Nove ideje za delovni teden so se pojavile, ko se vse več podjetij poskuša boriti proti izgorelosti delavcev. Na primer, en družbeni eksperiment spreminja 40-urni petdnevni delovni teden v 32-urni štiridnevni delovni teden.
Čeprav nekatere skrbi, da bo zmanjšanje števila delovnih ur zmanjšalo produktivnost, to ni nujno res. Po poročanju iz BBCje štiriletno preizkušanje 32-urnega delovnega tedna pokazalo, da je "produktivnost ostala enaka ali se je izboljšala na večini delovnih mest."
Če vaše delovno mesto razmišlja o prehodu na 32-urni delovni teden, sledite tem petim korakom za povečanje produktivnosti.
1. Organizirajte naloge
Če želite zagotoviti, da so pomembne naloge na prvem mestu, navedite svoje naloge za ta dan (ali teden, če želite načrtovati vnaprej). Če pogledate seznam, vsako nalogo razvrstite v tri kategorije: Visoka prioriteta, Srednja prioriteta, in Nizka prioriteta.
Naloge z visoko prioriteto so bistvenega pomena za vaše podjetje in jih je treba opraviti takoj. Naloge srednje prioritete je treba dokončati takoj, vendar jih je mogoče nekoliko odložiti. Nazadnje so naloge z nizko prioriteto tiste, ki jih je treba dokončati, vendar ne takoj.
Če niste prepričani, kako razvrstiti svoje naloge, poskusite sistem treh udarcev za prednostno razvrščanje vašega seznama opravil.
Ko naštevate in razvrščate svoja opravila, uporabite aplikacijo za zapiske, kot je Microsoft OneNote oz Google Keep tako da vaša celotna ekipa ve, kateremu delu mora dati prednost. Aplikacija za beležke bo tudi članom vaše ekipe omogočila, da posredujejo povratne informacije o seznamu prednostnih nalog, tako da se lahko prepričate, da je bistveno delo opravljeno najprej.
2. Delite koledarje
Nadaljujte s sodelovanjem, ki ste ga začeli z organiziranjem nalog, tako da vaša ekipa deli svoje koledarje. Večina koledarskih aplikacij, npr Microsoft Outlook in Google Koledar, vam omogočajo, da svoj urnik delite z drugimi uporabniki.
Zavedanje urnika vseh je ključno za ohranjanje produktivnega okolja. Če svoj koledar delite s svojo ekipo, lahko vsi spremljajo pomembne sestanke ekipe in zagotovijo, da ne bodo motili sodelavcev v obdobjih blokiranega časa.
Prav tako boste lažje izločili nepotrebne sestanke. Poznavanje urnika vseh vam bo omogočilo, da ugotovite čas, ko se bodo vsi sestali, namesto da bi imeli več enkratnih sestankov. Prav tako vam bo omogočilo, da vidite, ali se teme sestanka ponavljajo.
3. Uporabite aplikacije za časovnike (in jih poslušajte)
Ker je vaš delovni teden skrajšan za 20 %, vsaka minuta dneva postane dragocenejši vir. Če želite optimizirati svoj čas, si morate ustvariti urnik in se ga držati. Na svojem koledarju označite čas za vsako nalogo, ki jo morate opraviti, ter za sestanke in odmore (ker si morate vzeti ustrezne in obnovitvene odmore biti najboljši).
Ko naredite urnik, nastavite časovnik za vsako nalogo. Nekatere priljubljene aplikacije za merjenje časa vključujejo Pomofokus in Preklopi. Ne glede na to, katero aplikacijo izberete, jo poslušajte. Ko vam časovnik sporoči, da se ustavite, se ustavite in pojdite na naslednjo nalogo, tudi če je še niste dokončali.
Če se želite boriti proti nedokončanemu delu, svojemu urniku vedno dodajte blok za dohitevanje. Blokada dohitevanja je določen čas, ki si ga daste, da nadaljujete z delom na nalogah, ki jih niste imeli časa dokončati. Če dodate enega, boste lahko ostali na pravi poti in dokončali vse svoje delo.
4. Uporabite sistem za shranjevanje v oblaku
Skupna raba dokumentov je bistvena za vsako podjetje. Na srečo so časi sistemov za shranjevanje na papirju, ki so omejevali dostopnost, že zdavnaj minili. Toda v 32-urnem delovnem okolju ne bo zadostoval kateri koli digitalni sistem za shranjevanje.
Poskrbite, da bo vaša ekipa delila dokumente v okolju za skupno rabo v oblaku, npr OneDrive oz Google Drive. Ko gostite dokumente v lokalnem okolju, je dostop omejen, kar upočasni potek dela. Sistemi za shranjevanje v oblaku omogočajo vsakomur dostop do potrebnih materialov in preprečujejo hitre ovire med delovnikom.
Sistemi za shranjevanje v oblaku prav tako omogočajo vsem, da spremljajo napredek pri delu, kar pomaga pri medsebojnem sodelovanju projektov. Da pa bo vaš sistem za shranjevanje v oblaku dostopen, organizirajte in očistite svojo shrambo v oblaku od časa do časa. Tako vi in člani vaše ekipe ne boste izgubljali časa z razvrščanjem zastarelih map in datotek, da bi našli tisto, kar potrebujete.
5. Sledite svojemu dnevu v preglednici
Poleg tega, da blokirate čas na koledarju, zabeležite svoja dnevna opravila v preglednico s programom, kot je Microsoft Excel oz Google Preglednice. Zabeležite vsako nalogo in koliko časa vam je delo vzelo.
Ko beležite čas za opravilo, ne odložite le tistega, kar ste blokirali v koledarju. Namesto tega, če potrebujete več časa za dokončanje naloge, to zapišite. Poznavanje skupnega časa, ki ga porabite za opravilo, je bistvenega pomena za ugotovitev, kako optimizirati svoj dan.
Po enem tednu spremljanja časa, porabljenega za dnevne naloge, si oglejte, kako je bil vaš čas razporejen po seznamu nalog, ki ste jih morali opraviti. Preučite seznam in se vprašajte, kaj piše. Kje preživite največ časa? Katere naloge trajajo dlje od pričakovanega? Kje lahko skrajšate porabljeni čas?
To sledenje in spraševanje vam bo omogočilo, da bolje razumete, kako je vaš čas izkoriščen čez dan. Če veste, kje se porabi vaš čas, boste ugotovili, kaj je mogoče zmanjšati, delegirati in kaj potrebuje več pozornosti.
Povečajte svoj 32-urni delovni teden
Če želite povečati produktivnost med 32-urnim delovnim tednom, ne pozabite organizirati svojih nalog, deliti svoje koledarje, uporabljati aplikacije za merjenje časa, uporabljati shranjevanje v oblaku in spremljati svoj dan. Teh pet korakov je manjših sprememb vašega delovnika, ki bodo znatno vplivale na vaš delovni teden.
Pomembno si je zapomniti, da izguba osmih ur na teden ne pomeni, da morate izgubiti del svojega delovnega rezultata. Nasprotno, prehod na štiridnevni delovni teden lahko motivira vašo ekipo, da dela več.
Produktivnost ni vedno povezana s časom, ki ga imate; gre za to, kako izkoristiš ta čas.
