Čeprav so aplikacije za produktivnost zasnovane tako, da vam omogočajo učinkovitejše delo, se včasih zdi, da delajo ravno nasprotno. To je zato, ker je ena stvar imeti na voljo izjemna orodja za produktivnost. Druga stvar pa je, da jih uporabite na način, ki vas naredi bolj produktivnega.
Vse je odvisno od tega, kako jih uporabljate. Ta članek zajema nasvete, ki vam bodo pomagali povečati svoja orodja za produktivnost.
Prvi korak k učinkovitejši uporabi vaših orodij za produktivnost je spoznanje, da ne morejo veliko narediti samostojno. Čeprav se skoraj vsaka aplikacija za produktivnost na trgu obljublja, da vam bo »olajšala« življenje, je resnica, da lahko naredijo le toliko. Nekateri se lahko ponašajo z edinstvenimi funkcijami in zmožnostmi s potencialom, da vam pomagajo narediti več v krajšem času, vendar so na koncu le pripomočki.
Če želite čim bolj izkoristiti prednosti vaših orodij za produktivnost, morate biti jasni glede svojih ciljev ter imeti veščine in sisteme za njihovo podporo. To je podobno kot fotograf, ki ima najboljšo in najbolj opremljeno kamero, vendar še vedno ne more posneti odličnih fotografij. Poznavanje tega in zmanjšanje vaših pričakovanj glede tega, kaj vam lahko pomagajo doseči orodja za produktivnost, je odlično izhodišče.
Za njihovo učinkovito uporabo potrebujete sisteme in procese, ki podpirajo vaša orodja za produktivnost. To so stebri produktivnosti, ki držijo vse skupaj in vam omogočajo, da kar najbolje izkoristite svoje aplikacije. Brez njih boste nenehno lovili najnovejšo aplikacijo za produktivnost, ki obljublja svet, vendar nikoli ne boste prišli nikamor.
Na primer, zapisovanje vseh svojih nalog v aplikacijo za seznam opravil je nesmiselno, če nimate sistema za njihovo reševanje. Eden od razlogov za to je, da ima vsaka naloga drugačno stopnjo nujnosti in pomembnosti, vsak dan pa imate le omejeno količino časa in energije. Torej, v tem primeru boste potrebovali a sistem določanja prioritet, kot je Eisenhowerjeva matrika, da vam pomaga ugotoviti, katere naloge morate najprej opraviti, in zagotovite, da boste napredovali pri stvareh, ki so najpomembnejše.
V drugih primerih boste morda potrebovali sistem, ki vam pomaga ohranjati fokus in omejiti motnje ali preklapljanje konteksta. Dodeljevanje opravil je primeren sistem produktivnosti ki lahko pri tem pomaga. Vključuje združevanje podobnih nalog in njihovo delo eno za drugo, da zmanjšate motnje in povečate svojo osredotočenost.
Skratka, cilj je najti ali nastaviti sisteme, ki podpirajo vaša orodja za produktivnost in vam pomagajo doseči želene rezultate.
Z obsežno paleto orodij za produktivnost, ki so vam na voljo na dosegu roke, je lahko izziv izbrati pravega za delo ali mamljivo uporabiti več možnosti hkrati za isto nalogo. Toda pogosteje kot ne lahko uporaba različnih orodij za produktivnost za isto stvar povzroči zmedo in vas dejansko naredi manj produktivne. Zato je ključnega pomena, da skrbno izberete pravo orodje za produktivnost, ki bo najbolje delovalo za vas glede na vaše potrebe, cilje in okoliščine.
Če želite to narediti, začnite z oceno svojih potreb in posebne naloge, ki jo poskušate doseči. Od tam raziščite, primerjajte različne možnosti in jih preizkusite (če je mogoče), da vidite, katera vam najbolj ustreza. Morda boste morali eksperimentirati z nekaj orodji, preden boste našli popolno prileganje, vendar se bo na koncu izplačalo.
Ko najdete pravo orodje, se izognite skušnjavi nenehnega iskanja najnovejše aplikacije z bleščečimi novimi funkcijami. Verjetno vam za isto nalogo ne bo treba dodati več orodij za produktivnost, ker tisto, ki ga že imate, izpolnjuje vse vaše potrebe. Tako se lahko držite svojih trenutnih orodij in se osredotočite na njihovo učinkovitejšo uporabo.
Zdaj se morate naučiti vsega, kar potrebujete za vaš trenutni komplet orodij za produktivnost. To je bistveno, če želite iz njih iztržiti največ in doseči želene rezultate. Poleg tega, ker je njihov končni namen prihranek časa, vam bo poznavanje vsakega kotička vaših orodij pomagalo, da jih boste učinkoviteje uporabljali in naredili več v krajšem času.
Na primer, če ste a Uporabnik Slacka bo s učenjem njegovih najnaprednejših funkcij olajšal potek dela, prihranite čas in naredite komunikacijo s svojo ekipo učinkovitejšo. Poleg tega lahko svoj delovni prostor Slack tudi okrepite z dodajanjem nekaj integracij.
Enako velja za uporabnike Gmaila. Učenje je največ uporabne bližnjice na tipkovnici vam bo pomagal hitreje brskati po mapi »Prejeto« in vam prihranil čas za druga bistvena opravila. Na splošno se bo, če si boste vzeli čas in se naučili učinkoviteje uporabljati svoja orodja, dolgoročno izplačalo s povečanjem vaše produktivnosti.
Ugotovili smo že, da v večini primerov za isto nalogo ne boste potrebovali več aplikacij. Vendar pa boste na običajnem delovnem mestu potrebovali različne rešitve za komunikacijo, upravljanje opravil, shranjevanje v oblaku in drugo. To pomeni, da boste izgubljali dragocen čas za nenehno preklapljanje med aplikacijami in tvegali izgubo pomembnih informacij.
Da bi se temu izognili, morate integrirati orodja za produktivnost, da bodo lahko brezhibno delovala. Na srečo najbolj priljubljena orodja za produktivnost ponujajo integracijo z obsežno paleto aplikacij, tako da lahko preprosto povežete tiste, ki jih uporabljate, in poenostavite svoj potek dela. Uporabite lahko tudi Zapier integracije za avtomatizacijo vašega delovnega poteka upravljanja opravil.
Če iščete prava orodja za svoje potrebe, lahko izberete tudi paket delovnih prostorov, ki vključuje vse, kar potrebujete na enem mestu. na primer Notion je delovni prostor vse v enem, ki združuje več funkcij, vključno z upravljanjem opravil, pisanjem zapiskov in sodelovanjem pri dokumentih na isti platformi.
6. Prilagodite svoja obvestila
Nazadnje, a enako pomembno, morate skrbno upravljati svoja obvestila, da se izognete motnjam in se osredotočite na svoje delo. Privzeto je večina aplikacij nastavljenih tako, da pošiljajo obvestila za vse, kar lahko hitro postane preobremenjeno in oteži koncentracijo.
Najprej določite, katera obvestila so za vas pomembna in kako pogosto jih želite prejemati. Nato lahko odprete nastavitve aplikacije in natančno prilagodite nastavitve obvestil, da ustrezajo vašim potrebam. Včasih, ko delate na dolgočasnem opravilu, ki zahteva globoko osredotočenost, lahko onemogočite vsa obvestila, da ostanete osredotočeni.
Orodja za produktivnost vam lahko pomagajo doseči več v krajšem času, vendar le, če jih uporabljate na pravi način. S tako številnimi možnostmi, ki so na voljo na trgu, se je enostavno ujeti v sindrom bleščeče nove aplikacije in izgubiti sled svojih potreb in ciljev.
Ključno je, da ste strateški pri svojem naboru orodij za produktivnost in uporabite samo orodja, ki ustrezajo vašim specifičnim potrebam. Nasveti, ki smo jih delili zgoraj, vam bodo pomagali pri tem in dvigniti svojo produktivnost na višjo raven.
