Skupna raba datotek je običajna praksa pri skupinskem delu. Vendar je kontraproduktivno, če so datoteke, ki jih delite, neorganizirane in uničujejo vaš sistem. Med neredom lahko opravite le toliko dela.
Organiziranje datotek v skupni rabi je ključnega pomena za poenostavitev poteka dela. Če tega ne storite, lahko izgubite pomembne datoteke ali jih pomešate med delom. Oglejte si učinkovite načine organiziranja datotek v skupni rabi za večjo produktivnost.
1. Preglejte obstoječe datoteke
Redno pregledovanje obstoječih datotek je potrebno, da bo vaš sistem dobro organiziran. Obstaja velika verjetnost, da imate v sistemu nekaj datotek, ki jih ne uporabljate ali jih ne potrebujete več. Te datoteke lahko ostanejo tam in zasedejo prostor brez vaše vednosti.
Vedno si vzemite čas za pregled svojih datotek, tako da lahko izbrišete tiste, ki jih ne potrebujete več, in posodobite zastarele, da boste kar najbolje izkoristili. Samo pregledovanje datotek bo morda težko slediti. Izobražite in poučite svoje člane ekipe ali zaposlene o pomembnosti pregledovanja obstoječih datotek. Ta preprosta naloga ustvari čist delovni prostor za večjo učinkovitost.
2. Podrobno ustvarite in poimenujte svoje mape
Nič ni bolj dezorientirajoče kot preživeti večino svojega delovnega časa v iskanju datotek v vašem sistemu. Prihranite si težave tako, da ustvarite različne mape za svoje datoteke glede na njihove kategorije.
Obvladovanje kako podrobno organizirati svoje mape prihrani čas in poveča produktivnost. Po datotekah ali mapah lahko hitro krmarite, ne da bi jih odpirali, da bi jih prepoznali ali dostopali do njih. Podobno ustvarjanje in poimenovanje vaših map pomaga članom vaše ekipe prepoznati, katere datoteke jim pripadajo za dostop in tiste, ki vsebujejo občutljive podatke.
Pri poimenovanju mape se čim bolj izogibajte dolgim in zapletenim imenom, saj si jih je težko zapomniti. Prav tako se izogibajte uporabi posebnih znakov in simbolov, ker ne samo, da niso vidni, ampak so tudi nesmiselni. Nazadnje, če morate za ločevanje besed uporabljati presledke, raje uporabite podčrtaje ali pomišljaje.
3. Omejite svoje mape
Čeprav je ustvarjanje in poimenovanje map dobra praksa za organiziranje datotek v skupni rabi, ne pretiravajte. Če imate eno mapo za vsako datoteko, boste ustvarili nered. V sistemih boste imeli preveč datotek in to je lahko ogromno.
Torej, namesto da ustvarite mapo za vsako datoteko, združite datoteko v mapo s podobno vsebino. Točno veste, kje iskati, ko iščete datoteke v isti kategoriji.
4. Opustite lokalno shranjevanje
Lokalno shranjevanje je bilo v uporabi, vendar z digitalizacijo obstaja več izvedljivih možnosti. Torej, če še vedno uporabljate lokalno shrambo za shranjevanje datotek, ste obtičali v preteklosti. Poleg tega, da je vzdrževanje drago zaradi nakupa večje pasovne širine za shranjevanje več datotek, lokalno shranjevanje predstavlja varnostno tveganje. Če kdo posega v vašo napravo za shranjevanje, lahko izgubite vse podatke, ki jih imate na njej.
Torej, namesto lokalnega shranjevanja izberite shranjevanje v oblaku. S shranjevanjem v oblaku lahko dostopate do datotek na daljavo, imate več prostora za shranjevanje in uvedete močnejšo varnost. Oglejte si najcenejši ponudniki shranjevanja v oblaku da prihranite stroške.
5. Sprejmite programsko opremo z nadzorom različic
Obstaja velika verjetnost, da boste morali spremeniti datoteke, potem ko jih ustvarite. Nadzor različic vam pomaga slediti spremembam datoteke ali zbirke datotek. Ročno sledenje spremembam je zastrašujoče in vas lahko zmede.
Tako kot lahko uporabite aplikacije za nadzor različic za povečanje vaše produktivnosti, lahko uporabite programsko opremo za organiziranje datotek z nadzorom različic za sledenje spremembam, ki jih naredite v datoteki, da jih ne pomešate.
Ohranjanje vseh članov ekipe na isti strani je vloga sistema za nadzor različic. Najpomembneje je, da zagotavlja, da vsi v skupini sodelujejo in delajo na istem projektu, hkrati pa zagotavlja, da vsi uporabljajo najnovejšo različico datoteke.
6. Ustvarite bližnjice in priljubljene
Če imate omejen proračun ali potrebujete hitro ukrepanje, je najbolje, da ustvarite bližnjice in priljubljene. Bližnjica je sklic na datoteko na trdem disku. Program, datoteko ali mapo lahko določi njen kazalec.
Ker vsebuje informacije o lokaciji izvirne datoteke, je bližnjica majhna datoteka, ki uporablja zelo malo prostora za shranjevanje. Dvojnik se ne ujema popolnoma z izvirno datoteko. Tako je izvirna datoteka še vedno nedotaknjena, ko odstranite bližnjico.
Najpogosteje uporabljene programe in bližnjice do map lahko s pomočjo bližnjic postavite na lahko dostopna mesta, kot je delovna nadzorna plošča ali vrstica za hitri zagon.
7. Vnaprej ustvarite predloge map
Drug način organiziranja datotek v skupni rabi je vnaprejšnje ustvarjanje začasne predloge. Predloge map lahko ustvarite vnaprej, če niste prepričani, katero predlogo trenutno uporabiti.
Predhodno ustvarjanje predloge mape vam pomaga obdržati nekatere datoteke v mapi, namesto da jih pustite kjer koli v sistemu. Prav tako preprečuje gobarjenje po vesolju. Če končno določite svoje stališče do teh vnaprej ustvarjenih map, jih lahko ali pa tudi ne premaknete v svojo trajno shrambo.
8. Izkoristite programsko opremo za avtomatizirano organiziranje
Eden najučinkovitejših načinov organiziranja datotek v skupni rabi je vključitev programske opreme za samodejno organiziranje v vaš sistem. Ročno organiziranje datotek ni samo dolgočasno, ampak tudi zamudno. Premikanje različnih datotek na določene lokacije zahteva pozornost do podrobnosti.
Kljub temu obstaja težnja, da stvari zdrsnejo skozi razpoke. Vendar je druga igra z žogo, ko avtomatizirate postopek s programsko opremo za organiziranje. Učinkovita programska oprema za organiziranje bo vaše datoteke v skupni rabi postavila na njihova prava mesta z malo ali brez nadzora. Vi in vaša ekipa boste imeli več časa na voljo, da se osredotočite na pomembnejše naloge in povečate svojo produktivnost.
9. Izbrišite zastarele datoteke
Zastarele datoteke vam ne koristijo. Če jih ne nameravate posodobiti, nimajo posla v vašem sistemu. Če pregledate svoje datoteke, boste morda ugotovili, da datoteke, ki jih ne uporabljate več, zavzamejo veliko prostora za shranjevanje. Če bi jih izbrisali, bi imeli več prostora za ustvarjanje in shranjevanje ustreznih datotek.
Poleg tega se lahko zastarele datoteke v sistemskih datotekah pomotoma spojijo z novejšimi ali trenutnimi datotekami, kar povzroči zmedo. Do tega scenarija lahko pride, ko so te datoteke v rokah novih ali neizkušenih zaposlenih. Za avtomatizacijo tega postopka se lahko odločite za programsko opremo za brisanje datotek, kot je PrivaZer, Uničevalnik datotek, in Glary Utilities, med ostalimi.
Organiziranje datotek v skupni rabi za večjo produktivnost
Čist delovni prostor poveča produktivnost. Z lahkoto lahko dostopate do katerega koli dokumenta, ki ga potrebujete, in neovirano premikate stvari. Organiziranje datotek v skupni rabi ne bo le povečalo vaše produktivnosti, ampak bo tudi učinkovitejše, saj boste bolj osredotočeni na opravila.
Zanimivo je, da vam ni treba narediti vsega sami. Za dvigovanje in nameščanje lahko uporabite avtomatizirana orodja, tako da se lahko vključite v druga opravila, ki zahtevajo vašo pozornost.
