Danes so e-poštna sporočila bistvenega pomena za produktivno življenje. Omogočajo vam komunikacijo, prijavo na storitve, varovanje računov in drugo. To tudi pomeni, da lahko vaš nabiralnik zlahka postane preobremenjen, kar je težava, ko e-pošto uporabljate za delo.
Gmail je še posebej bogat s funkcijami in motečimi dejavniki, vendar obstajajo načini za upravljanje vašega računa in sebe, tako da ne boste spet opravljali več nalog. Sposobnost osredotočanja na eno delo naenkrat je stvar organizacije in discipline. Raziščimo, kaj to točno pomeni.
1. Organizirajte svojo e-pošto
Najprej lahko kliknete na zvezda oz oznaka poleg katere koli e-pošte, da jo označite kot Z zvezdico oz Pomembno. To ga bo poslalo v ustrezno mapo na vaši stranski plošči, hkrati pa bo povečalo verjetnost, da bo Gmail v prihodnosti samodejno označil pomembna e-poštna sporočila.
Lahko greste še dlje mimo ustvarjanje barvno kodiranih oznak v Gmailu in shranjevanje e-poštnih sporočil v logičnem vrstnem redu, namesto da bi morali iti skozi zid mešanih e-poštnih sporočil, od katerih so nekatera zanimiva, druga neželena.
Torej, ko pride nov paket e-poštnih sporočil, jih preletite in ustrezno označite. Nato se lahko na primer osredotočite na e-pošto v Pomembno in pustite tiste, ki ste jih označili kot »Osebno«, za pozneje.
2. Uporabite funkcijo dremeža za e-poštna sporočila, ki lahko čakajo
Imenuje se še eno orodje, ki vam lahko pomaga določiti prednostna e-poštna sporočila Dremež.
Izberite ali premaknite miškin kazalec nad e-pošto in videli boste ikono, ki je videti kot ura. Kliknite nanj in lahko izberete njegovo dolžino Dremež.
Ne glede na vašo izbiro bo e-poštno sporočilo izginilo iz vaše mape »Prejeto« in se vrnilo ob dogovorjenem času. Do njega lahko dostopate pred tem, tako da preprosto odprete Preloženo mapo.
3. Spremenite vrsto mape »Prejeto«.
Obstaja veliko načinov za prilagajanje nadzorne plošče Gmaila, tako da vam prepreči večopravilnost. Vaš Hitre nastavitve ponujajo zelo enostavno in priročno metodo.
Kliknite na orodje ikono na vrhu strani, da odprete svoj nastavitve meni. Poišči Vrsta mape »Prejeto«. in si oglejte svoje možnosti:
- Privzeto
- Najprej pomembno
- Najprej neprebrano
- Najprej z zvezdico
- Prednostna pošta
- Več nabiralnikov
Vsaka vrsta drugače strukturira vašo mapo »Prejeto«. To funkcijo boste našli tudi v Hitre nastavitve > Poglej vse nastavitve > Prejeto.
Če želite še bolj prilagoditi postavitev vašega Gmaila, združite najbolj produktivno postavitev z filtri, ki razvrščajo vašo mapo »Prejeto« v Gmailu. S skrbnim načrtovanjem lahko zagotovite, da bo vaša pozornost vedno padla na e-poštna sporočila, ki so vam najpomembnejša.
4. Spremenite gostoto mape »Prejeto«.
Naj bo vaša mapa »Prejeto« kar se da prijetna za oči in opazovanje pomembnih e-poštnih sporočil bo preprostejše. Izognili se boste tudi prehitri utrujenosti med delom v Gmailu.
Še ena funkcija v vašem Hitre nastavitve vam lahko pomaga doseči to. Spodaj Gostota, obstajajo tri možnosti, kako blizu naj bodo vaša e-poštna sporočila:
- Privzeto
- Udobno
- Kompakten
Poglejte, kateri vam omogoča hitro in preprosto brskanje po mapi »Prejeto«.
5. Spremenite največjo velikost strani vašega računa Gmail
Gmail vam omogoča večji nadzor nad postavitvijo vaše mape »Prejeto«, vključno s tem, koliko e-poštnih sporočil mora navesti na stran. Če želite najti to funkcijo, pojdite na Hitre nastavitve > Poglej vse nastavitve > Splošno.
V tem zavihku je vaš Največja velikost strani kjer lahko izberete število pogovorov, ki bodo prikazani na posamezni strani. Vaše prednastavljene možnosti segajo od 10 do 100, tako da lahko resnično razdelite svoja e-poštna sporočila ali jih združite.
Odločite se, katera postavitev vam bo pomagala, da se boste najbolj osredotočili na naloge, medtem ko boste dobro izkoristili svoja orodja za filtriranje.
6. Razdelite podokno za branje
S še eno funkcijo Gmaila lahko prekinete večopravilnost in svojo pozornost usmerite na eno e-pošto naenkrat. Nad vašimi e-poštnimi sporočili je Preklopi način razdeljenega podokna ikona.
Če jo kliknete, ko je nadzorna plošča v standardni nerazdeljeni obliki, Navpični razcep se bo aktiviral, kar pomeni, da vaša e-poštna sporočila poleg njih dobijo ploščo za prikaz vsebine vsakega pogovora, ki ga izberete. To vam omogoča, da vidite, kaj je v vaših e-poštnih sporočilih, ne da bi jih morali v celoti odpreti. Posledično lahko hitreje pregledujete mapo »Prejeto«.
Če kliknete puščico poleg Preklopi način razdeljenega podokna ikono, boste našli Horizontalni razcep možnost tudi.
Vse to je na voljo tudi v Hitre nastavitve > Poglej vse nastavitve > Prejeto.
Vendar pa lahko naredite še veliko več, če prilagodite nastavitve Gmaila, npr nastavitev ponavljajočega se odzivnika na odsotnosti. Raziščite, kaj še lahko koristi vašemu monoopravilu.
7. Začnite brati nova e-poštna sporočila od spodaj
Ko gre za osebne navade, ki vas lahko odvrnejo od večopravilnosti, je zanesljiva metoda branje e-pošte z namenom ali logičnim vrstnim redom.
Na primer, na standardnem seznamu e-poštnih sporočil bodo najnovejša na vrhu, zato je smiselno začeti z dna neprebranih pogovorov in se najprej lotiti najstarejšega.
Morda imajo roke ali pomembne informacije, ki so pomembne za poznejša e-poštna sporočila. Če želite le biti na varni strani in ostati osredotočeni, se prebijajte po svojih e-poštnih sporočilih.
8. Najprej počistite najlažja e-poštna sporočila
Z Gmailovo razdeljeno ploščo lahko hitro prepoznate e-poštna sporočila, ki vas ne zanimajo ali jih je mogoče hitro obravnavati. Pobrskajte po mapi »Prejeto« in se najprej lotite najlažjih nalog ter jih odstranite s poti. Nato lahko daste prednost bolj zapletenim e-poštnim sporočilom.
To je preprosta strategija, ki pa hitro in konstruktivno počisti vašo mapo »Prejeto«, ne da bi vas preobremenila.
Vaš račun Gmail ima vgrajeni dve uporabni funkciji za nastavljanje opravil in ustvarjanje zapiskov.
Začnimo z Google Tasks, ki ga označuje preverite ikono v stranski vrstici. Kliknite nanjo in nato Dodajte nalogo, če jih še nimate. Vsaki nalogi lahko daste naslov, opis, datum in podopravilo. Olepšajte jih, kolikor je potrebno, da boste ostali organizirani.
Desno zgoraj Naloge je Google Keepžarnica ikono, ki odpre ploščo s seznamom vseh obstoječih vnosov Keep pod Zabeleži si gumb. Uporabite to, da si na primer pustite opombe o e-poštnih sporočilih določene stranke ali si vzamete minute med sejami Google Meet.
Obe orodji vas lahko spomnita na pomembna opravila, ki jih morate opraviti, hkrati pa ponujata načine, kako biti bolj produktivni pri vsaki nalogi, na katero se osredotočite.
10. Uporabite razširitve brskalnika
Če vam je všeč podpora priročnih orodij, si oglejte dodatke za brskalnik, ki povečajo vašo učinkovitost tako, da strukturirajo potek dela ali ga razdelijo na dele, s katerimi se boste lažje spopadli.
Spoznati kako lahko Todoist izboljša vašo produktivnost, na primer s čisto močjo pametnega upravljanja opravil. Lahko ga sinhronizirate s svojim računom Gmail in poenostavite vsako pomembno opravilo.
Potem imate Razvrsti mapo »Prejeto« v Gmailu, razširitev, ki vašim standardnim možnostm Gmaila doda filtre. Svoja e-poštna sporočila lahko razvrstite po stikih, podjetjih, priponkah itd.
Če z e-pošto uporabljate Google Preglednice, razmislite Označevalnik vrstic, ki naredi točno to, kar pove že ime: poudari vrstice v preglednicah, tako da jih lahko hitreje preberete.
Celo nekaj podobnega Monotab bi lahko bilo neprecenljivo za spletne delavce. To je razširitev, ki shranjuje povezave v enem zavihku, tako da jih ni več odprtih in upočasnjuje vaš brskalnik.
Konec koncev potrebujete organizacijska orodja in disciplino, da preprečite, da bi se vaša koncentracija razdelila na več smeri in ovirala vašo produktivnost.
Zgornji nasveti in orodja lahko vaša e-poštna sporočila in vsa druga dela, ki jih opravljate v Gmailu, uredijo v logičen in celo prijeten vrstni red. Posvetili se boste lahko želenim nalogam in nehali odstopati.
Kot smo že omenili, ima vaš samonadzor veliko vlogo pri preprečevanju večopravilnosti, vendar veliko pripomore tudi digitalna podpora. Torej, preverite, kaj lahko Google še ponudi na svojih platformah, od vašega računa Gmail do brskalnika Chrome.
