Če veliko ljudi dela skupaj na preglednici projekta v skupni rabi, bi morali nastaviti nekakšen potek dela ali nadzor procesa, da boste lahko opravili stvari. Na ta način ne boste izgubili sledi o tem, kaj je bilo narejeno in kaj je treba storiti naslednje – to bo pomagalo, da bodo vsi ostali na isti strani.
Tukaj govorimo o tistih bistvenih nasvetih in najboljših praksah, ki bi jih morali upoštevati, ko sodelujete z drugimi uporabniki v Excelu ali Google Preglednicah ali podobno.
1. Dokumentirajte ključne spremembe in posodobitve
Ko sodelujete pri preglednicah, je pomembno, da spremljate, kaj se je spremenilo. Če ne boste previdni, lahko na koncu prepišete delo nekoga drugega.
Poskusite dodati komentarje ali opombe, da zabeležite spremembe, kot so razlogi za posodobitev elementa, imena urednikov, ki so izvedli spremembe, in zakaj ali kako so to storili. To lahko preprosto storite z Označite Spremembe funkcijo v skupnem delovnem zvezku. Če želite aktivirati to funkcijo, sledite spodnjim korakom:
- Pojdi do Datoteka > Možnosti > Orodna vrstica za hitri dostop. Za macOS pojdite na Excel > Nastavitve... > Trak in orodna vrstica > Orodna vrstica za hitri dostop.
- Med spustnimi možnostmi izberite Vsi ukazi.
- Izberite Označite Spremembe in izberite, ali želite orodno vrstico za hitri dostop dodati nad trak ali pod njim. Kliknite V redu.
- Ko končate, tapnite spustne filtre v Orodna vrstica za hitri dostop > Pokaži oznake ukazov. Prilagodite lahko, kako želite poudariti spremembe v vaši preglednici, tako da izberete med možnostmi v spustnem meniju.
Elemente ali zavihke v preglednici v skupni rabi lahko tudi barvno kodirate, tako da lahko preprosto vidite spremembe na prvi pogled.
2. Pravilno vnesite izvorne podatke
Med vnašanjem neobdelanih podatkov v vaše preglednice je preprosto narediti napake. Težava je v tem, da lahko, če tega ne naredite pravilno, popolnoma izkrivlja vaše rezultate in vas vodi v napačno smer.
Na srečo obstaja nekaj hitrih napotkov, s katerimi lahko zagotovite, da pravilno vnašate izvorne ali neobdelane podatke v Excelove datoteke.
- Vaši podatki morajo biti jasni in točni. Poskusite se izogibati okrajšavam, če niso nujno potrebne, in se prepričajte, da so vse oblike zapisa številk ali datumov jasne in dosledne v vaši preglednici (preglednicah).
- Poskrbite, da boste na vrhu vsakega stolpca/vrstice vključili naslov, da si bodo lahko drugi uporabniki bolje razlagali tabele.
- Po potrebi uporabite ustrezne (in pravilne) formule.
3. Uporabite kontrolnike preglednice
Z uporabo kontrolnikov preglednic lahko zmanjšate tveganje napak pri vnosu podatkov. Tukaj je nekaj orodij, ki jih lahko uporabite:
Preverjanje podatkov: Z uporabo orodja, kot je npr validacija podatkov omogoča zbiranje vnosov več uporabnikov v ustrezni obliki. Zagotavlja tudi enotnost vnosa podatkov in preprečuje nenamerne napake uporabnika. Če vnašate podatke, ki pripadajo znanemu nizu vrednosti, na primer »Da«, »Ne« ali »Ni mogoče določiti«, s temi možnostmi lahko ustvarite spustni seznam, da drugim uporabnikom omogočite izbiro s predhodno določenega seznama opcije.
Pogled lista: The Funkcija pogleda lista je še ena uporabna funkcija, ki uporabnikom preglednic omogoča ustvarjanje prilagojenih pogledov svojega delovnega zvezka in nastavijo lastne filtre za ogled informacij – ne da bi nanje vplivale spremembe delovnega lista s strani drugih uporabniki.
4. Uporabite tabele in grafikone
Priznajmo si: preglednice so na začetku precej osupljive, še posebej, če niste navajeni delati z velikimi količinami podatkov. Zato priporočamo uporabo tabel, grafikonov ali grafov za nastavitev podatkov na intuitiven način.
Medtem ko vam tabele pomagajo pri organiziranju in razvrščanju informacij, lahko uporaba grafikona ali grafa pomaga pri vizualni predstavitvi. To olajša načrtovanje trendov ali prikazovanje primerjav med različnimi skupinami spremenljivk skozi čas, tako da lahko opazite pomembna razmerja in trende v svojih vrednostih podatkov.
5. Označite pomembne vrednosti z barvami in oblikovanjem
Če besedilu in naslovom dodate barvo, lahko svoje podatke organizirate na bolj berljiv način.
Na ta način se lahko osredotočite na določene vidike podatkov, ne da bi vas vse informacije hkrati preobremenile. Uporabite lahko tudi orodja, kot je npr pogojno oblikovanje, ki vam omogoča, da označite določene celice na podlagi kriterijev, na primer, ali so znotraj določenega obsega vrednosti.
Funkcija »Zamrzni podokna« je še posebej uporabna, če morate med pomikanjem po dolgi preglednici spremljati določena področja. To lahko storite tako:
- Izberite aktivno vrstico ali stolpec.
- Pojdi na Pogled zavihek na traku in izberite Zamrzni podokna.
- V spustnem meniju izberite, ali želite zamrzniti stolpce ali vrstice.
S funkcijo hiperpovezave lahko povežete sidrno besedilo z datotekami, spletnimi stranmi ali delovnimi listi.
- Če želite to narediti, izberite celico v preglednici, ki vsebuje besedilo.
- Pojdi na Vstavi jeziček na traku.
- Na desni strani traku tapnite Povezava in izberite možnosti v levem meniju. Izberete lahko povezavo do datotek v vaši lokalni shrambi, spletno povezavo ali druge vire.
To pomaga članom vaše ekipe enostavno najti reference ali izvorne datoteke. Na primer, če so na spletni strani vašega podjetja navedeni izdelki in storitve, lahko preprosto ustvarite hiperpovezavo v celici, ki člane skupine popelje neposredno na stran, ko jo kliknejo.
Pogosto je težko vedeti, na čem delajo vaši sodelavci. Vendar pa orodja za preglednice, kot je Google Preglednice, olajšajo več urednikom skupno sodelovanje pri dokumentih v realnem času. Stransko vrstico klepeta lahko odprete tako, da tapnete oblaček ikone klepeta poleg seznama aktivnih uporabnikov.
To je priročna funkcija – razpravljate lahko o kakršnih koli težavah, na katere ste morda naleteli med delom na datotekah v skupni rabi. Omogoča vam tudi hitro medsebojno komunikacijo, če potrebujete pomoč ali pomoč pri nečem specifičnem v njihovem dokumentu.
9. Omogočite sodelavcem dostop za urejanje/ogled
Eden od prvih korakov pri sodelovanju pri preglednicah v skupni rabi je zagotavljanje, da imajo člani skupine dostop za urejanje/ogled (samo za branje). Najprej se morate prepričati, da ste omogočili skupno rabo.
Drugič, po potrebi dodajte sodelavce v svoje posamezne delovne zvezke in jim po želji omogočite dostop samo za branje ali urejanje. Prepričajte se, da imajo vsi dostop do združljivih različic datoteke, da ne bodo imeli težav s sinhronizacijo ali shranjevanjem med delom.
Pametnejše sodelovanje z lahko berljivimi preglednicami
Konec koncev je vse odvisno od komunikacije. Ko delate na skupnem projektu s skupino ljudi, je pomembno zagotoviti, da komunikacija vaše ekipe poteka čim bolj gladko.
Ti zgornji nasveti bi morali pomagati, da bodo vaše preglednice uporabniku prijaznejše in lažje berljive, tako da bo izmenjava in razlaga informacij vedno enostavna.
