Tipičen način ročnega vodenja pogodb je podpis na kos papirja in shranjevanje v omaro za datoteke. Ročni postopek je počasen in manj učinkovit pri spremljanju in sledenju oddaljenih zaposlenih.
Z delom na daljavo, ki postaja nova »normalnost« za številna podjetja, še nikoli ni bilo tako pomembno zagotoviti, da pogodbe in procesi upravljanja potekajo gladko.
Dobra stvar je, da lahko s programsko opremo za upravljanje pogodb avtomatizirate celoten življenjski cikel pogodbe od ustvarjanja prek pogajanj, podpisa in podaljšanja. Programska oprema za upravljanje pogodb ima številne prednosti. Tukaj je prvih šest.
1. Izboljša zasebnost in varnost
Eden od izzivov pri ročnem upravljanju pogodb je, da je v veliki meri odvisno od papirja. Težava s fizičnimi dokumenti je, da so bolj nagnjeni k poškodbam in izgubi. Medtem ko pri delu na daljavo obstaja tveganje za vdor v podatke, uhajanje podatkov in vdiranje, programska oprema za upravljanje pogodb odpravlja ta tveganja tako, da vam omogoča varnostno kopiranje vseh vaših dokumentov.
Programska oprema za upravljanje pogodb vam omogoča shranjevanje dokumentov v oblaku, kar pomaga zmanjšati možnosti, da bi se izgubili ali poškodovali. Programska oprema ščiti tudi občutljive pogodbene podatke pred nepooblaščenim dostopom. Orodje za upravljanje vključuje pogodbe in sporazume z različnimi nivoji dostopa, ki vam omogočajo, da narekujete, kdo lahko dostopa do določenih dokumentov, jih ureja in deli.
Na primer, sistemski skrbniki lahko konfigurirajo pravila, ki temeljijo na dovoljenjih, in se odločijo, kdo lahko dostopa do česa informacije, ne glede na to, ali se fizično nahajajo v pisarni ali delajo na daljavo kjer koli v svetu. Poleg tega nekateri programi ščitijo dokumente z uporabo dvofaktorsko avtentikacijo in najnovejše tehnologije šifriranja.
2. Prihrani čas
Ročno upravljanje pogodb je počasen in dolgotrajen proces. Pogosto vključuje pogovore iz oči v oči, podpisovanje papirnatih kopij, pošiljanje po pošti sem in tja, skeniranje in nalaganje dokumentov za skupno rabo. Prav tako boste morali ponoviti celoten postopek vsakič, ko spremenite pogodbo.
S programsko opremo za upravljanje pogodb je malo čakalne dobe za pridobitev pogodb kjer koli na svetu. Programska oprema kot Zapendova standardna možnost vam omogoča, da izkoristite njegov e-podpis, da prihranite ure pri pogodbah in sporazumih.
Pri nekaterih podjetjih se zamude začnejo med ustvarjanjem pogodbe. V tem primeru nekatera programska oprema uporablja vnaprej odobrene predloge za zagon osnutka, pa tudi standardizirane pogoje in klavzule za posebne primere uporabe.
Delavci na daljavo, ki nimajo dostopa do pogodbene dokumentacije, ponavadi zahtevajo odgovore na vprašanja, za katera so odgovorjeni v pogodbi. Zaradi tega lahko interna ekipa težko ohrani nadzor nad svojo delovno obremenitvijo.
Programska oprema za upravljanje pogodb shranjuje vse različice pogodbe v organizirani obliki. Tako lahko oddaljeni delavci dostopajo do najnovejše različice in najdejo odgovore na svoja vprašanja. Časovno potratni procesi, ki jih je mogoče avtomatizirati, vključujejo odjave, podaljšanja in nenačrtovana dejanja upravljanja pogodb.
3. Poenostavi skupno rabo in sodelovanje
Podjetja v oddaljenem delovnem okolju se lahko posvetujejo in sodelujejo s člani ekipe, ki delajo od doma ali delajo na poti med potovanjem.
Programska oprema za upravljanje pogodb v oblaku omogoča pooblaščenim uporabnikom dostop do informacij, ki jih potrebujejo, v realnem času. Omogoča vam, da se prijavite, sklenete pogodbo in sodelujete s kolegi od kjer koli na svetu.
Programska oprema ima tudi orodja za sodelovanje in komunikacijo, kot sta komentiranje in klepet z dokumenti, kar olajša pogajanja in posodabljanje pogojev v realnem času. Ta orodja omogočajo oddaljenim ekipam vnašanje podatkov, kar pomaga ustvariti avtonomno delovno silo v nadzorovanem okolju.
4. Zmanjšuje tveganje in izboljšuje skladnost
Težave, kot so neodobreni pogoji in zamujene obveznosti, lahko ogrozijo organizacijo. Na srečo lahko programska oprema za upravljanje pogodb pomaga zmanjšati tveganja z uporabo vnaprej odobrenih klavzul in orodij za revizijo pogodb.
S programsko opremo za upravljanje pogodb lahko vodstvena ekipa preveri rezultate vsake pogodbe izpolnjujejo pričakovanja in da se zaposleni na daljavo držijo pogodbe z revizijskimi orodji.
Programska oprema vam omogoča sledenje in revizijo vsakega koraka pogodbenega mejnika od koder koli, kar vam omogoča, da vsi zaposleni, vključno z oddaljenimi delavci, odgovarjajo za svoja dejanja. To pomaga izboljšati učinkovitost, hkrati pa ščiti vaše podjetje pred neskladnostjo.
Orodje vključuje tudi revizijske sledi, ki vam omogočajo ogled celotne zgodovine pogodb s samo nekaj kliki. Pooblaščeni uporabniki si lahko ogledajo, na kateri stopnji je pogodba, in njen status (aktiven, v teku, potekel itd.), kar izboljša odgovornost in skladnost.
Programsko opremo lahko uporabite tudi za analizo stanja vaših poslovnih odnosov. Programska oprema za upravljanje pogodb vključuje poročila, ki vam pomagajo oceniti raven skladnosti tretjih oseb s politikami in predpisi.
Boljša komunikacija med zaposlenimi in omogočanje dostopa celotnega podjetja do notranjih pravilnikov ustvarjata občutek vključenosti, kar omogoča večjo skladnost. To še posebej velja za zaposlene, ki delajo od doma.
5. Avtomatizira opozorila za ključne datume in rezultate
Delo z oddaljenimi ekipami poveča možnosti za zamudo rokov in priložnosti. Na srečo lahko programska oprema za upravljanje pogodb zajame ključne pogodbene datume in rezultate ter pošlje obvestila odgovorni strani.
Programska oprema za upravljanje pogodb je ena najboljših orodja za racionalizacijo delovnih procesov na daljavo. Na primer, programsko orodje za obveščanje lahko konfigurirate tako, da upravitelje opozori na pogodbe, ki jih je treba preklicati ali obnoviti, in s tem zaščititi svoje finančne interese.
Delavci na daljavo so lahko obveščeni in zgodaj začnejo delati na nalogah, kar vam daje večji nadzor nad projekti. Prav tako lahko pošljete obvestila vsem zaposlenim na daljavo glede sprememb pravilnika ali potrebe po pregledu pravilnika.
Sprožilna obvestila so ključna funkcija programske opreme za upravljanje stikov in vas lahko opozorijo, ko je podpisan pomemben del pogodbe. Poleg tega vam nekaj programske opreme omogoča nastavitev samodejnih ponavljajočih se alarmov, ki se ne ponastavijo, dokler dodeljena ekipa ne izvede pričakovanega ukrepa.
6. Centralizira podatke za večjo vidnost
Pogosta težava pri uporabi ročnega upravljanja pogodb je iskanje napačno postavljene pogodbe. S programsko opremo za upravljanje pogodb se vam ni treba zanašati na neurejene omare, ki otežujejo hitro iskanje ključnih dokumentov.
CMS v oblaku rešuje težave z zagotavljanjem osrednjega repozitorija, ki omogoča iskanje. Centralizirano vozlišče za dokumente vključuje orodja za iskanje in filtriranje, ki članom skupine, vključno z oddaljenimi delavci, zagotavljajo dostop do kritičnih informacij kadarkoli in kjer koli.
Shranjevanje vseh dokumentov v centraliziranem virtualnem repozitoriju poveča vidnost pogodbe. Omogoča vam tudi nadzor nad dostopom do pogodbene dokumentacije in ustvarja en sam vir resnice. Nekatera podjetja omogočajo članom ekipe, da si ogledajo tekoče obveznosti, rezultate, prihajajoče projekte in datume obnovitve ter pogodbeno porabo.
Poenostavite procese in poteke dela s programsko opremo za upravljanje pogodb
Upravljanje pogodb na daljavo ni ena najbolj glamuroznih nalog v organizaciji. Spremljanje in sledenje zaposlenim na daljavo je še večji izziv pri ročnem upravljanju pogodb.
Zaradi ročnih in papirnatih tehnik je proces upravljanja pogodb počasnejši in manj učinkovit. Toda z zanesljivo programsko opremo za upravljanje pogodb lahko podjetja enostavno obravnavajo pogodbe, tudi če delajo z oddaljenimi ekipami.
