Kako nehati pozabljati na stvari v službi

Predstavljajte si tole: ponedeljek zjutraj je. V mislih ste si zabeležili vse svoje naloge za ta dan in ste navdušeni, da boste dosegli svoje cilje. Toda do poldneva ste pozabili polovico stvari, ki bi jih morali narediti, zaradi česar se počutite razočarani.

To je scenarij, ki ga vsi predobro poznamo. Imeti službo pogosto pomeni veliko opravil, ki jih je treba opraviti v enem dnevu. In poskus zapomniti vse te naloge je lahko samo po sebi delo.

Če ste nagnjeni k temu, da pozabite narediti stvari v službi, lahko to spremenite. Ta članek vam bo dal nekaj uporabnih nasvetov, ki vam bodo pomagali, da ne boste pozabili na stvari v službi, da se boste do konca dneva počutili bolj uspešni. Tukaj je, kako ostati na tekočem, kaj morate storiti:

1. Uporabite kontrolne sezname

Ustvarite kontrolne sezname za ponavljajoča se opravila in za enkratna opravila. Za ponavljajoča se opravila uporabite aplikacijo, ki vam omogoča, da označite in počistite elemente, da se izognete vsakič ustvarjanju seznama.

Za enkratna opravila ustvarite ročno napisan seznam in ga hranite na vidnem in lahko dostopnem mestu na vaši mizi. Poskusite uporabiti eno beležnico in zavrzite vse strani z zapiski, ki ste jih dokončali.

2. Ustvarite seznam opravil za naslednji dan

Seznami opravil niso nič novega, a spreminjalec igre ustvari vaš seznam opravil dan pred vašim delovnim dnevom. Zvečer, ko ste sproščeni, pomislite, kaj morate narediti naslednji dan, in si to zapišite.

Bonus namig: ustvarite seznam petih najboljših ciljev ali nalog za naslednji dan. Označite ali ločite ta opravila od preostalega seznama, saj so to elementi, ki jim boste dali prednost. Tudi če se kaj pojavi, boste vedeli, da ne smete ovirati nalog na tem seznamu.

3. Potrdite svoj seznam opravil

Preden začnete delati, preglejte seznam, ki ste ga naredili prejšnji večer, da si osvežite misli o tem, kaj boste delali čez dan.

In če vam čez dan na krožnik dodajo več opravil, se vprašajte, ali so nove naloge pomembnejše od katerega koli od elementov na vašem seznamu »velikih pet«. Če je tako, zamenjajte te elemente z novimi nalogami. Če pa ne, jih preprosto dodajte na seznam in do njih lahko pridete pozneje.

4. Uporabite oznake (ali kateri koli drug sistem označevanja) za spremljanje pomembnih e-poštnih sporočil

Označevanje vaših e-poštnih sporočil z oznakami ali kategorijami je pameten način za spremljanje napredka vaših e-poštnih sporočil. Če lahko enemu e-poštnemu sporočilu dodate več oznak, ga lahko označite glede na njegovo prioriteto, napredek ter projekte in skupine, ki jim pripada.

Če na primer delate na nalogi za 'Projekt X', lahko e-poštnemu sporočilu, ki se nanaša na to nalogo, dodate štiri oznake: prva oznaka bi bila za projekt. Druga oznaka bi bila za ekipo, za katero je projekt namenjen. Tretja bi označevala, kako pomembno je e-pošto, četrta oznaka pa, da je v teku.

5. Avtomatizirajte, kar lahko

Izkoristite tehnologijo, ki vam bo pomagala opraviti stvari pravočasno. Na primer, lahko razporedite e-pošto v Outlooku, tako da jih lahko pošljete pozneje. Če ste upravitelj družbenih medijev, razporedite vse svoje objave v aplikaciji.

Avtomatiziranje opravil odpravlja pritisk, da se spomnite, da stvari opravite pravočasno, še posebej, če imate za dokončanje več časovno občutljivih opravil.

6. Delegirajte, kar lahko

Ne bi smel vsega narediti sam, če ti ni treba. Vaši kolegi so tam, da vam pomagajo doseči skupni cilj. Izkoristite prednosti in sposobnosti članov vaše ekipe, da si olajšate obremenitev z delegiranjem določenih nalog.

Prepričajte se, da vnaprej komunicirate s člani svoje ekipe, da utrdite svoje prioritete za ta dan in ocenite, ali vam lahko pomagajo.

7. Nastavite opomnike na telefonu ali prenosnem računalniku

Aplikacija Opomniki je neprecenljivo orodje za vse, ki so pozabljivi ali zaposleni. Uporabite ga kot dodaten korak poleg seznama opravil. Če se želite izogniti prenosu več aplikacij, kot jih že imate, uporabite tiste, ki so priložene vaši napravi.

Dokler vam aplikacija, ki jo uporabljate, omogoča nastavitev enkratnih, dnevnih ali tedenskih opomnikov – glede na vaše potrebe. Ne pozabite nastaviti alarma, da se sproži skupaj z opomnikom, da ga ne zamudite. In če se vam mudi, uporabite funkcijo glasovnih ukazov v telefonu, da nastavite opomnik v nekaj sekundah.

8. Uporabite aplikacijo za sledenje navadam

Za ponavljajoča se opravila uporabite aplikacijo za sledenje navadam. Aplikacije za sledenje navadam pomagati, da ostanete odgovorni. Najboljši so za dnevne in tedenske prioritete. Habitica ima na primer cilj »Delal na najpomembnejši nalogi današnjega časa«.

Primeri nalog, ki jih lahko dodate, vključujejo tedenska srečanja ekipe, vsako jutro preverjanje e-pošte in celo vzeti čas za kosilo. Čeprav se to morda zdijo preproste stvari, ki si jih je treba zapomniti, jih je enostavno pozabiti narediti, ko lovite rok.

Prenesi: Habitica za iOS | Google Play (Prost)

9. Nastavite vizualne pripomočke

Težko je pozabiti nekaj narediti, ko imaš okrog sebe svetle liste. Zato so pisani lističi odličen način za ohranjanje pomembnih nalog na vrhu glave.

Prilepite jih na svoj prenosnik ali koledar. Razporedite jih po pomembnosti in za iste projekte vedno uporabite iste barve. Z aplikacijo Post-it® Notes lahko celo digitalizirate, da se izognete zatrpavanju mize s kupom papirja.

Prenesi: Post-it® za Trgovina z aplikacijami | Google Play (Prost)

10. Nehajte večopravilnosti!

Kako pogosto ste poskušali narediti preveč naenkrat, a ste pozabili dokončati nalogo? Osredotočite se na dokončanje ene naloge in nato nadaljujte z naslednjo. Najprej začnite s svojimi največjimi prednostnimi nalogami, nato pa se spustite do najmanj pomembnih nalog.

To zagotavlja, da so vaše najpomembnejše naloge opravljene, tudi če vam zmanjka časa ali vas zmotijo ​​sestanki v zadnjem trenutku in nenačrtovani klici.

11. Naj bo vaš um vključen

Opoldanski okrepite svoje možganske celice s hitro igro, da se izognete duševni utrujenosti. Preizkusite igre, ki temeljijo na brskalniku, tako da preprosto odprete nov zavihek in igrate – všeč Wordle, uganka, zaradi katere vsak dan ugibate drugo besedo.

In če vam primanjkuje časa, se lahko igrate I/O fliper, Googlova prilagojena, privlačna igra fliper, ki je osvežujoča predstava o najljubšem iz otroštva.

12. Vzeti pavzo

Bodite premišljeni pri odmorih, da si razbistrite um in se sprostite. Izkoristite to priložnost, da ponovno pregledate svoj seznam opravil in ugotovite, katere naloge vam je še ostalo za dokončanje.

Če si vzamete čas za to v sproščenem stanju, si boste bolje zapomnili stvari, za razliko od tistih, ko ste za mizo pod pritiskom.

13. Nastavite alarme

Nastavite enkratne ali ponavljajoče se alarme, da vas opomnijo, da si vzamete odmor, pokličete ali se udeležite sestanka. Prepričajte se, da ste alarm nastavili tako, da se sproži nekaj minut pred načrtovano nalogo, da se boste lahko pripravili nanjo.

Na primer, če je pred vami sestanek, lahko nastavite alarm za 15 minut pred sestankom, tako da lahko zaključite s tem, s čimer ste takrat zaposleni. Tako boste preprečili, da bi bili zaskrbljeni, ko bo čas za udeležbo na sestanku.

Bodite proaktivni, da ne boste pozabili na stvari v službi

Ključ do tega, da se spomnite nalog, ki jih morate opraviti, je proaktivnost. Če si vzamete čas za pripravo na dan, je vse pomembno.

Ne glede na to, ali gre za sestavljanje seznama opravil, načrtovanje e-pošte ali nastavitev alarma, vam bo vzelo nekaj minut za organizacijo in vam bo pomagalo prevzeti nadzor nad svojim dnevom. To pa vam bo pomagalo, da ne boste pozabili na stvari v službi.

Kako ustvariti produktiven urnik dela na daljavo

Preberite Naprej