Vodenje porazdeljene ekipe je lahko izziv. Kako zagotavljate sodelovanje, če imate člane ekipe v različnih časovnih pasovih? In ali imajo vsi sredstva, ki jih potrebujejo za produktivno delo in doseganje ciljev vaše ekipe?

Čeprav je pri upravljanju oddaljene delovne sile veliko razmišljanja, je mogoče številne izzive ublažiti, če uporabljate sistem za vodenje projektov monday.com, da ostanete povezani. Ker pa je to platforma z neštetimi možnostmi, je koristno poznati nekaj najboljših praks, tako da bo vaša oddaljena ekipa uspevala, kjer koli ima sedež. Tukaj je osem najboljših.

1. Upravljanje urnika vaše ekipe

Oddaljeni zaposleni so lahko v različnih časovnih pasovih, zaradi česar je težko slediti, kdo je na spletu in ob katerem času. Tudi za tiste, ki imajo sedež lokalno, lepota dela na daljavo pomeni, da se člani vaše ekipe morda raje prijavijo, ko se počutijo najbolj produktivne. Nekateri so lahko nočne sove, drugi pa lahko zgodaj vstanejo in začnejo delati, preden sonce zaide.

Namesto da bi se zanašali na kalkulatorje časovnih pasov ali poskušali slediti urnikom vseh v glavi, uporabite

ponedeljek da vse to preslikam črno-belo. Uporabite razdelek za posodobitev svojega tedenskega urnika, da zabeležite odsotnosti ali zahtevate spremembe izmene.

2. Uporabite imenik podjetij

Glede na velikost vaše organizacije imate morda na stotine ali celo tisoče zaposlenih, ki delajo na različnih lokacijah. Nastavite imenik podjetja, da bodo vsi v stiku in sodelujte na monday.com.

Člane ekipe boste dodali glede na njihovo vlogo, nato pa dodali stolpec za prikaz njihove slike profila, kontaktnih podatkov in lokalnega časovnega pasu. Še bolje, kliknite na pogled zemljevida, da si ogledate njihovo globalno lokacijo.

3. Organiziranje srečanj

Oddaljeni video sestanki je lahko bistvenega pomena za dohitevanje ekipe, vendar je lahko težko usklajevanje le-teh, ko so člani ekipe v različnih časovnih pasovih. Pomembno je tudi, da te interakcije iz oči v oči ne ovirajo produktivnosti.

Uporabite monday.com, da ustvarite tablo za sestanke, s postavkami vrstic za opis teme sestanka. Da bodo stvari potekale nemoteno, predčasno naložite dnevni red sestanka in dodelite dejanja določenim članom ekipe. Tako vsak ve, o čem je treba razpravljati, in lahko vnaprej pripravi svoje besede in dokumentacijo.

Po zaključku sestanka dodajte povzetek poudarkov sestanka, tako da bodo vsi na tekočem o tem, o čemer so razpravljali, vključno s točkami ukrepanja po potrebi. In če komu ni uspelo? Monday.com se integrira z Povečava, tako da lahko dodate posnetek sestanka za vašo ekipo, da bo kasneje sledila.

4. Nastavitev knjižnice skupinskih virov

Zaposleni na daljavo potrebujejo dostop do skupnih virov, kot so smernice za blagovno znamko podjetja, predloge in dokumenti za vključitev zaposlenih. Toda prebiranje skupnega diska ali map po mapah z e-poštnimi sporočili, da bi našli pravi dokument, je lahko dolgotrajno.

Namesto tega nastavite knjižnico virov na Monday.com in dodajte vse ustrezne datoteke in povezave na enem osrednjem mestu. Vsakemu dokumentu lahko dodate tudi komentarje, tako da lahko člani skupine postavljajo vprašanja ali dajejo povratne informacije, ne da bi morali iskati pravo osebo, s katero bi lahko stopili v stik.

5. Sledite ekipnim ciljem

Ohranjanje preglednosti je ključnega pomena za vodenje uspešne oddaljene ekipe. Ko lahko vsi vidijo, kako deluje ekipa in kaj je še treba doseči, lahko ostanejo osredotočeni in motivirani.

Uporabite funkcijo sledenja ciljem monday.com, da določite cilje in ključne rezultate (OKR) za svojo ekipo. Uporabite pripomočke, kot sta zaslon baterije ali grafikoni, da bodo vsi videli, kako blizu ste dosegu svojih ciljev.

6. Uporaba avtomatizacije

Monday.com ponuja vrsto funkcij za avtomatizacijo opravil in ohranjanje povezave vaše ekipe, tudi ko niste v pisarni. Avtomatizacija omogoča enostavno povečanje učinkovitosti, ne da bi motili vaš potek dela. Lahko jih nastavite za stvari, kot so pošiljanje opomnikov, posodabljanje statusov in dodeljevanje opravil.

Ustvarite lahko na primer avtomatizacijo, ki pošlje sporočilo članu ekipe, ko mu je dodeljena naloga. Lahko pa nastavite avtomatizacijo za posodobitev stanja opravila, ko ga nekdo komentira. Izkoristite zmožnost platforme za prilagajanje avtomatizacije, tako da lahko dokončate dejanja, kot so premikanje elementov v ločen delovni tok ali sprožitev posebnega opozorila za svojo ekipo samo z enim kliknite.

Če želite nastaviti avtomatizacijo monday.com, izberite sprožilec, kot je sprememba statusa ali oseba, ki je dodeljena elementu. Vaši sprožilci jim bodo morali dodeliti pogoj, nato pa boste izbrali točko dejanja, na primer obveščanje kanala Slack ali pošiljanje e-pošte.

7. Uporaba timskih predlog

Poenostavite način dela članov vaše ekipe, tako da ustvarite vrsto predlog ekipe za naloge, ki jih redno opravljajo. Na primer, če vaša ekipa organizira tedenske statusne sestanke, lahko ustvarite predlogo sestanka z dnevnim redom in obliko sestanka. Na ta način lahko člani ekipe vsak teden samo izpolnijo ustrezne podatke, ne da bi morali začeti iz nič.

Ustvarite lahko tudi predloge za vključitev novih članov ekipe, načrte projektov in marketinške kampanje.

8. Funkcije hitrega iskanja

Produktivnost je vse pri delu na daljavo. Z lahkoto se preobremenimo z orodji za komuniciranje in sodelovanje, ki naj bi poenostavili naše vloge. Če želite prihraniti veliko časa vsak dan, se navadite na uporabo naslednjih funkcij:

  • Hitro iskanje: uporaba CTRL/CMD + K za dostop do hitrega iskanja in se takoj potopite v nedavno dostopne plošče.
  • Izbira serije: od tukaj zgrabite več predmetov s funkcijo Batch Select na vaši plošči. Kliknite na polje za dejanja na levi strani katerega koli elementa in pridržite PREMIK da kliknete drugo polje na ločenem elementu.

Z izkoriščanjem ponedeljkovih funkcij, kot so predloge, avtomatizacija in hitro iskanje, lahko poenostavite potek dela svoje ekipe in povečate produktivnost.

Če niste prodani na ponedeljek, si je vredno ogledati tudi druga orodja za vodenje projektov, kot sta Asana in Trello. Najpomembneje je najti orodje, ki deluje za vas in vašo ekipo. S pravim sistemom lahko uspešno upravljate svojo oddaljeno ekipo, ne glede na to, kje na svetu so.