Kako zmanjšati sestanke na delovnem mestu z uporabo dokumentacije o poteku dela Tango

Ali sestanki v realnem času zajedajo vaš dan? Te interakcije lahko po nepotrebnem zavzamejo vaš urnik, ko delate na daljavo. Seveda so nekatera srečanja dragocena in nikoli ne bi trdili drugače.

Če pa ste kdaj prišli do konca videoklica in ste menili, da je to izguba časa ali še huje, če bi si želeli več zapiskov, z veseljem boste slišali, da obstaja alternativa: dokumentacija o poteku dela Tango orodje.

Kako sestanki v realnem času zmanjšajo produktivnost?

Orodja za videokonference so postala norma v kulturah dela na daljavo. Programska oprema, kot so Zoom, Microsoft Teams in Google Meet, je ključnega pomena za ohranjanje povezanosti in zavzetosti porazdeljenih ekip. Toda ali delujejo? Raziskave kažejo drugače.

Študija na delovnem mestu, "Anketa s spletno kamero: izčrpani ali zaposleni?«, je preučil negativni vpliv uporabe programske opreme za videokonference. 49 % delovne sile v ZDA ali 32 milijonov ljudi se je počutilo Zoom burnout zaradi povečanega števila srečanj v kombinaciji s pritiskom, da vseskozi uporabljajo svojo spletno kamero.

Vrnitev na delo po videoklicu tudi ni enostavna. bogastvo poroča, da traja 25 minut za nadaljevanje fokusa, ko sestanek razdrobi vaš potek dela.

In a Stanfordska študija razkriva, da tretjina delavcev sploh nima minimalnega merila uspešnosti 90 % internetne povezave, ki je potrebna za udeležbo na virtualnih srečanjih. To je lahko stresno za zaposlene, ki ne morejo učinkovito sodelovati s svojimi sodelavci.

Kako dokumentacija poteka dela olajša pritisk videosestankov?

Morda mislite, "če bi le obstajal drug način." In tu pride v poštev Tangovo orodje za dokumentacijo poteka dela. Tango je brezplačna razširitev brskalnika Chrome, ki ustvarja dokumentacijo o poteku dela, vključno z navodili in vodniki.

Dokumentacija poteka dela ni primerna zamenjava za vsa virtualna srečanja. Toda če ste vključeni v interakcije v realnem času, kjer morate delite svoj zaslon med srečanjem Zoom ali razložite postopek svojim soigralcem, potem je Tango fantastična alternativa za asinhrono uporabo.

Z razširitvijo brskalnika boste posneli potek dela na namizju in se sprehodili po natančnih dejanjih, ki jih morate izvesti. Programska oprema ustvari podroben povzetek teh dejanj, ki ga lahko izvozite in delite s svojim občinstvom. To bodo asinhrono pregledali ob svojem času, brez stresa pri načrtovanju srečanja z vami v realnem času.

Kakšne vrste srečanj tango izloči?

Tango je odlična alternativa naslednjim vrstam srečanj:

1. Na vkrcanje

Ustvarite dokumentacijo o poteku dela Tango, da svojim novim zaposlenim pokažete, kako se premikajo po vaših sistemih. Zagotovili boste opombe o vsem, od prve prijave v aplikacije do prilagajanja njihove nadzorne plošče. Pričakujte manj težav z izraščanjem zob in bolj tekoč postopek vkrcanja, če imate dosledno dokumentacijo.

2. Navodila za usposabljanje

Tango lahko ustvari tudi interno dokumentacijo za usposabljanje, ki jo hrani v skupnem viru, do katerega lahko dostopa vaše osebje.

Primer: če morate svojo ekipo naučiti uporabljati novo podatkovno orodje, uporabite Tango, da ustvarite vodnik po korakih. Predstavite lahko tudi najboljše delovne prakse in kako uporabljati posodobljene funkcije izdelka.

3. Demonstracije izdelkov

Če imate neverjeten izdelek SaaS, ki ga želite deliti s svojimi strankami, Tango olajša demo, kako ga uporabljati. Vključite to dokumentacijo o poteku dela v študije primerov in jo delite kot del svoje predstavitve.

4. Prodajne predstavitve

Če potencialnim strankam ali partnerjem pošiljate hladne predstavitve, že veste, da je pridobivanje prejemnika, da odpre vašo e-pošto, bitka sama po sebi. Ko pa preberejo vaše sporočilo, se ne bodo mogli upreti ogledu hitre predstavitve v okviru vašega predstavitve.

Kako ustvariti dokumentacijo brez srečanj z uporabo Tanga

Ste pripravljeni začeti? Prvi korak je, da se prijavite za a brezplačen račun za Tango, nato namestite razširitev brskalnika Tango Chrome.

1. Namestite razširitev brskalnika Tango Chrome

Prenesite Tango iz Spletna trgovina Google Chrome. Nato pripnite razširitev tako, da greste v vrstico brskalnika in kliknete Uganka kos. Poiščite razširitev Tango in kliknite žebljiček, da jo shranite v brskalnik.

2. Ujemite svoj potek dela s Tango

Pomaknite se do zavihka, kjer želite začeti snemati potek dela, in kliknite zatič Tango v vrstici brskalnika. Pritisnite velik vijolični gumb, da začnete zajemati potek dela, ko ste pripravljeni, nato pa se sprehodite po korakih, ki jih želite posneti.

Tango bo deloval v ozadju za zajemanje posnetkov zaslona in samodejno generiranje opisov vašega delovnega procesa. Ali morate narediti prilagoditve?

Uporabite krmilnik poteka dela v spodnjem levem kotu zaslona, ​​da začasno ustavite in nadaljujete potek dela, ga dokončate ali zavrzite, če ste zadovoljni s prvim posnetkom. Ko ste zadovoljni, pritisnite zeleno kljukico, da dokončate svoj projekt.

3. Uredite svoj tango delovni potek

Na zaslonu urejevalnika Tango boste videli svoj samodejno ustvarjen potek dela. Če želite zagotoviti dodaten kontekst, poskusite dodati besedilo, ustvariti ali izbrisati korake, naložiti dodatne posnetke zaslona ali preurediti korake, če želite.

Vas skrbi, da bodo občutljive informacije vidne? Nadgradite na izdajo Tango Pro za 16 $ na mesec in lahko uporabite katero koli Zamegljenost v živo način ali Zamegljenost razdelku v urejevalniku slik, ko greste skozi zajeti potek dela.

Morate nameniti nekaj dodatne pozornosti? Dodajte uporabne puščice ali polja s klikom na Označi.

4. Delite svojo dokumentacijo o poteku dela

Zadnji korak pri ustvarjanju profesionalne dokumentacije poteka dela je izvoz in deljenje. Koraki so enaki, ne glede na to, ali ga želite distribuirati svojemu šefu, soigralcem ali strankam ali celo objaviti na družbenih medijih ali svojem spletnem mestu.

Pritisnite Delite in izvozite v zgornjem desnem kotu in izberite naslednje možnosti:

• Deliti: dodajte e-poštno sporočilo z dovoljenji za gledalce (ali urejevalnik z različico Pro)
• Čarobna kopija: prilepite povezavo v Google Dokumente, Notion, Confluence itd. ali kar koli, kar podpira HTML.
• Prenesi: izvozite svoj potek dela kot PDF.
• Vdelati: kopirajte javno vdelano kodo in jo prilepite v svoje najljubše orodje.

Zasuk od konference do zajemanja

Ko se boste naslednjič pripravljali na sestanek z videoklicem na daljavo, se vprašajte, ali boste svoje občinstvo popeljali skozi vse postopke. Če je temu tako, boste imeli koristi od ustvarjanja dokumentacije o poteku dela, namesto da bi poskušali razložiti svoja dejanja v klicu v živo.

Uporabite Tango kot bistveno orodje za asinhrono komunikacijo v svojem arzenalu produktivnosti, da zajamete svoj delovni tok in ga po potrebi distribuirate.

4 najboljša asinhrona video komunikacijska orodja za oddaljene ekipe

Preberite Naprej