Ko pošiljate datoteko, je bolje, da jo pošljete v vsaj dveh formatih, da zagotovite, da jo lahko prejemnik odpre. Če ste ustvarili Excelovo preglednico, morate temu e-poštnemu sporočilu dodati datoteko PDF, saj je to ena najpogostejših oblik datotek.
Z uporabo Excelovih vgrajenih orodij lahko preglednico shranite kot datoteko PDF ali jo celo delite po e-pošti. Prav tako lahko uporabite spletno orodje za pretvorbo datotek Excel v PDF. V tem članku si bomo podrobno ogledali vsako metodo.
Pripravite preglednico
Pri pretvarjanju datoteke Excel v PDF lahko na koncu nastanejo manjkajoče informacije, nepotrebne prazne celice ali čudne tabele. Da bi se temu izognili, uporabite Postavitev strani orodja za nastavitev območja tiskanja, izbiro orientacije strani ali dodajanje prelomov strani.
Če nameravate datoteko poslati sodelavcu, se morda splača vzeti čas in organizirajte svoje Excelove preglednice, tako da boste imeli PDF-je lepega videza.
1. Shranite datoteko kot PDF
Če želite datoteko Excel pretvoriti v PDF, je to najpreprostejši način, ki ga lahko uporabite. V Excelu odprite
mapa meni, kliknite Shrani kotin izberite lokacijo. Odprite spustni meni in izberite PDF (*.pdf) možnost. Nato kliknite Shrani.V oknu Shrani kot kliknite Opcije gumb. Izberete lahko, ali želite shraniti samo aktivni list ali celoten delovni zvezek, obseg strani in katere podatke naj Excel vključi pri shranjevanju datoteke.
Opomba: Preden shranite datoteko, odstranite vse prazne vrstice v Excelovi preglednici, saj lahko pokvari splošni videz datoteke PDF.
2. Izvozite preglednico kot PDF
Ta možnost je podobna prvi, saj lahko izvozite datoteko kot PDF z orodji Excel. V orodni vrstici odprite mapa zavihek. Nato izberite Izvozi in kliknite Ustvari dokument PDF/XPS. Ko izberete lokacijo datoteke, kliknite Objavi, Excel pa bo preglednico spremenil v datoteko PDF.
Če morate Excelove preglednice pogosto shraniti kot PDF, lahko dodate Objavi kot PDF ali XPS ukaz v orodno vrstico. To lahko storite tako:
- Pojdi do Datoteka > Možnosti.
- V levem podoknu izberite Prilagodite orodno vrstico za hitri dostop.
- Set Izberite ukaz iz do Vsi ukazi.
- Na seznamu ukazov izberite Objavi kot PDF ali XPS in kliknite Dodaj.
- Kliknite v redu da dodate ukaz.
3. Delite datoteko kot PDF
Excel omogoča tudi skupno rabo preglednice kot PDF, ne da bi jo morali shraniti v računalnik. Izberite mapa zavihek in kliknite Deliti.
Če želite naložiti datoteko v svoj račun OneDrive, kliknite Delite z ljudmi. Dokler ste nastavili svoj račun OneDrive in niste zmanjkuje prostora za shranjevanje, pri skupni rabi datoteke ne bi smeli imeti težav. Če ga želite poslati po e-pošti, kliknite E-naslov gumb in izberite Pošlji kot PDF.
Upoštevajte, da lahko uporabite Pošlji kot PDF možnost, če ste povezali svoj račun Outlook.
4. Uporabite spletni pretvornik
Če uporabljate računalnik, ki nima nameščenega paketa Office, lahko uporabite spletno orodje za pretvorbo Excelove preglednice v datoteko PDF. Priporočamo uporabo Cleverpdf.com.
Če želite pretvoriti datoteko, preprosto kliknite Excel v PDF ploščico, naložite svojo preglednico in kliknite Začni pretvorbo. Ko je končano, lahko PDF prenesete v svoj računalnik.
Najboljši del pri Cleverpdf je, da ga lahko uporabljate za veliko več, saj ima več kot 40 lepo organiziranih brezplačnih pretvornikov.
Hitro pretvorite datoteke Excel v PDF
Zdaj veste, kako lahko Excelove datoteke pretvorite v PDF. Čeprav se ga ni težko naučiti, postane veliko težje, ko eden od vaših sodelavcev zahteva PDF in morate hitro najti natančna navodila na spletu.
Če želite izboljšati svoje znanje Excela, obstaja več brezplačnih spletnih mest in tečajev, ki jih lahko uporabite, da postanete mojster preglednic.
