Sodelovanje s svojimi sodelavci bi moralo biti preprosto, saj bi jih lahko dosegli na veliko načinov. Toda včasih uporaba več komunikacijskih orodij lahko postane velika in uporaba napačnega lahko ovira pogovor.

Kdaj je torej najučinkoviteje napisati e-pošto, poslati sporočilo ali uporabiti programsko opremo za upravljanje projektov? Preberite, če želite izvedeti, katero komunikacijsko orodje je idealno za vašo razpravo.

Kdaj poslati e-pošto

Če imate veliko informacij za povzetek in podrobnosti, ki jih želite vključiti v svoje sporočilo, je pošiljanje e-pošte idealna možnost. To je tudi najboljša pot za zahteve.

Ker je e-poštni pogovor običajno počasnejši kot pogovor v aplikaciji za sporočila, daje prejemniku več časa za premislek o informacijah. Po potrebi lahko sedijo z njim in podajo premišljen odgovor, ko so pripravljeni.

Čeprav je običajno misliti, da vaši sodelavci ne bodo cenili dolgih e-poštnih sporočil, obstajajo na veliko načinov za oblikovanje dolgih e-poštnih sporočil tako da pomembne informacije izstopajo. Nikakor ne želite pisati romana, vendar vam e-pošta omogoča, da predstavite vse informacije naenkrat, v mediju, ki se zdi manj nujen.

Samo pomislite na svoje želje. Ali bi raje prejeli eno dolgo, a natančno e-pošto, za katero menite, da imate čas, da razmislite, ali prejmete dolgo sporočilo Slacka, medtem ko se poskušate osredotočiti na druge projekte?

Poleg tega, da se počutite manj hitre, je e-poštna sporočila hitreje najti in napotiti pozneje, jih je enostavno posredovati nekomu drugemu in enostavno je vključiti druge osebe zunaj svojega delovnega mesta. Prav tako daje vašemu sporočilu večjo formalnost prek Slacka ali podobne aplikacije. Nekatere situacije, kjer je e-pošta verjetno idealna, so:

  • Povzetek dogodka, poročila, projekta ali povratnih informacij.
  • Oddaja zahteve.
  • Pošiljanje karkoli uradnega.
  • Vključno z nekom izven vašega delovnega mesta.
  • Karkoli daljšega ali pomembnega – še posebej, če se bo moral prejemnik na to sklicevati pozneje.

Kdaj poslati sporočilo

Orodja za sporočanje, kot je Slack, vam bodo verjetno prinesla hitrejši odgovor kot e-pošta. To je odličen kraj za postavljanje preprostih vprašanj, hitro prijavo s sodelavci in izmenjavo idej.

Čeprav so včasih hitri odgovori tisto, kar potrebujete, je pomembno upoštevati, da boste morali svoja vprašanja poenostaviti, da se to zgodi. Zaradi hitrih odzivov, značilnih za aplikacijo, prejemniki zlahka spregledajo podrobnosti ali celotna sporočila, zlasti v hrupnem kanalu ali delovnem prostoru.

To lahko privede do daljših pogovorov ali pomembnih posodobitev, ki ostanejo neopaženi – še posebej, če je kanal tako zaseden, da so ga vaši sodelavci izklopili.

Uporaba omemb v Slacku lahko nekoliko pomaga pri usmerjanju pogovorov v skupinah ali kanalih, vendar je najbolje, da so vaša sporočila kratka in jedrna. Če ne zmorete in je Slack najljubše mesto vaše ekipe, poskusite uporabiti zaporedne točke za povzetek. Pri pošiljanju sporočila razmislite tudi o tem, ali imate čas za pogovor. Vaš sodelavec bo morda hitro odgovoril, poiskal pojasnila ali postavil vprašanja.

Če se pogovor v Slacku zavleče, ker so stvari nejasne, bo morda hitreje poklicati svojega sodelavca po telefonu ali uporabiti Slackovo orodje za kramljanje samo z glasom Razčistiti. Slack zagotovo ni edino razpoložljivo orodje za sporočanje, a če želite stvari poenostaviti, je najbolje izbrati eno aplikacijo, ki jo bodo uporabljali vsi v vaši organizaciji.

Poleg tega, če želite, da stvari ostanejo profesionalne, se izogibajte uporabi osebnih aplikacij, kot je Facebook Messenger ali pošiljanja sporočil. Nekatere situacije, v katerih je aplikacija za sporočanje idealna, so:

  • Hitra vprašanja.
  • Deljenje idej in sodelovanje.
  • Pošiljanje hitrih posodobitev.
  • Objavljanje – v ustreznem kanalu.

Kdaj uporabiti programsko opremo za upravljanje projektov

Včasih je idealno uporabiti komunikacijska orodja v programski opremi za upravljanje projektov, kot je ClickUp. Največja prednost tega početja je, da vi in ​​vaši sodelavci bodo porabili manj časa za komunikacijo, pa tudi za iskanje delčkov informacij v vaših nabiralnikih, sporočilih in kjer koli drugje, o čemer razpravljate delo.

Z uporabo ClickUp lahko na enem mestu obdržite vse, kar je povezano z opravili ali projekti.

Razdelek za komentarje na kartici opravil v ClickUp vam omogoča, da svojim sodelavcem pošljete vprašanja ali pojasnila. Tukaj lahko označite druge, dodelite komentarje in priložite spremne dokumente.

Prav tako lahko delite nalogo ali projekt tako, da izpolnite ustrezne podatke in dodelite nekoga drugega v sam projekt ali kot opazovalca. Prepričajte se, da uporabite razdelek z opisi, da dodate več podrobnosti – podobno kot e-poštno sporočilo.

Poleg tega lahko ustvarite tablo z zahtevo projekta znotraj ClickUp kot način, da si vi in ​​vaša ekipa hitro dodelite naloge in prosite za pomoč. Nekaj ​​situacij, kjer je komunikacija s programsko opremo za vodenje projektov idealna:

  • Če želite postaviti vprašanje, specifično za projekt.
  • Če želite deliti komentar, idejo ali predlog, specifičen za projekt.
  • Imate nalogo, ki jo želite prenesti na nekoga drugega.
  • Imate dokazila, ki bodo v pomoč pri projektu.

Drugi nasveti za učinkovito komunikacijo

Ne glede na to, kateri medij izberete, je tukaj seznam več nasvetov, ki vam bodo pomagali pri učinkoviti komunikaciji:

  • Pošlji vse naenkrat—če imate novice, povratne informacije, posodobitev ali res karkoli za povedati, jih pošljite naenkrat in ne po delih naenkrat. Ohranjanje vsega skupaj pomaga omejiti obvestila – in odvračanje pozornosti ali pričakovanje, ki pride po tem, ko nekdo pošlje sporočilo »hej«.
  • Uporabite teme in kanale— ne samo, da vam bo ohranjanje ustreznih zadev in kanalov pomagalo dobiti odgovore, ki jih iščete, ampak boste lahko vi in ​​vaši sodelavci informacije našli tudi pozneje.
  • Držite se ene metode— če prejmete e-pošto, odgovorite po e-pošti. Če je sporočilo, odgovorite v isti aplikaciji. Če ostanete dosledni, bodo vaši pogovori dostopni in organizirani.

Poenostavite komunikacijo in povečajte svojo produktivnost

Medtem ko imate toliko komunikacijskih orodij na dosegu roke, je pogovor s sodelavci priročen, včasih uporaba napačnega lahko postane ovira. Če imate veliko za povedati, je e-pošta najboljša izbira. Če želite biti hitri in točni, uporabite messenger, kot je Slack.

Navsezadnje, če se vaša misel ali ideja nanaša na nalogo, naredite sebi in svojim sodelavcem uslugo, tako da jo delite v programski opremi za upravljanje projektov v okviru ustrezne naloge. Med izvajanjem pogovora razmislite tudi o tem, kako ga boste vi in ​​vaši sodelavci našli pozneje, če bo potrebno.