Evernote je idealno orodje za ustvarjanje in upravljanje zapiskov s sestankov. Za uspešno srečanje so bistveni trije elementi. Priprava na sestanek, organizirano beleženje in spremljanje sestanka so vsi predpogoji za dober sestanek. Zaradi funkcij Evernote je vse tri enostavno narediti.
Ustvarite zapisek sestanka v Evernoteu
Evernote vam to omogoča povežite Google Koledar s svojim računom. V pogledu Domov v aplikaciji so vaši prihodnji sestanki vidni na prvi pogled.
Opomba: Za povezavo vašega koledarja je potrebna naročnina Personal, Professional ali Teams.
Če želite ustvariti novo beležko sestanka, začnite z dogodkom sestanka v koledarju. Nato na domači strani Evernote kliknite ikono poleg dogodka sestanka v koledarskem pripomočku. Na koncu kliknite Ustvari opombo za dogodek.
Evernote ustvari povezan zapisek, do katerega lahko dostopate z enim klikom. Opomba vključuje povezavo do dogodka v Google koledarju z vsemi podrobnostmi sestanka. Nova beležka je vnaprej oblikovana z idealno strukturo za zapiske sestankov. Obstajajo razdelki za beleženje nalog za kasnejše nadaljnje ukrepanje in razdelek za beleženje.
Evernote ima funkcijo za povezavo vsega ustreznega podpornega gradiva z zapiskom sestanka. Vaše referenčno gradivo ni nikoli več kot en klik stran. Navsezadnje je čas preveč dragocen, da bi ga zapravljali za iskanje datotek in dokumentov, ko ste na sestanku.
Kliknite ali tapnite dogodek sestanka v pripomočku koledarja, da povežete datoteko ali dokument. Izberite Opombe s povezavami. Izberite opombe, ki so pomembne za vaše srečanje.
Zdaj boste imeli tisto, kar potrebujete, ne da bi med sestankom izgubljali dragoceni čas.
Nastavite opomnike za obvestila o sestankih
Ste že kdaj zamudili sestanek, ker ste potrebovali opomnik? Rešitev je implementacija opomnikov v Nastavitve koledarja.
Nastavitve koledarja vam omogočajo, da določite vrsto obvestil, ki jih prejemate. Na primer, lahko prejmete opomnik pred začetkom sestanka, ob začetku ali po koncu sestanka. Poleg tega vas lahko Evernote opomni, da si zapisujete ali pregledate svoje zapiske.
Če želite nastaviti opomnik, kliknite dogodek v koledarju. Nato izberite Več gumb možnosti (tri pike) v zgornjem desnem kotu koledarskega pripomočka. Nato izberite Nastavitve koledarja... (tri pike).
Nastavitve lahko prilagodite za dve možnosti: Opomni me, naj delam zapiske oz Opomni me, da odprem zapiske. Prvi je za dogodke, ki nimajo povezane opombe. Slednje je za dogodke, ki že imajo povezano opombo.
V Evernoteu naredite zapiske za organizirane sestanke
Vnaprej oblikovana beležka sestanka je idealna za zajemanje pomembnih informacij med sestankom. Obstajajo razdelki za zajemanje nalog in nestrukturirane zapiske.
Funkcija nalog v Evernoteu pojasnjuje tri ključne elemente za uspeh sestanka. Odvisno je od odgovora na tri vprašanja: "Kdo kaj počne do kdaj?"
- Katere so izvedljive naloge?
- Kdo bo opravil naloge?
- Kdaj je rok za dokončanje nalog?
Evernote poenostavi upravljanje nalog, saj vam omogoča zajemanje nalog v realnem času. Če sledite nasvetom v naših vodnik za izbiro spletnega upravljanja opravilr, Evernote velja za najboljšo aplikacijo za produktivnost. Dodate lahko tudi rok in nalogo dodelite sebi ali članu ekipe. Do konca sestanka imate organiziran seznam opravil z vprašanji o tem, kdo, kaj in kdaj.
Razdelek Opombe je kraj za beleženje pomembnih informacij, posebnih navodil ali idej s sestanka. Če jih zapišete, zagotovite, da ne boste izgubili ključnih rezultatov sestanka.
Evernote olajša nadaljevanje sestanka
Uspešni sestanki vključujejo nadaljnja dejanja z roki. Evernote naredi vsako načrtovanje po sestanku neboleče.
Uporabite naloge za ukrepanje po srečanju
Organizirani zapiski sestankov naredijo vaše naslednje korake enostavne in očitne. Vaše dodeljene naloge so v beležki in čakajo na vaše dejanje. Če vodite ekipo, imate eno referenco za naloge, dodeljene drugim.
Nihče se ne želi pojaviti na sestanku, da bi ugotovil, da so ti bistveni predmeti ostali neurejeni zaradi pomanjkanja komunikacije. Dobro organizirani zapiski sestankov ustvarjajo jasnost, dogovor in odgovornost za posameznike, ekipo ali organizacijo. Funkcije Evernote ga naredijo idealnega aplikacijo za določanje prioritet in upravljanje nalog.
Izboljšajte komunikacijo s svojo ekipo z deljenjem zapiskov s sestanka
Zapisek lahko delite s tistimi, ki so se udeležili sestanka.
V zgornjem desnem kotu zapiska o sestanku kliknite Deliti. Odpre se pogovorno okno za skupno rabo s tremi možnostmi za skupno rabo zapiska. Možnosti vam omogočajo, da nekomu omogočite, da si jih ogleda v Evernoteu, si jih ogleda prek javne povezave v spletnem brskalniku ali kot kopijo v e-pošti.
- Povabi nekoga. Uporabite to funkcijo za skupno rabo z drugim uporabnikom Evernote. V polje Povabi nekoga vnesite enega ali več e-poštnih naslovov, nastavite raven dovoljenja in kliknite Pošlji vabilo.
- Povezava za skupno rabo. S to funkcijo delite zapisek z uporabnikom, ki ni uporabnik Evernote. Vsaka opomba ima edinstven URL, ki ga lahko kopirate in prilepite, da ga delite s komer koli, tudi če ta oseba ni uporabnik Evernote. Preklopi Povezava za skupno rabo da ga omogočite. Nato kopirajte povezavo in jo delite s komer koli.
- Pošljite kopijo po e-pošti. Kopijo zapiska z vsebino zapiska v telesu e-pošte lahko pošljete po e-pošti. Kliknite Pošljite kopijo po e-pošti, nato dodajte enega ali več e-poštnih naslovov. Kliknite Pošlji.
Če delite zapiske s sestanka, ostanejo vsi na isti strani. Na naslednjem sestanku je jasen zapis za vsak rezultat. Vsaka oseba se zaveda svojih obveznosti z rokom. Zaradi jasnosti je izvedba učinkovitejša.
Evernote je odlična rešitev za upravljanje zapiskov s sestankov
Evernote je aplikacija za več platform. Deluje na Mac, Windows, Linux in spletnem brskalniku. Funkcije in prednosti Evernotea lahko pomagajo ekipi odpraviti trenja, zajeti vse podrobnosti in poenostaviti sestanke.