Začeti na novo z novo programsko opremo za upravljanje projektov je projekt sam po sebi. Vsak je drugačen od naslednjega, zato se boste morda poleg tega, da poskušate načrtovati vse svoje projekte, spopadati s krivuljo učenja. Lahko je ogromno.

Vsem pa je skupno, da lahko načrtovanje vnaprej pomaga pri nemotenem prehodu. Poleg tega se boste pripravili tako, da boste ohranili čist in dosleden delovni prostor. Preberite, če želite izvedeti, katere korake lahko naredite, ko začnete z novo programsko opremo za upravljanje projektov.

Odločitev, kako želite uporabljati programsko opremo za upravljanje projektov

Preden nastavite programsko opremo, potrebujete načrt, kako jo želite uporabljati. Za začetek vam bo pomagalo vedeti, kdo bo uporabljal račun in vrste projektnih desk.

S kom boste delali?

Bo še kdo na računu? Kdo so in kakšne so njihove vloge? Raven zasebnosti in dovoljenj, ki jih lahko nastavite za svojo ekipo, se razlikujejo glede na to, katero uporabljate, in stopnjo, na katero ste naročeni. Zato je dobro, da vnaprej načrtujete, še preden izberete enega, kdo uporablja račun in do česa mu želite omogočiti dostop.

Na primer, osebne različice Notiona se zelo razlikujejo od Ekipa račun, lahko pa sodelujete s katerim koli. Osebne ponujajo strani, ki se začnejo zasebne in vam omogočajo, da povabite goste, medtem ko ekipa račun odklene delovne prostore za sodelovanje, ki vam omogočajo, da jih delite s celotno organizacijo stran.

V svoji organizaciji boste želeli razmisliti tudi o tem, komu želite dati skrbniška dovoljenja. Poleg tega, če vaša programska oprema omogoča gostom, lahko določite, ali je souporaba projektne plošče s strankami, izvajalci ali drugimi zunaj vašega delovnega mesta potrebna ali ne.

Kakšne vrste projektnih plošč boste uporabili?

V programski opremi za upravljanje projektov lahko naredite več kot le ustvarjanje preprostih načrtov projektov. Lahko tudi:

  • Ustvarite plošče z zahtevami za projekte, kjer lahko vi in ​​vaši sodelavci delegirate različna opravila ali prosite za pomoč. ClickUp je odlična programska oprema za izdelavo, vendar jih lahko vgradite v katero koli programsko opremo za upravljanje projektov.
  • Opišite tekoči potek dela od začetka do konca, da dobite hiter pregled nad tem, v katerih korakih so projekti.
  • Nastavite odprto tablo za naloge, kjer se lahko vi in ​​vaši sodelavci razporedite po razpoložljivih opravilih.

Odločanje, kako organizirati programsko opremo za upravljanje projektov

Zdaj, ko veste, s kom delate in vrste projektnih plošč, ki jih boste uporabljali, se morate odločiti, kako želite organizirati račun.

Kako boste to naredili, je res stvar preferenc, vendar vam bo pri odločitvi pomagalo tudi število ljudi, s katerimi delate. Projektne plošče lahko organizirate na veliko načinov, na primer z:

  • Stranka
  • Projekt
  • Oddelek
  • Ekipa

Uporabite lahko celo kombinacijo zgoraj naštetega. Če pa delate z velikim podjetjem, bo organiziranje po oddelkih ali skupinah poenostavilo iskanje projektov in nalog za vse.

Ko razvrščate elemente, se želite izogniti prekomernemu zapletanju imen svojih nalog, projektov, plošč in map. Vi in vaši sodelavci boste hitro našli tisto, kar potrebujete, če boste stvari čim bolj poenostavili.

To še posebej velja za podmape. Če orodje, ki ga uporabljate, ponuja podmape, se pred ustvarjanjem vprašajte, ali je res potrebno, in če je tako, določite optimalno ime, ko ga drugi iščejo. Vključitev niza majhnih, praznih ali napačno označenih map bo samo povzročila zmedo.

Pomislite na to skoraj kot na mape z datotekami v računalniku. Želite najti tisto, kar iščete, v čim manj klikih.

Dodajanje nalog programski opremi za upravljanje projektov

Ko določite, kako želite organizirati svoje naloge in projekte, jih lahko začnete načrtovati. Prvič, koristno je, če naredite seznam tekočih projektov in jih razdelite na akcijske elemente. To lahko storite na papirju ali v programski opremi za obdelavo besedil – katera metoda vam najbolj ustreza.

Držanje trenutnih projektov bo pripomoglo k poenostavitvi postopka. Ustvarjajte plošče in opravila samo za projekte, na katerih trenutno delate ali jih čakate, namesto da vključite zastarele ali ogradne podatke.

Bodite prepričani, da svoje projektne plošče ustrezno poimenujete in v njih vključite samo sorodna opravila. Ta hierarhija vam bo pomagala hitreje najti podrobnosti in vam in vašim sodelavcem omogočila hiter pregled stanja projekta.

Na primer, če razvijate novo spletno mesto za izdelek, bi ustvarili projektno tablo in jo poimenovali nekako kot Spletna stran izdelka. Nato bi kot naloge navedli vse elemente dejanj, ki sestavljajo spletno mesto. Torej, stvari, kot so izbira imena domene, nastavitev gostovanja, oblikovanje žičnih okvirjev in tako naprej.

Če sistem za dodajanje projektov in nalog ohranjate dosledno, je manj verjetno, da boste morali porabiti čas za razvrščanje ali reorganizacijo.

Čemu se je treba izogibati pri nastavljanju programske opreme za upravljanje projektov

Nekatere stvari, ki se jim želite izogniti pri nastavljanju nove programske opreme za upravljanje projektov, so:

  • Narediti vse naenkrat— začnite z majhnim seznamom trenutnih projektov, da se izognete preobremenjenosti ali neredu vašega delovnega prostora.
  • Uporaba vsake funkcije— še posebej, če gre za plačan račun, morda mislite, da želite zaslužiti svoj denar. Vendar pa obstaja veliko stvari, ki prihajajo s programsko opremo za upravljanje projektov, ki lahko le ovirajo. Predhodno raziskovanje izdelka je ena izmed kako se izogniti utrujenosti funkcij.
  • Preveč zapleteni projekti— pri načrtovanju projektov uporabite pristop manj je več. Na primer, veliko programske opreme za upravljanje projektov ponuja manj vidna podopravila, ki jih lahko ugnezdite v večja. Vendar pa je morda dolgočasno za vas, da naštevate korake v nalogi in da jih vaš sodelavec označi.

Začnite uporabljati programsko opremo za upravljanje projektov

Začetek z novo programsko opremo za upravljanje projektov je manj naporen, če malo načrtujete vnaprej in začnete z majhnim. Namesto, da bi ga sestavljali z zastarelimi projekti ali informacijami o nadomestnih mestih, ustvarite elemente sproti in ohranite dosleden sistem poimenovanja za opravila, projekte in mape.

Ne pozabite, da je preprosto. Manj klikov potrebujete, da najdete tisto, kar potrebujete, tem bolje.