Če ste kdaj pospravljali omaro, veste, kako preprosto je po njej najti svoje stvari. Ne samo zato, ker je treba iti manj skozi, ampak ker ste odstranili vse, kar ne uporabljate več ali vam ne pripada.
Enako velja za vaša orodja za vodenje projektov. Uporabljate jih, da ostanete na tekočem s svojimi nalogami, včasih pa lahko presejanje med njimi ali med njimi postane kontraproduktivno.
Ko s svojimi stvarmi prakticirate minimalizem, ste obkroženi le z najbolj dragocenimi in najljubšimi lastninami. Zakaj bi torej morali uporabiti minimalističen pristop k orodjem za vodenje projektov? Preberite, če želite izvedeti.
Predstavljajte si to: vi in vaši sodelavci uporabljate ClickUp za upravljanje ustvarjalnega poteka dela, Asano za pošiljanje projektnih zahtev in Notion za vse ostalo. Medtem ko veste, kje vse najti ali dati, morate preklapljati med orodji, da pridete tja. Potem pridejo časi, ko je vmes kakšna naloga. Ne morete ga zares postaviti v nobeno programsko opremo, zato izberete eno in se morate spomniti, kje je.
Če za vse svoje projekte uporabljate eno programsko opremo, prihranite čas. Pomislite, kako pogosto se prijavite ali odjavite ali premikate med več. Da ne omenjam drsenja, da bi našli samo informacije, ki jih potrebujete, je drugje.
Na prvi pogled se vam morda zdi, da ena sama programska oprema ne bo zadostila vsem vašim potrebam, vendar so takšne, kot so Notion, ClickUp in monday.com, zelo prilagodljive. Prvi korak v začetek uporabe katere koli programske opreme za vodenje projektov določa, kako ga želite uporabiti. Od tam lahko združite načrtovanje in ustvarjalnost, da začrtate svoje poteke dela in projektne plošče.
Ti in tvoja ekipa uspeva. Vsako nalogo natančno navedete in poskrbite, da vključite podrobnosti. Toda pogosto kliknete na napačno nalogo in vaše strani so tako dolge, da med listanjem postanete nestrpni.
Če ugotovite, da so vaše projektne plošče predolge ali natrpane, obstaja preprosta rešitev. Ne glede na to, ali je vsak odgovoren za svoje naloge ali določite nekoga, da stvari pospravi, želite zagotoviti, da ostanete na vrhu vzdrževanja. To pomeni:
- Arhiviranje opravljenih nalog.
- Brisanje podvojenih dodelitev.
- Samo navajanje ustreznih informacij.
- Ohranjanje trenutnih postavk.
- Zagotovite, da so podatki in opombe posodobljeni.
Z rednim pregledovanjem in pospravljanjem bo iskanje, kar potrebujete, preprosto.
3. Manj funkcij pomeni manj elementov za upravljanje
Za izogibajte se utrujenosti funkcij pri uporabi programske opreme za vodenje projektov, je pomembno, da dobro razumete, kaj želite s tem narediti – namesto da dovolite, da to namesto vas storijo programi. Pripomoček ali integracija, ki se zdaj zdi uporabna, lahko preprosto postane dodaten korak v vašem procesu.
Pogled na to, kako že dodeljujete in upravljate naloge, vam bo pomagal ugotoviti, katere funkcije so najbolj uporabne in katere so le hrup. Morda se vam zdi uporaba osnovnih funkcij, kot so seznami programske opreme, komunikacijska orodja in opomniki, dovolj koristna.
Če se držite samo najbolj uporabnih funkcij, bo tudi postavitev vaše table ali potek dela čistejši in lažji za krmarjenje.
Manj pomeni večjo produktivnost in osredotočenost
Z minimalističnim pristopom k vašim orodjem za vodenje projektov boste prihranili čas pri iskanju, kar potrebujete, in imeli boste pred seboj najbolj ustrezne in najnovejše informacije. Poleg tega lahko na prvi pogled vidite, kje ste vi in vaš čas.
To pomeni, da morate omejiti število orodij, ki jih uporabljate, imeti urejeno tablo s trenutnimi informacijami in se držati samo funkcij, ki vam koristijo.
