Preverjanje e-pošte je del vsakodnevne delovne rutine večine strokovnjakov. Zato se splača poiskati načine, kako pospešiti ta proces in ga narediti nekoliko manj stresnega.

Eden od načinov, kako si lahko olajšate življenje, je uporaba Microsoft Sticky Notes v svojem e-poštnem računu Outlook. Ugotovimo, kako.

Začnite uporabljati Microsoftove lepljive beležke v Outlooku

Po navedbah Adobejeva raziskava 2018, Američani porabijo približno 3,1 ure na dan za e-pošto. Tako lahko uporabite vgrajene opombe v Outlooku, da pospešite svojo e-poštno korespondenco.

Kot že ime pove, je to aplikacija za beleženje, ki jo lahko uporabljate za različne namene. Toda preden si lahko začnete zapisovati o njej, jo boste morali najprej nastaviti.

Pomembno je vedeti, da to deluje samo za Windows 10 in 11. Začeti:

  1. Prenesite aplikacijo Sticky Notes iz trgovine Microsoft.
  2. Prijavite se v aplikacijo Sticky Notes s svojim Microsoftovim računom.
  3. Prijavite se v svoj Outlookov račun.
  4. Izberite možnost Opombe v meniju na levi strani.
  5. instagram viewer
  6. Kliknite na Nova opomba ustvariti enega.
  7. Dvokliknite obstoječo opombo, da jo uredite.
  8. Kliknite na tri dote da izbrišete ali spremenite barvo določene beležke.

Vsi zapiski, ki jih ustvarite tukaj, bodo sinhronizirani z aplikacijo Sticky Notes, ki ste jo prenesli iz trgovine Microsoft Store. Poleg tega boste morali za dostop do teh zapiskov na svojih mobilnih napravah (naj bo to Android ali iPhone) prenesti Microsoft OneNote. Ko nastavite aplikacijo, se bodo zapiski tudi tam samodejno sinhronizirali.

Tako lahko do njih dostopate kadar koli in kjer koli želite.

Ko ga nastavite, ga lahko začnete uporabljati za različne namene. Nekaj ​​kreativnih načinov uporabe je navedenih spodaj.

Prenesi: Lepljivi zapiski za Windows (Prost)

Prenesi: Microsoft OneNote za Android | iOS (Prost)

Zapisujte si, da prihranite čas

Prva in najpreprostejša stvar, ki jo lahko naredite s to aplikacijo, je, da z njo naredite zapiske za sestanke, e-pošto, bistvene stvari, ki jih želite vključiti v e-pošto, in še več.

Poleg tega, če pogosto prejemate dolge povratne informacije v e-poštnih sporočilih in običajno hodite naprej in nazaj, da preverite, ali ste če ste vse obravnavali, preden oddate svoj projekt, vam lahko Sticky Notes prihrani ta dodaten čas in trud. Dodajanje teh komentarjev v obliki zaporednih točk v vaše lepljive opombe je lahko odličen način, da se izognete tem težavam.

Poleg tega lahko te opombe uporabite tudi za spremljanje povratnih informacij, ki jih prejmete, da izboljšate svoje delo. Na primer, morda ne boste mogli na koncu pregledati celotne e-poštne niti za vsak od predloženih projektov.

Zato v nekaj vrsticah povzamete povratne informacije, ki jih prejmete o zaključku vsake naloge, in jih dodajte na svoje lističe. Do konca meseca boste imeli celoten seznam stvari, na katerih morate delati ali ste jih že izboljšali.

Poleg tega lahko vodite tudi zapiske za e-poštna sporočila, ki jih pošiljate tedensko, z drugimi informacijami, kot sta ime in e-poštni naslov prejemnika ter namen e-pošte. Ko jih pošljete, samo prečrtajte seznam. Lahko vam bistveno pomaga pri prevzamete nadzor nad svojo mapo »Prejeto«..

Dodaj opomnike

Uporabite lepljive beležke, da dodate opomnike o majhnih stvareh, ki jih morate opraviti danes in se ne želite truditi dodajati v svoj koledar.

Nastavite lahko tudi opomnike o e-poštnih sporočilih, ki jih morate poslati danes, o nadaljnjih ukrepih, intervjujih ali sestankih, ki se jih morate udeležiti.

Hitreje odgovarjajte na e-pošto

Mnogi ljudje preživijo minute, če ne ure, razmišljajo o tem, kako odgovoriti na e-pošto. Pogosto poje velik del našega časa.

Sticky Notes so odlično mesto za dodajanje hitrih enovrstic, ki jih lahko uporabite za odgovarjanje na različne vrste e-poštnih sporočil. Vse, kar morate storiti, je, da kopirate in prilepite besedilo od tukaj.

Še posebej velja, če redno prejemate podobne poizvedbe v različnih oblikah. Ustvarite lahko samo predlogo, ki jo boste uporabili zanje, in po potrebi spremenite podrobnosti.

Ustvarite predloge za različne namene

Poleg odgovarjanja na poizvedbe moramo pisati e-pošto za številne druge priložnosti. Vsakič gremo skozi isti proces razmišljanja, da zagotovimo, da je končni rezultat profesionalen.

Zato ustvarite vnaprej izdelane e-poštne predloge za takšne dogodke, da ne boste izgubljali dovolj časa samo za razmišljanje o tem, kaj napisati. Namesto tega ga kopirajte in prilepite iz svojih Sticky Notes. Tukaj je nekaj priložnosti, za katere bi morali imeti vnaprej pripravljeno e-pošto:

  • Opravičilo po e-pošti.
  • Zahvalite se svojemu šefu ali kolegu.
  • Sprejem novega projekta.
  • Prošnja za bolniški dopust.
  • Zahteva za podaljšanje roka.
  • Spremljanje e-pošte.
  • Prosite sodelavce za posodobitve projekta.

Imejte kontrolni seznam e-pošte

Če se ukvarjate s prodajo, iščete novo službo ali delate kot izvajalec in morate pošiljati e-pošto redno lahko eksperimentirate in ugotovite, katera vaša e-poštna sporočila prinašajo odlične rezultate in katera pasti ravno. Na koncu analizirajte podrobnosti, ki ste jih zajeli v njih.

Na podlagi tega v svojih Sticky Notes ustvarite kontrolni seznam, kaj vključiti v svoja e-poštna sporočila in čemu se izogibati. Vsako novo e-pošto, ki jo sestavite, lahko navzkrižno preverite s tem kontrolnim seznamom, preden jih pošljete, da zagotovite boljše rezultate. Na primer:

  1. Ali moja tema naslovi neposredno prejemnika?
  2. Ali sem pozdravil prejemnika?
  3. Je na začetku dober kavelj?
  4. Ali so moji nameni s tem e-poštnim sporočilom jasni?
  5. Ali sem ga lektorirala?
  6. Ali sem priložil bistvene dokumente ali povezave?
  7. Ali vključuje dober poziv k dejanju?
  8. Je odjava dovolj dobra?

Vodite seznam predmetov, pripravljenih za uporabo

Podobno kot e-poštne predloge lahko vodite tudi seznam močne teme da si olajšate delo in pospešite proces. Če želite zagotoviti, da ga lahko najdete za določen trenutek, jih lahko kategorizirate s krepkim tiskom in jih uporabite, kot želite.

na primer

  • Hvala [polno ime]
  • Zmeda v mojem zadnjem e-pošti
  • Z veseljem sprejemam nov projekt

Lepljivi zapiski v Outlooku za lažje življenje

E-poštna sporočila morda vzamejo veliko časa, vendar so nekaj, česar preprosto ne moremo prezreti. Zato vam lahko z orodjem, kot je Sticky Notes, pomagate, da jih pošljete in odgovorite hitreje kot prej.

Poleg tega je sinhronizacija vseh vaših zapiskov z OneNote v mobilnih napravah in aplikacijo Sticky Notes v sistemu Windows še en odličen dodatek.

Če še vedno niste seznanjeni s funkcijami Microsoft OneNote, preberite tudi o njih.

12 malo znanih funkcij Microsoft OneNote, ki vam bodo všeč

Preberite Naprej

DelitiTweetDelitiE-naslov

Povezane teme

  • Produktivnost
  • Microsoft OneNote
  • Microsoft Outlook

O avtorju

Sadaf Tanzeem (65 objavljenih člankov)

Sadaf Tanzeem je B2B SaaS in B2C pisatelj za samopomoč. Na poti je, da bo dolgočasna vsebina blogov zasvetila in bralce spodbudila k ukrepanju.

Več od Sadaf Tanzeem

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, da se naročite