Izbira pravega orodja za vodenje projektov za vas in vašo ekipo je lahko težava, še posebej, če potrebujete več sedežev, vendar nimate proračuna. Če še niste pripravljeni vlagati ali ste še vedno na lovu, lahko medtem zgradite funkcionalno tablo za upravljanje projektov v Google Preglednicah. Nadaljujte z branjem, če želite izvedeti, kako.

Načrtovanje vaše projektne plošče v Google Preglednicah

Najprej se morate odločiti, katere stolpce boste uporabili na svoji tabli. Če želite to narediti, naredite seznam osnovnih informacij, ki jih boste morali posredovati, kot so ime opravila, datum zapadlosti, prioriteta, stanje in opombe.

Stolpec lastnika bo nakazal, kdo dela na nalogi, če sodelujete z drugimi. Če v upravnem odboru delegira več ljudi, boste želeli vključiti tudi stolpec, ki prikazuje, kdo jih je dodelil.

Nato razmislite o vseh informacijah, ki so edinstvene za vaš potek dela. Cilj je ustvariti hiter pregled nalog za vas in vaše sodelavce. Nekateri primeri so ID številke strank, barvne kode, kontaktni podatki, povezave itd. Ne glede na to, kaj izberete, zagotovite, da ga boste uporabljali za večino svojih nalog, tako da stolpec ne bo le še en korak ali še huje, nered.

instagram viewer

Kako ustvariti tablo za upravljanje projekta v Google Preglednicah

Google Preglednice olajšajo ustvarjanje funkcionalne table za vodenje projektov. Tu so koraki, ki jih morate storiti:

1. Zamrzni svojo zgornjo vrstico

Ko imate seznam stolpcev, ki jih želite vključiti, jih vnesite v preglednico na vrhu in zamrznitev vrstice v Google Preglednicah tako da ostane z vami, ko se premikate. Narediti tako:

  1. Označite celotno vrstico.
  2. Pojdi do Pogled v zgornjem levem kotu.
  3. Izberite Zamrzni.
  4. Izberite 1 vrstica.

2. Dodajte oblikovanje svojemu datumskemu stolpcu

Da bo dodajanje datumov na vašo tablo dosledno, lahko stolpcu roka dodelite oblikovanje. Narediti tako:

  1. Izberite celoten stolpec.
  2. Pojdi do Oblika v zgornjem meniju.
  3. Izberite številka.
  4. Izberite Datum.

Ničesar vam ni treba storiti s stolpcem z opravili in opombami – samo hranite jih v obliki besedila. Za stolpce s prioriteto, statusom in lastnikom bo prav prišel spustni meni – o tem lahko preberete v naslednjem razdelku.

3. Ustvarite stolpec s funkcionalnim stanjem v Google Preglednicah

S programsko opremo, kot sta ClickUp in Asana, lahko hitro nastavite status opravila v nekaj klikih. Če želite to narediti v Google Preglednicah, lahko uporabite Validacija podatkov ustvarite meni z več besedami za izbiro. Narediti tako:

  1. Izberite celice pod svojim naslovom.
  2. Pojdi do podatki na vrhu zaslona.
  3. Izberite Validacija podatkov iz menija.
  4. Poleg Merila, izberite Seznam predmetov.
  5. Na levi strani vnesite besede, ki jih želite vključiti, ločene z vejico.
  6. Hit Shrani.

Ponovite lahko iste korake, da v druge celice pod naslovom vstavite spustni meni.

Zdaj se bo v celicah pojavil spustni meni. Ko so celice še vedno izbrane, lahko dodate pogojno oblikovanje za barvno kodiranje statusov. Narediti tako:

  1. Pojdi do Oblika na vrhu zaslona.
  2. Izberite Pogojno oblikovanjein prikazal se bo stranski meni.
  3. Dvakrat preverite, ali so vaše označene celice izbrane v Uporabi za obseg škatla.
  4. Spodaj Pravila oblikovanja, kliknite spodnji spustni meni Oblikuj celice, če ... in izberite Besedilo vsebuje.
  5. Vnesite status v polje, ki se pojavi spodaj.
  6. Spodaj Slog oblikovanja, spremenite barvo ozadja ali besedila.
  7. Hit Končano.
  8. Ponovite s preostalimi statusi.

Ko vsaki možnosti dodate barvno kodiranje, jih kliknite, da zagotovite, da delujejo, preden kopirate in prilepite spustni meni v celoten stolpec. Če želite prilepiti, izberite stolpec z njegovo črko na vrhu in prekličite izbor naslovne celice tako, da jo kliknete in držite CMD oz CTRL preden ga vstavite.

4. Dodajte opombe na svojo projektno ploščo v Google Preglednicah

S projektno tablo, kot je ta, lahko vse shranite na enem mestu, vključno z zapiski o opravilih. To pomeni, da se lahko izognete iskanju podrobnosti po komunikacijah, dokumentih in papirjih na svoji mizi. Poleg tega lahko odpravite potrebo po pošiljanju zapiskov o nalogah svojim sodelavcem po e-pošti.

Glede na to boste želeli imeti svoje zapiske urejene, da preprečite, da bi postali moteči ali kontraproduktivni. Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali pri oblikovanju:

  • Dvokliknite celico, da uredite besedilo v njej.
  • Dodajte prelom vrstice z uporabo Option + Enter na Macu oz Ctrl + Enter v sistemu Windows.
  • Dodajte točko pred svoje besedilo s pritiskom na Možnost +8 na Macu oz Alt + 0149 v sistemu Windows.
  • Kopirajte in prilepite oznake, če jih želite znova uporabiti. Google Preglednice ne podpirajo dejanskih.
  • Pomišljaji delujejo tudi kot točke, da olajšajo stvari.
  • Nastavite svoj Prelom besedila do Posnetek, tako da ne bo šel izven meje celice.
    • Sponka bo tudi preprečila, da bi celice postale predolge.
  • Dvokliknite celico z odrezanim besedilom, da si ogledate njeno vsebino.

Druge stvari, ki jih morate upoštevati pri izdelavi projektne plošče v Google Preglednicah

Tukaj je nekaj drugih stvari, ki vam lahko pomagajo pri upravljanju vaše projektne plošče:

  • Označite svoje sodelavce kjer koli, vključno s stolpcem lastnika, s simbolom @, ki mu sledi njihovo ime ali e-pošta.
  • Uporabite komentarje, da bo komunikacija znotraj vaše table ločena od informacij o nalogi – dodajte enega točno v celico, o kateri imate vprašanje.
  • Če želite arhivirati opravljene naloge, dodajte nov list s klikom na simbol za dodajanje v spodnjem levem kotu zaslona, ​​nato kopirajte in prilepite svoja opravila.
  • Če arhivirate ali izbrišete prejšnja opravila, boste zagotovili, da boste imeli pred seboj najpomembnejše in najnovejše informacije, poleg tega pa boste stvari lahko našli hitreje.
  • Če vi ali vaš sodelavec pomotoma izbrišete ali prepišete nekaj, lahko uporabite zgodovino različic najdete v zgornji sredini Google Preglednic, da se vrnete in preverite ali se vrnete na prejšnje shranjevanje.

Organizirajte svoje projekte z Google Preglednicami

Ustvarjanje projektne plošče v Google Preglednicah je preprosta, proračunu prijazna rešitev za tiste, ki želijo spremljati naloge ali sodelovati z ekipo. Z nekaj začetnega načrtovanja in malo dela lahko ustvarite takšno, ki vam omogoča dodajanje informacij v samo nekaj klikih.

Dodatna prednost je, da je poleg izdelave predloge manj časa za vas in vaše sodelavce, da jo vzdržujete, če ste že uporabljali programsko opremo za preglednice. Poleg tega lahko dodate toliko ali manj funkcij, kot želite.