Zoho mail je varna e-poštna storitev z zajamčeno zasebnostjo in brez oglasov. Ponuja zbirko e-pošte, bogato s funkcijami, zaradi česar je idealna za primere osebne in poslovne uporabe. Če ste uporabljali Gmail in želite preklopiti na Zoho Mail, boste videli vrsto nastavitev, ki bi lahko bile zmedene.
Prilagodite lahko izkušnjo gledanja, sestavljate e-pošto, organizirate e-pošto s filtri, hitro ukrepate s prilogo, upravljate sezname neželene pošte in celo uvozite ali izvozite e-pošto kot EML. Pokazali vam bomo, kako konfigurirate pošto Zoho in nemoteno preklopite z Gmaila.
Koraki, ki jih je treba izvesti pred konfiguracijo Zoho Mail
Preden prilagodite Zoho pošto, se prepričajte, da ste pravilno preslikali domeno po meri v zapis MX in konfigurirali parametre SPF/DKIM za prepreči ponarejanje e-pošte. Preberite naš vodnik naprej selitev iz Gmaila v pošto Zoho z vašo domeno po meri in dokončajte postopek.
Ko preklopite na drugo e-poštno storitev, bi morali ponudniki bančništva, kreditne kartice, obračunavanja, zavarovanja in drugih storitev poznati vaš posodobljen e-poštni naslov za namene komunikacije.
Selitev je počasen proces, vendar boste na dolgi rok lahko združili pomembna e-poštna sporočila na enem mestu. Prav tako je dobro razmisliti nastavitev samodejnega posredovanja v Gmailu, samo da ujamete vse storitve, ki ste jih zamudili.
Sestavljanje e-pošte v Zoho Mail
Zoho mail vam ponuja izčrpen komplet orodij za sestavljanje e-pošte. Kliknite na Nova pošta gumb v levem podoknu, da ga odprete Skladatelj. Okno skladatelja se privzeto odpre v novem zavihku (Nastavitve > Sestavi > Odpri novo sporočilo v), lahko pa uporabite vgrajeno (posnema funkcijo Gmaila) ali novo okno.
Tako kot Gmail ima Zoho bogate možnosti oblikovanja za oblikovanje vašega e-poštnega sporočila. Obstaja možnost vstavljanja tabel (kar Gmailu manjka) z nastavljivimi možnostmi širine in robov. E-poštna sporočila lahko celo priložite odhodnim e-poštnim sporočilom (kot EML) z uporabo povleci in spusti in se sklicujete na starejša sporočila, ne da bi jih ponovno pisali.
Če želite prilagoditi nastavitve skladatelja, pojdite na Nastavitve > Sestavi in si oglejte celoten nabor možnosti. Spremenite lahko želeno smer besedila, prilagodite pisave, samodejno dodate prejemnike v stike in preverite, ali so v sporočilu morebitne črkovalne napake.
Dodajte velike priloge e-poštnim sporočilom v Zoho Mail
Gmail dovoljuje priloge z največjo velikostjo datoteke do 25 MB. Z Zoho pošto lahko pošiljate velike datoteke vašim prejemnikom preko e-pošte. Velikost priloge je odvisna od naročniškega načrta. Razlikuje se od 250 MB pri načrtu Mail Lite do 1 GB pri Mail Premium.
Pošta pretvori te priloge v povezave in jih pošlje prejemniku(-em). Če želite isto datoteko poslati različnim prejemnikom, izberite datoteko med Moja priloga > Ogromne priloge in ga ponovno pošlji. Za vsako prilogo lahko nastavite dovoljenja za dostop.
Omejen dostop je primeren za pošiljanje prilog drugim uporabnikom Zohoja ali tistim s povezanimi računi. Z javnim dostopom lahko z varno in edinstveno povezavo pošiljate velike datoteke vsem. Privzeto imajo vse priloge Omejen dostop. Kliknite to možnost, da jo naredite Javno in ustvarite povezavo za prilogo.
Kako načrtovati e-pošto v Zoho Mailu
Možnost »Pošlji pozneje« Zoho pošte vam omogoča, da nastavite urnik po meri (datum/čas) za vašo e-pošto. Čeprav je ta funkcija vgrajena tudi v Gmail, ima Zoho možnost nastavitve ponavljajočih se e-poštnih sporočil v rednih intervalih.
Narišite svoj e-poštni naslov kot običajno in kliknite Pošlji pozneje. Izberite Zavihek Urnik in izberite datum in uro.
Če želite nastaviti ponavljajočo se e-pošto, ponovite zgornji postopek in kliknite Ponavljajoči se zavihek. Izberite pogostost (dnevno ali tedensko, končni datum in časovni pas, če obstaja. Uporabne so, ko želite svojim strankam poslati opomnike v zvezi z računi.
Kako preložiti e-pošto v Zoho Mail
Prišlo bo nekaj pomembnih e-poštnih sporočil, na katera ne morete odgovoriti takoj, vendar jih boste morali pozneje. Funkcija dremeža v pošti Zoho shrani vašo e-pošto v ločeno mapo »Preloženo« in po določenem časovnem intervalu vaše sporočilo vrne nazaj v izvirno mapo.
Izberite e-poštno sporočilo, ki ga želite preložiti, in kliknite Dremež ikono v zgornjem meniju. Izberite trajanje ali izberite datum in uro po meri. Izbrana e-pošta se bo premaknila iz izvirnika v naslov Preloženo mapo.
Branje e-pošte v Zoho Mail
Včasih boste morda želeli videti e-pošto od pošiljatelja, ki ste ga prejeli pred nekaj dnevi ali tedni. Namesto pomikanja po e-poštnem seznamu lahko Zoho mail navaja e-poštna sporočila določenega pošiljatelja ali teme.
Z desno tipko miške kliknite e-poštno sporočilo in izberite Seznam e-poštnih sporočil tega pošiljatelja oz Seznam e-poštnih sporočil s to temo. Lahko celo prilagodite polja svojega e-poštnega seznama, kot so zastavica, priloga, število komentarjev, velikost in drugo.
Prilagodite možnosti postavitve in pogleda v Zoho Mail
Privzeto so e-poštna sporočila navedena v pogledu »Klasični«. Če želite prilagoditi to vedenje, kliknite Spremeni pogled ikono in izberite pogled »Kompakten ali Super kompakten«. V vsakem pogledu se velik razmik med e-poštnimi sporočili zmanjša in navede več e-poštnih sporočil.
Ko izberete katero koli e-pošto, se odpre v Navpični predogled privzeti način. Pojdi do Nastavitve > Možnosti pogleda pošte in izberite Horizontalni predogled da si ogledate svojo e-pošto pod e-poštnim seznamom. Ali pa izberite Nov zavihek da si jih ogledate v novem zavihku.
Ali Zoho Mail ponuja pogled na pogovor?
V Gmailu, ko ljudje odgovorijo na e-poštno sporočilo, združi odgovore v pogledu pogovora z najnovejšo pošto na dnu.
Zoho mail zloži celoten pogovor v drevesni pogled s podrobnostmi pošiljatelja, časovnico, mapami, prilogami in drugim, ne da bi e-poštno sporočilo sploh odprlo. Poleg tega lahko razvrstite nit pogovora (Nastavitve > Pogovor) z najnovejšo ali najstarejšo pošto na vrhu.
Ogled in upravljanje prilog v Zoho Mail
Ena največjih pomanjkljivosti Gmaila je pomanjkanje nadzorne plošče za ogled/upravljanje prilog. Medtem ko lahko poiščite sporočila s prilogami z iskalnimi operaterji Gmail, potrebno je malo vaje. Zoho mail ponuja centralizirano nadzorno ploščo za ogled prilog (bodisi poslanih vam ali dodanih v druge aplikacije Zoho) na enem mestu.
Kliknite na Pregledovalnik prilog ikono, da vidite svoje datoteke, ki so lepo razvrščene glede na njihove vrste datotek. Izberite katero koli sličico, da si jih ogledate ali hitro ukrepate na prilogah. Kliknite Odprite Povezano e-pošto da odprete e-poštno sporočilo, povezano z vašo prilogo, priložite in pošljite novo e-pošto ali ga dodajte v beležko ali opravilo.
Spremljanje pomembnih e-poštnih sporočil v Zoho Mail
Pogosto moramo spremljati e-pošto, ne glede na odgovor. Zoho Mail ima vgrajeno možnost dodajanja opomnika v vaša e-poštna sporočila. Narišite svoj e-poštni naslov in kliknite Ikona ure.
Nastavite lahko določen čas, da vas opomni na e-pošto, ne glede na to, ali prejmete odgovor ali ne. Ali pa nastavite rok in če nihče ne odgovori na e-pošto, boste o tem obveščeni, ko se rok izteče. Zoho mail vas lahko opomni na pošto prek obvestil ali e-pošte.
Na enak način lahko nastavite opomnik za dohodno e-pošto. Izberite e-poštni naslov, ki mu želite dodati opomnik, nato kliknite Več možnosti > Opomnik. Izberite želeno možnost in nadaljujte. Namenjen Nastavitve > Prednastavitev da prilagodite možnost alarma glede na želene čase.
Organizirajte e-pošto v Zoho Mail
Filtri v pošti Zoho vam pomagajo samodejno organizirati dohodno/odhodno e-pošto. Tako kot Gmail lahko nastavite pogoje in ukrepate za te pogoje. Toda v Zohoju lahko uporabite operator IN/ALI, da določite, ali je treba upoštevati katerega koli ali vse pogoje.
Za začetek pojdite na Nastavitve > Filtri in ustvarite nov filter. Zdaj nastavite vrsto pogoja (kombinacija pogojev v IN/ALI), pogoje (Od, Zadeva, Za, Kp, Skp, Vrsta priloge) in dejanja (Premakni v mapo, Označi kot, Posreduj e-pošto v, Izbriši e-pošto).
V Gmailu uporabljamo »Oznake« za organiziranje sporočil. V Zoho lahko ustvarite več map na različnih ravneh, da organizirate ali upravljate e-pošto. Kliknite znak (+) poleg mape ustvarite mapo in izberite njeno lokacijo. Poleg tega lahko ustvarite oznake (Izberite e-poštni naslov > Označi kot), da jih še dodatno organiziramo glede na projekt, določeno ekipo, stranke in drugo.
Integracija Zoho Mail s storitvami tretjih oseb
Zoho mail ima odlično integracijo z zunanjimi in notranjimi aplikacijami, ki dopolnjujejo vaš potek dela. Notranje so aplikacije Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), zunanje pa se integrirajo s pošto prek API-ja, ki ga zagotavljajo aplikacije tretjih oseb. Če si želite ogledati, katere integracije so na voljo, pojdite na Nastavitve > Integracije.
Kliknite Pojdite na Marketplace in izberite svoje najljubše aplikacije. Nekateri priljubljeni so Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting in Integrately. Pojdite na stran z razširitvijo in jo aktivirajte. Nato se vrnite v razdelek Integracije in preklopite Omogoči gumb.
Zdaj, ko je Zoho Mail konfiguriran, poskusite premagati svojo odvisnost od e-pošte
Zoho Mail je odlična alternativa Gmailu. Stran z nastavitvami pošte je nerodna/težka za krmarjenje in potrebuje čas, da se navadite nanjo, a če ste sledili postopku, lahko začnete uporabljati Zoho pošto v nekaj trenutkih.
Eden pogostih trendov, ki jih danes opazimo pri ljudeh, je preverjanje e-pošte vsakih nekaj minut. Čeprav se zdi ta obsesivna navada preverjanja nabiralnika neškodljiva, lahko negativno vpliva na vaše počutje in produktivnost. Če želite izvedeti več, preberite naš vodnik in poiščite načine za premagovanje odvisnosti od e-pošte.
