Večina ljudi uporablja programsko opremo za preglednice za zbiranje podatkov ali predstavitev informacij z uporabo grafikonov in grafov. Če pa razmišljate izven okvirov, obstaja več uporab Google Preglednic. Ena najbolj priročnih alternativnih uporab je ustvarjanje urnika.
In sploh vam ni treba začeti iz nič. Knjižnica predlog ima vnaprej izdelan list, pripravljen za uporabo. Berite naprej, saj podrobno opisujemo, kako lahko pravilno ustvarite in oblikujete urnik in zakaj bi morali razmisliti o uporabi listov za svoj urnik.
Kako ustvariti urnik v Google Preglednicah
Čeprav lahko v Google Preglednicah ustvarite urnik iz nič, priporočamo uporabo predloge, še posebej, če se vam mudi in ne potrebujete veliko prilagajanja.
Če želite poiskati vnaprej izdelan list, lahko uporabite galerijo predlog v Google Preglednicah. Za začetek se morate odpraviti v Google Preglednice in ustvariti račun. Če že imate Google Račun, ga lahko uporabite za prijavo. Tukaj so koraki, ki jih morate upoštevati, da ustvarite urnik z uporabo galerije predlog v Google Preglednicah:
- Pomaknite se na glavno stran Google Preglednic.
- Kliknite na Galerija predlog pod iskalno vrstico. To bo odprlo novo stran, ki vsebuje več predlog, med katerimi lahko izbirate.
- Uporabili bomo Urnik predlogo za to vadnico, zato kliknite to. To bo odprlo novo preglednico z že uporabljeno predlogo.
Predloga Google Preglednice že ima nastavljene vrstice in stolpce, tako da so ves dan razdeljeni na ure. Začetni dan v tednu lahko nastavite v celici C2. Datum je samodejno določen v 3. vrstici glede na vnos v celici C2. Četrta vrstica vsebuje formulo, ki samodejno spremeni datum v dan v tednu.
Na dnu razporeda je razdelek z opombami, kjer lahko pustite sporočila ekipi. Na desni strani je tudi razdelek z opravili, kjer lahko svoji ekipi dodelite določene naloge.
Uporaba pogojnega oblikovanja v vašem urniku
V preglednici lahko uporabite pogojno oblikovanje, da preverite, ali je v preglednici določena beseda. Če bo ta pogoj izpolnjen, bo izveden določen ukrep.
Za predstavitev dodajmo pogojno oblikovanje, da preverimo, ali v celici obstaja beseda "sestanek". Če se, mora celica postati rdeča. Za to morate slediti korakom:
- Izberite območje v preglednici, kjer želite uporabiti pogojno oblikovanje.
- Kliknite na Oblika v glavni orodni vrstici zaslona.
- Tam kliknite na Pogojno oblikovanje. To bo odprlo stransko vrstico na desni strani zaslona.
- Obseg bo samodejno dodan, če ga izberete v prvem koraku. Če niste, zapišite obseg v Uporabi za obseg besedilno polje.
- V Oblikuj celice, če lahko izberete pravila oblikovanja. Izbrali smo Besedilo vsebuje možnost in dodal ključno besedo "sestanek".
- Zdaj izberite učinke, ki jih želite uporabiti za vsebino v celici. V tem primeru smo za celico izbrali rdečo barvo.
- Kliknite na Končano da shranite spremembe.
Kot lahko vidite, je učinek dodan kateri koli celici, ki vsebuje navedeno ključno besedo. To je lahko še posebej uporabno, če želite z barvami označiti prihajajoče naloge, kot so sestanki in roki. Dodate lahko tudi več pravil, kar pomeni, da imate lahko popolnoma barvno kodiran urnik.
To pomeni, da vam ne bo treba ročno barvno kodirati vsake celice, kadar koli se spremeni vaš urnik.
Prednosti in slabosti ustvarjanja urnika v preglednicah
Čeprav ima ustvarjanje a produktiven urnik dela z Google Preglednicami še zdaleč ni popoln. Pogovorimo se o prednostih in slabostih ustvarjanja urnika z Google Preglednicami:
Pro: Brezplačna uporaba
Čeprav je na trgu več programov za ustvarjanje urnika, je večina teh plačljivih. Po drugi strani pa so Google Preglednice lahko koristne pri ustvarjanju urnika, saj so brezplačne za posameznike in mala podjetja. To je preprost način za varnostno kopirajte svoj urnik brezplačno brez ročnega shranjevanja.
Pro: Enostaven za skupno rabo
Najboljši del uporabe Google Preglednic v primerjavi z drugimi programi za preglednice je ta, da omogoča skupno rabo preglednice z le nekaj kliki. Določite lahko tudi dovoljenja, tako da lahko le nekaj izbranih oseb ureja preglednico, drugi pa si jo lahko samo ogledajo. To je lahko v veliko pomoč, če naredite urnik dela na daljavo deliti s svojimi sodelavci.
Slabost: Ni obvestil za uporabnike brez dostopa za urejanje
Google Preglednice imajo prednost deljenja v realnem času, kar pomeni, da lahko gledalci v realnem času vidijo spremembe datoteke. Če pa imate samo dovoljenja za ogled, vas Preglednice ne bodo obvestile o kakršnih koli spremembah v preglednici.
Samo osebe z dostopom za urejanje lahko omogočijo e-poštna obvestila. Težavo lahko odpravite z dodatki, ki pošiljajo potisna obvestila, vendar še zdaleč ni idealno.
Slabost: pomanjkanje avtomatizacije
Z uporabo namenske programske opreme za ustvarjanje urnika vam ne bo treba ročno vnašati vseh podrobnosti. Drugi deli se samodejno posodobijo, če spremenite en del urnika.
Napredna programska oprema vas bo tudi obvestila, če pretiravate s premiki ali naredite morebitno napako. Če ste strokovnjak, lahko avtomatizacijo izvedete v Preglednicah. Vendar pa večina ljudi nima časa ali naprednega tehničnega znanja, da bi to izvedli.
Slabost: vzame več časa
Ko uporabljate preglednico, morate večino stvari vnesti ročno ali sestaviti spustne sezname. Napredna programska oprema vam prihrani veliko ročnega urejanja, saj vključuje sestavljalce urnikov povleci in spusti. Prav tako lahko pošljejo samodejno e-pošto, kadar koli pride do spremembe urnika.
Slabost: Nima sodobnih funkcij
Google Preglednice nimajo funkcij, kot so sledenje GPS, menjava prestav in upravljanje kardanske gredi. Te funkcije niso potrebne, lahko pa vam v določenih situacijah olajšajo življenje.
Učinkovito razporedite svoje življenje
Google Preglednice so le eden od mnogih načinov za načrtovanje vašega življenja in dela. Čeprav obstaja nekaj pomanjkljivosti, je zaradi dejstva, da je brezplačen in preprost za uporabo, izvedljiva možnost, zlasti če jo kombinirate z drugimi aplikacijami Google Suite, kot je Google Koledar.