Ključ do uspešnega sodelovanja je komunikacija. Ne samo, da poskrbite, da boste dovolj komunicirali, ampak tudi da ne boste pretiravali.
Verjetno ste bili tam. Počutite se, kot da ste večkrat odgovorili na vprašanje ali pa se o istem projektu odvija več pogovorov. Po drugi strani pa se vam bo morda zdelo moteče prejemanje istih sporočil ob ponavljanju.
Če se želite naučiti, kako se lahko izognete prekomerni komunikaciji, berite naprej. Tukaj se boste naučili, kako porabiti manj časa za komunikacijo – in več časa za delo – s ClickUp.
Kako zmanjšati e-pošto z opravili ClickUp
Če želite pooblastiti ali deliti naloge, vam ni treba izdelati popolne e-pošte. Prav tako vam ni treba prečesati niza odgovorov z osebami, ki so prišle in odšle. Vse, kar potrebujete, je odlična programska oprema za vodenje projektov.
Veliko jih je prihranek časa pri uporabi programske opreme za upravljanje projektov. Ena izmed najboljših prednosti uporabe ClickUp bo pomagal zmanjšati število e-poštnih sporočil, ki jih pošljete in prejmete v zvezi z nalogami ali nalogami.
To je zato, ker svojim sodelavcem že na začetku dajete podroben pregled bistvenih informacij. Ne samo oni, ampak vsi, ki imajo dostop do naloge.
To je lahko celoten oddelek, celotno podjetje ali celo majhna ekipa, ki se skupaj loteva projektov. Vendar to ne pomeni, da bodo vsi prejemali obvestila.
Potrebne sodelavce lahko hitro pritegnete v zanko, tako da jih dodate kot opazovalca z ikono očesa na kartici opravil. Za razliko od pošiljanja CC-ja nekomu po e-pošti, bo kot opazovalec samodejno prejel vse posodobitve za naprej. Poleg tega bodo videli starejše informacije, tudi če jih dodate v nalogo pozneje.
Glavna prednost uporabe opravil v ClickUp-u je, da ko kdorkoli prvič pogleda nalogo, lahko takoj vidi osnovne informacije. Prav tako je manj verjetno, da boste sami zamudili dodajanje podrobnosti, ker se vsako opravilo, ki ga ustvarite, v bistvu začne s predlogo, sestavljeno iz stolpcev na vašem seznamu.
Kako dodatno zmanjšati e-pošto z uporabo opisov opravil ClickUp
Poleg vključitve imena opravila, roka, prioritete in drugih elementov, ki bi jih običajno vključili, ClickUp ponuja številne prostore za sodelovanje. Najpomembnejše pri zamenjavi e-poštnih sporočil projektnih zahtev je opisno polje, ki ga najdete na karticah opravil.
Polje za opis je točno tako, kot se sliši, vendar ponuja več kot le prostor za lepljenje besedila. Tukaj lahko dodate edinstvene posebnosti projekta, ki se sicer ne bi ujemale v stolpce, in jih oblečete z ukazi.
Ko uporabljate ta prostor, pomembne informacije tudi ne bodo zakopane v nabiralniku sodelavca ali v zelo dolgi niti, ker ostanejo na mestu – tudi ko ga urejate ali dodate. Še več, to polje ponuja zgodovino različic, ki vam omogoča, da se po potrebi vrnete na prejšnje izdaje opisa.
Kako preživeti manj časa na sestankih z uporabo ClickUp
ClickUp ponuja različne uporabne poglede da vam pomaga organizirati svoje projekte in sodelovati z drugimi. Eden od teh pogledov je Klepetajte.
Če na svoj seznam dodate pogled klepeta, lahko vi in vaši sodelavci komunicirate o podrobnostih projekta v realnem času. Poleg tega bodo vsi vedeli, kam naj se pozneje obrnejo na nit, če potrebujejo osvežitev.
V klepetu ClickUp lahko omenite druge ljudi, da jim pošljete obvestilo, ali vse, ki uporabljajo @watchers. Če omenjate nalogo, lahko ustvarite neposredno povezavo do nje. Prav tako lahko dobite bolj poglobljeno z ukazi, posnetki zaslona ali dodajanjem datotek.
Priročna funkcija v pogledu klepeta je, da drugim komentirate. Če ima nekdo vprašanje ali komentar, na katerega lahko sodelavec odgovori, ga lahko opozorite ali ga dodelite sebi kot opomnik za pozneje.
Tako kot Slack lahko odgovorite v niti, če želite, da so stvari urejene in organizirane. S to vrsto funkcij lahko uporabite pogled klepeta za zamenjavo sestankov, specifičnih za projekt, ali dnevnih standup sestankov. Druga prednost, da je ta messenger na voljo kar v vašem projektnem prostoru, je, da bo pomagal zmanjšati nepovezano klepetanje.
Kako poenostaviti komunikacijo v ClickUp
Obstaja veliko načinov, kako lahko komunicirate s svojimi sodelavci. To lahko storite prek messengerja, SMS-a, elektronske pošte, hitrega klica ali kratkega obiska. Pozneje, ko boste potrebovali osvežitev, se boste morda spomnili, s katero aplikacijo ste se pogovarjali ali kje ste jo zapisali.
Razdelek s komentarji ClickUp pomaga odpraviti potrebo po pregledovanju več aplikacij in medijev, ker je vse v eni programski opremi. Če imate vprašanje o določeni nalogi, ga lahko postavite kar na ustrezni kartici.
Tako kot pogled klepeta lahko omenite druge osebe, omenjate opravila, dodelite osebe komentarjem in uporabite ukaze, posnetke zaslona ali dodate datoteke za pomoč pri razlagi. Poleg tega lahko v komentarjih ustvarite nove dokumente, kjer lahko vi in vaši sodelavci sodelujete.
Kako hitro sodelovati v dokumentih ClickUp
Sodelovanje v dokumentih ClickUp deluje podobno kot Google Dokumenti. Lahko jih ohranite zasebne ali povabite svoje sodelavce, da prispevajo k strani.
Tukaj lahko delate znotraj strani z ukazi za dodajanje besedila in elementov. Prav tako lahko komentirate naprej in nazaj s svojimi sodelavci, če ne želite vseh sprememb naenkrat.
Med delom si lahko v realnem času ogledate kazalko in urejanja svojega sodelavca. Če se želite prepričati, da nekaj vidijo, lahko opozorite na določene črte v prostoru, da postavite vprašanja ali sporočite ideje.
Poleg tega, ko ste vi in vaš sodelavec pripravljeni, ga lahko izvozite kot PDF, če ga želite dati v skupno rabo zunaj ClickUp.
Preživite manj časa za premikanje naprej in nazaj s ClickUp
Zahvaljujoč številnim komunikacijskim orodjem vam bo ClickUp pomagal zmanjšati zaostanek med projektnim sodelovanjem in delegiranjem. Prav tako boste ugotovili, da boste porabili veliko manj časa za listanje med aplikacijami in brskanje po pogovorih, da bi našli informacije, ki jih potrebujete.
Ne glede na to, ali iščete hiter način za komunikacijo s celotno ekipo pri projektih ali določenimi ljudmi pri nalogah, je to pravo mesto. Če je pretirano komuniciranje oviralo vaš napredek, zakaj ne bi poskusili?