Vodje projektov ocenjujejo svoje projekte, da ugotovijo, ali projekti izpolnjujejo cilje in cilje podjetja in ekipe. Ocenjevanje projektov po zaključku vam lahko pomaga bolje razumeti vpliv in prepoznati področja, ki jih je treba izboljšati.
Vrednotenje projekta je bistvenega pomena za vsak projekt, saj lahko zagotovi vpogled in izkušnje za prihodnje projekte. Ko končate postopek vrednotenja projekta, je bistvenega pomena, da svoje ugotovitve delite z zainteresiranimi stranmi in člani svoje ekipe. Čeprav obstaja veliko metod za ocenjevanje projekta, so tukaj osnovni koraki, ki jih morate narediti, ne glede na način, ki ga izberete.
1. Razvijte načrt ocenjevanja
Ko ustvarjate svoj projekt, razmislite o ciljih in ciljih, ki jih želite doseči, in jih delite s svojo ekipo ter jim tako zagotovite jasno pot naprej. Cilji, ki jih določite, vam lahko pomagajo pri izbiri metode vrednotenja projekta, ki jo želite uporabiti.
Na primer, če je cilj projekta povečati produktivnost ekipe, boste morda želeli pregledati podatke o dokončanju nalog kot orodje za ocenjevanje stopenj produktivnosti. Morda vas bo zanimalo učenje
kako postaviti mejnike projekta za večjo produktivnost.2. Izberite vir vrednotenja in se pripravite na izvedbo
Prvi korak je, da izberete, kako želite zbirati podatke za vrednotenje. Odločite se lahko za uporabo intervjujev, fokusnih skupin, anket, študij primerov ali opazovanja. Izberite orodje za ocenjevanje, ki bo ustrezalo ljudem, od katerih želite pridobiti informacije, kar pomeni identifikacijo ljudi, ki jih želite vključiti.
Ne glede na to, ali nameravate intervjuvati ali anketirati ljudi, morate vprašanja pripraviti vnaprej. Če uporabljate fokusno skupino, morate poslati vabila, izbrati datum in seznam vprašanj.
Ko izberete svoj vir vrednotenja in ste pripravljeni na izvedbo, delite podroben urnik in dodelite dolžnosti, da bo vaša ekipa pripravljena na naslednji korak. Če niste prepričani o tem, kdo počne kaj, vas bo morda zanimalo, da se naučite najboljši nasveti za definiranje vlog in odgovornosti v skupini.
3. Izvedite vrednotenje projekta
Medtem ko je projekt v teku, je spremljanje vseh elementov ključnega pomena za zagotovitev, da je v okviru proračuna in poteka po načrtu. Koristno je ustvariti poročila o stanju, ki jih delite z ekipo, tako da je vsem jasen status projekta.
Postopek implementacije se razlikuje glede na orodja in metode vrednotenja, ki jih izberete. Pomagalo bi, če bi se osredotočili na:
- Ocena pred projektom: Tukaj razvijete cilje in cilje projekta, ki jih boste uporabili za določitev izvedljivosti projekta.
- Stalno vrednotenje: Spremljajte podrobnosti, kot so proračun, kakovost dela in urnik.
- Ocenjevanje po projektu: Izmerite uspeh projekta na podlagi rezultatov in vpliva.
4. Preglejte podatke
Ko zberete podatke za oceno, je čas, da jih analizirate glede slabosti, prednosti in trendov. To je tudi priložnost, da preverite, ali se je projekt približal ciljem in ciljem, zastavljenim na začetku. Cilje in cilje ekipe lahko uporabite za prevajanje prejetih podatkov za naslednji korak.
5. Ustvarite poročilo za svojo ekipo
Ko končate analizo podatkov, je potrebno povzeti rezultate vrednotenja. Izbrati morate obliko, ki ustreza potrebam bralca, ki so vaši deležniki in člani ekipe.
Po zaključku vsakega projekta je priprava poročila o oceni vašega projekta dragocena navada. Opozori lahko na področja, ki jih je treba izboljšati, predstavi namerno in nenamerne vplive ter ugotovi, ali je ekipa izpolnila svoje cilje ali ne. Preden napišete poročilo, vas bo morda zanimalo najboljše vrste poročil o vodenju projektov, ki jih morate poznati.
6. Pogovorite se o naslednjih korakih
Zadnji korak v procesu vrednotenja projekta je razprava o naslednjih korakih na podlagi ugotovitev. Bistvenega pomena je sprožiti razpravo o rezultatih vrednotenja.
Razprava lahko spodbudi inovativne ideje za izboljšanje ekipe, krepitev komunikacije in spodbudi predloge za izboljšanje prihodnjih projektov. Če želite, da vaše poročilo izstopa zainteresiranim stranem in pritegne pozornost vaše ekipe, boste morda želeli videti, kako lahko vključite najboljši nasveti, da bodo vaša poročila o projektu izstopala.
Sledijo orodja, ki jih lahko uporabite za vrednotenje projekta. Morda boste ugotovili, da so nekateri bolj primerni za vaš projekt kot drugi.
1. Ankete
Ankete so orodje za vrednotenje, ki vam omogoča, da ugotovite, kako se skupina ljudi počuti, preden se projekt začne, in jih nato anketirate. Ta postopek ocenjevanja lahko meri različne stvari, vključno s samopodobo, preferencami, dosežki in odnosom.
Najbolje bi bilo, če bi anketirali člane vaše ciljne publike. Vidite lahko, ali se občutki ljudi po zaključku projekta pozitivno spremenijo, in če je bil to cilj projekta, potem veste, da ste ga dosegli. Anketirate lahko na številne načine, vključno s telefonom, papirjem ali elektronsko.
2. Opazovanje
Opazovanje vam omogoča, da ocenite ali spremljate situacijo ali proces, medtem ko dokumentirate, kaj opazovalec vidi in sliši. Videti vedenje in dejanja v naravnem kontekstu lahko zagotovi vpogled in razumevanje predmeta, ki ga ocenjujete. Ko uporabljate opazovanje, je ključnega pomena, da pri zbiranju podatkov uporabljate dosleden in sistemski pristop.
3. Študije primerov
Študije primerov lahko zagotovijo večjo globino kot druga orodja za vrednotenje. Ko naredite študijo primera, se osredotočite na določeno skupino v skupnosti, vasi, osebi ali podmnožici širše skupine. Študije primerov lahko uporabite za ponazoritev trendov ali prikaz velikih razlik.
Analiza študije primera zahteva pridobivanje kritičnih tem in rezultatov za pomoč pri napovedovanju prihodnjih trendov, poudarjanje skritih vprašanj ali zagotavljanje razumevanja bistvenega vprašanja z večjo jasnostjo.
4. Intervjuji
Intervjuji so lahko orodje za kvalitativno ali kvantitativno vrednotenje, odvisno od tega, kako jih uporabljate. Postopek vključuje pogovor med anketarjem in osebo, ki odgovarja na vprašanja.
Intervjuje lahko uporabite za zbiranje pripovednih informacij in podatkov za boljše razumevanje anketirančevega edinstvenega svetovnega pogleda, perspektiv in mnenj. Obstajajo različne vrste tehnik in pristopov intervjuja, vključno z:
- Strukturirani intervjuji: To so kvantitativne raziskave, pogosto raziskave, ki temeljijo na anketah, s standardiziranimi vprašanji v obliki vprašalnika. Odgovori so običajno v strukturi seznama izbire in niso odprti.
- Polstrukturiran: Kot že ime pove, je to mešan okvir splošnih tem in vnaprej določenih vprašanj, ki se lahko prilagodijo kontekstu intervjuja. Anketar lahko prosto izpusti vprašanja in se poigra z vrstnim redom vprašanj, ki jih postavlja, vprašanja pa so odprta in zaprta.
- Nestrukturirano: Ta oblika je neformalna ali pogovorna, kjer so vsa vprašanja odprtega tipa.
5. Fokusne skupine
Fokusne skupine so skupinski intervjuji, ki jih oblikujete, da raziščete odnos ljudi do določene teme. So odličen način za odkrivanje najpogostejših težav za skupino ali skupnost, kadar so informacije omejene.
Če želite organizirati fokusno skupino, morate zagotoviti, da imate sposobnega moderatorja in da ste jo dobro načrtovali. Fokusne skupine lahko zagotovijo podrobne informacije o vprašanjih, ki zadevajo skupnost ali določeno demografsko skupino.
Ali ste pripravljeni na naslednjo oceno projekta?
Vrednotenja so pomemben del vsakega projekta in vam pomagajo potrditi, ali ste izpolnili cilje projekta ter vam lahko pomagajo vzpostaviti najboljše prakse za prihodnje projekte. Če po vsakem projektu ne pregledate, kaj deluje in kaj ne, ste izpostavljeni ponavljanju dragih napak.
Če iščete način za racionalizacijo svojih prihodnjih projektov, lahko razmislite o uporabi programske opreme za upravljanje projektov, če tega še niste storili. Morda boste želeli prebrati nekaj informacij o tem, kako začeti, če se vam preizkušanje nove programske opreme zdi zastrašujoče.
