitve skupne rabe, preden si ga lahko drugi ogledajo prek povezave. V nasprotnem primeru bodo vaši gledalci prišli na stran, ki jih bo pozvala, naj zahtevajo dostop, kar bi lahko pomenilo veliko dodatnega dela in obvestil za vas ter čakanje za njih.

Če želite prilagoditi nastavitve dovoljenj za datoteko, kliknite

Deliti v zgornjem desnem kotu zaslona, ​​da prikažete nastavitve skupne rabe. V tem meniju si lahko ogledate hiter pregled, kdo ima dostop do dokumenta. Dostop lahko omogočite tudi drugim. Takole deluje vsak razdelek v tem meniju.

Dodajte osebe in skupine

Če želite omejiti, kdo ima dostop do vaših Google Dokumentov, lahko dodate določene osebe s tem poljem na vrhu menija. Tukaj vnesite njihov e-poštni naslov. Naslednji korak je, da jim dodelite vlogo, izberete, ali jih želite obvestiti, in dodate neobvezno sporočilo.

Prejeli bodo e-poštno sporočilo, da ste ga delili z njimi, vključno s povezavo, ki jih bo pripeljala do njega. Pozneje ga lahko ponovno najdejo tudi v Deljeno z mano v lastnem Google Drive.

Ljudje z dostopom

Pod Ljudje z dostopom lahko vidite, kdo ima dostop do dokumenta. Njihovo vlogo lahko prilagodite tudi tako, da kliknete puščico zraven – to so:

  • Gledalec— te osebe si lahko ogledajo dokument, ga prenesejo, natisnejo ali kopirajo.
  • Komentator— lahko delijo in uporabljajo komentarje ali predloge za komunikacijo z vami.
  • Urednik— imajo drugi največji nadzor nad Lastnik (vi, če ste ustvarili dokument). Lahko jo spremenijo, delajo s predlogi drugih in celo delijo datoteko z drugimi ljudmi ter prilagodijo njena dovoljenja.

Poleg tega lahko ta meni uporabite za Prenos lastništva datoteke oz Odstrani dostop.

Nastavitve skupne rabe lahko dodatno prilagodite tako, da kliknete zobnik v zgornjem levem kotu plošče. Tukaj lahko izklopite možnost, da uredniki delijo ali spreminjajo dovoljenja dokumenta. Gledalcem in komentatorjem lahko tudi preprečite prenos, tiskanje ali kopiranje dokumenta.

Splošni dostop

Znotraj Splošni dostop, se lahko odločite, ali želite dokument ohraniti omejen ali želite omogočiti dostop do njega Vsakdo s povezavo. Če želite to narediti, kliknite meni za letenje poleg Omejeno in naredite zamenjavo.

Ko preklopite, lahko uredite nastavitve, da omogočite tistim s povezavo ogled, komentiranje ali urejanje. Upoštevajte, da če imate datoteko odprto za tiste s povezavo, drugim ne morete preprečiti, da bi delili povezavo.

Ko je vse pripravljeno, lahko hitro zgrabite povezavo s klikom Kopiraj povezavo v spodnjem levem kotu plošče. Zdaj ga lahko prilepite kamor koli želite. Za hiter dostop bi lahko vizualno dodajte med zaznamke in organizirajte svoje povezave v programski opremi, kot je Notion, ki vam jih pomaga pozneje najti in dati v skupno rabo.

Poleg tega lahko kopirate povezavo neposredno iz naslovne vrstice. Označite vse do poševnice naprej za dolgim ​​nizom številk in črk, da to storite.

Ti lahko objavite svoje Google Dokumente kdorkoli si lahko ogleda s klikom mapa v zgornjem levem kotu zaslona, ​​tako da se pomaknete nad Delitiin izbiranje Objavi v spletu. Od tam naprej morate samo klikniti Objavi gumb.

To se morda zdi enako kot nastavitev nastavitev za skupno rabo Vsakdo s povezavo. Je, le da so informacije samo za ogled in spremembe, ki jih naredite v dokumentu, niso objavljene. Torej, ko je vaša datoteka pripravljena za ogled, lahko pritisnete Objavi in ​​drugim omogočite dostop.

Če pa morate še naprej delati na dokumentu, lahko nastavitev prilagodite tako, da nihče ne bo videl vaših sprememb, dokler ne pritisnete Objavi ponovno. Če želite to narediti, kliknite meni za letenje poleg Objavljena vsebina in nastavitve ko ga objavite, in počistite Samodejno ponovno objavi, ko se izvedejo spremembe.

Ko jo objavite, lahko delite povezavo ali jo vdelate v druge dokumente ali spletne strani. Če želite datoteko odstraniti, se morate vrniti v isti meni in izbrati Nehajte objavljati. To je odličen način za izmenjavo informacij brez izdelave spletnega mesta ali skrbi glede domene in gostovanja.

Če ustvarite zaznamek v Google Dokumentih, bodo vaši bralci prišli na določeno mesto na strani. Narediti tako:

  1. Kazalec postavite na mesto, kjer želite, da se prikaže zaznamek.
  2. Pojdi do Vstavi in Zaznamek.
  3. Ko izberete Zaznamek, se bo simbol pojavil v vašem dokumentu.
  4. Kliknite simbol, da kopirate povezavo ali jo izbrišete.

Upoštevajte, da bodo tisti, s katerimi delite povezavo do zaznamka, potrebovali dostop tudi do preostalega dokumenta. To tudi pomeni, da si lahko ogledajo celotno stvar.

Obstaja veliko načinov za skupno rabo povezav do Google Dokumentov:

  • Z nastavitvami skupne rabe ga lahko ohranite ekskluzivnega ali ga naredite široko dostopnega gledalcem, komentatorjem ali urednikom.
  • Objava vam omogoča, da delite svoje delo v javni obliki.
  • Zaznamki vam omogočajo, da ste bolj natančni.

Katero boste izbrali, je odvisno od vas in vrste dokumenta, do katerega želite vzpostaviti povezavo. Ne pozabite dvakrat preveriti svojih dokumentov, preden jih delite.