Ker vse več organizacij sprejema delo na daljavo, potrebujejo vse vire, ki jih lahko zberejo za produktivne virtualne sestanke. Kljub številni programski opremi za virtualna srečanja na trgu nekatere poslovne ekipe še niso našle prave.
Microsoft Teams ustvarja enake konkurenčne pogoje za delovne ekipe, da se vključijo in sodelujejo virtualno, ne da bi izgubili denar. Preberite, ko razpravljamo o tem, kako lahko s sistemom povečate svojo produktivnost.
1. Natančno načrtujte sestanek
Načrtovanje je prvi korak k sestanku v Microsoft Teams. Čeprav lahko sestanek začnete kadar koli, morate o tem predhodno obvestiti, če želite, da se vam pridružijo drugi ljudje.
Ko pripravljate sestanek v Microsoft Teams, morate upoštevati časovne pasove udeležencev. Če ste gostitelj, lahko načrtujete sestanek s svojim časovnim pasom, ki bo samodejno prikazal časovne pasove udeležencev na njihovih nadzornih ploščah.
Če želite povečati udeležbo na svojem sestanku, ga razporedite ob času, ki ustreza večini udeležencev, če ne vsem. Načrtovanje sestanka ob nenavadnih urah lahko prepreči, da bi se člani vaše ekipe pojavili. Tudi če se pojavita, morda ne bosta optimalno sodelovala, če je čas izklopljen.
2. Izberite moderatorja
Dejstvo, da gostite sestanek v Microsoft Teams, ne pomeni, da morate biti moderator sestanka. Eden od načine za uspešno izvedbo sestanka ekipe na daljavo je določiti moderatorja, še posebej, če imate že tako preveč dela.
Zaupajte svojemu moderatorju odgovornost za vodenje dnevnega reda sestanka in učinkovito vključevanje udeležencev. Moderator mora pozorno spremljati vedenje udeležencev in zagotoviti, da med sestankom nihče ne bo moteč. Moderatorju omogočite ustrezen dostop in nadzor nad nastavitvami sestanka, da lahko po potrebi sproži ukaze.
3. Optimizirajte spletno izkušnjo
Spletni sestanki so najbolj produktivni v pravih nastavitvah. Pred začetkom sestanka poiščite primerno mesto in položaj za sedenje. Prepričajte se, da je kamera vaše računalniške naprave v dobrem stanju za odlično kakovost slike. Enako velja za zvok. Poskrbite za mikrofon z dobro kakovostjo zvoka. Preizkusite kamero in mikrofon pred začetkom sestanka, da se izognete neprijetnim presenečenjem.
Medtem ko večina gostiteljev raje udobno sedi in posreduje svoje sporočilo z elegantnim prikazom, se drugi raje povezujejo z udeleženci na stojalu. Microsoft Teams ponuja več ozadij po meri za polepšanje vašega spletnega prostora.
4. Delaj zapiske
Delanje zapiskov je eden od načine za vodenje produktivnega virtualnega sestanka. Ko obdelujete veliko informacij, lahko zamudite nekatere bistvene podrobnosti. Ker lahko vaši možgani zadržijo le toliko, lahko izgubite pomembne informacije, če ne delate zapiskov. Zato je med sestanki ključno pisanje zapiskov.
Ne potrebujete pisala in papirja, če želite delati zapiske, ko imate sestanek v Microsoft Teams. Orodje ponuja beležnico, kamor lahko pišete in shranjujete informacije s sestanka. Vedno se lahko vrnete na svoje zapiske in pridobite ključni dnevni red svojega sestanka.
5. Izklop zvoka negovorečih udeležencev
Hrup ovira produktivnost na delovnem mestu. Če tega ne zatrete v kali, lahko ovira tudi vaše virtualno srečanje. Tudi če se trudite biti na sestanku na mirnem mestu, drugi udeleženci morda ne bodo storili enako. Microsoft Teams vam pomaga znebiti hrupa s funkcijo izklopa zvoka.
Kot gostitelj sestanka lahko utišate ne samo sebe, ampak tudi druge udeležence sestanka v storitvi Microsoft Teams. Pravilo je, da udeležence, ki ne govorijo, ves čas utišate. To ustvarja urejenost in dekorum. Drugi udeleženci bodo razumeli sporočilo, ki ga posreduje govoreči udeleženec.
6. Uporabite okno za klepet za poudarjanje
Virtualna srečanja morajo biti privlačna, da ohranijo zanimanje udeležencev. Ljudje se zlahka naveličajo dolgih pogovorov, zato morate uporabiti tudi okno za klepet v Microsoft Teams, da obdržite njihovo pozornost.
Kot gostitelj lahko ustvarite okno za klepet, kjer lahko vi in drugi udeleženci oddate ustrezne komentarje o srečanju. To je dobro mesto za pisanje ključnih informacij, ki bi se jih morali udeleženci zavedati. Moderator lahko tudi prosi udeležence, da v oknu za klepet opustijo morebitna vprašanja, da bodo vsi jasno razumeli vprašanja.
7. Posnemite sestanek
Ena napaka gostiteljev virtualnih sestankov je, da ne sledijo vsem dejavnostim. Ko se morajo vrniti na temo, tega ne morejo. Microsoft Teams je poenostavil postopek snemanja z uvedbo funkcije snemanja, ki omogoča hitro razumevanje vsake najmanjše podrobnosti.
Sklicevanje je del učnega procesa in vodenje evidence o vsakem spletnem zbiranju je zelo koristno. Ko posnamete svoj sestanek v Microsoft Teams, imate konkretne dokaze o podrobnostih sestanka.
8. Zamegli svoje ozadje
Tako kot lahko hrupno okolje povzroči, da nekdo drug spregleda sporočilo, ki ga govornik posreduje na spletnem sestanku, lahko hrupno ozadje povzroči tudi motnje. Na primer, lepa slika na udeležencu bi vas lahko odvrnila od tega, kar govori. Morda celo pozabite na svoje misli.
Microsoft Teams udeležencem omogoča zameglitev ozadja, da se lahko osredotočijo nase in na to, o čemer razpravljajo. S to funkcijo vam ni treba skrbeti za popolno ozadje za vaš sestanek.
9. Uporabite funkcijo bele table
Številni uporabniki funkcije bele table v aplikaciji Microsoft Teams ne uporabljajo v največji možni meri. To je spletno platno za zajemanje vaših sporočil in idej v akciji.
Tabla Microsoft Teams je uporabna, ko morate med sestankom članom svoje ekipe razložiti zapletene zamisli. Ponuja različne elemente skiciranja, ki vam pomagajo jasno izraziti svoje misli.
10. Aktivirajte skupno rabo zaslona
Včasih razlaga zamisli in konceptov ekipam na virtualnem sestanku ni dovolj. Morate jim pokazati informacije, kot so v vaši računalniški napravi. Microsoft Teams to omogoča s funkcijo skupne rabe zaslona.
Ko aktivirate skupno rabo zaslona, dobite priložnost, da povečate stopnjo vključenosti udeležencev v vašem spletnem sestanku z Microsoft Teams. Omogoča vam, da drugim ljudem pokažete, o čem govorite, in natančno, kako je v vašem sistemu.
Naj bodo vaša virtualna srečanja vredna truda z Microsoft Teams
Virtualna srečanja so ostala. Delovne skupine dosegajo velike korake v medsebojni interakciji s svojih oddaljenih lokacij. Toda da bi se to zgodilo, morate namerno kar najbolje izkoristiti svoje sestanke z izkoriščanjem številnih funkcij v Microsoft Teams.
Če boste gostili ljudi na sestanku, se to izplača z optimizacijo izkušnje. Ustvarite prostor za vse, da prispevajo in delijo ideje. Ko člani vaše ekipe vidijo vrednost vaših sestankov, se bodo z veseljem pridružili vsakič, ko načrtujete sestanek.
