7 načinov za premagovanje odvisnosti od e-pošte in povečanje produktivnosti

Vaš e-poštni nabiralnik je eden izmed najbolj zahrbtnih najemalcev časa v vašem dnevu. Tudi ko veste, da niste prejeli nobenega sporočila (ker ste pravkar preverili), se ne morete upreti želji, da osvežite in preverite, ali je prišlo kaj novega.

Čeprav se zdi ta obsesivna navada preverjanja nabiralnika včasih neškodljiva in celo potrebna, je kot vsaka druga odvisnost; lahko negativno vpliva na vaše počutje in produktivnost. V tem članku boste našli nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali pobegniti iz mape »Prejeto«.

1. Sestavite svojo e-poštno dejavnost

Namesto, da bi pustili, da postanete žrtev klica sirene vašega e-poštnega predala in na koncu nespametnega pomikajte se po svojih sporočilih, prevzamete nadzor nad svojim fokusom in časom tako, da sestavite svojo e-poštno dejavnost.

Sestavljanje opravil je praktična in učinkovita tehnika upravljanja časa, ki jo lahko uporabite za skoraj vsako opravilo, vključno s preverjanjem, branjem in odgovarjanjem na e-pošto. Osnovna ideja je načrtovati določene časovne bloke za podobne dejavnosti, v tem primeru vse, kar je povezano z e-pošto. Torej, namesto da bi preverjali svojo mapo »Prejeto« vsakih nekaj minut (ali ur, če imate srečo), bi nastavili nekajkrat, idealno enkrat ali dvakrat, čez dan, da preverite sporočila in nanje odgovorite.

Ta pristop vam omogoča, da ostanete osredotočeni na svoje vitalne naloge dneva in vam pomaga, da postanete bolj namerni pri uporabi e-pošte. Če potrebujete malo pomoči za začetek, poskusite uporabiti e-poštno aplikacijo, kot je bumerang. To orodje se ponaša z več funkcijami, ki pomagajo poenostaviti vašo izkušnjo z e-pošto, vendar je najbolj relevantna za to razpravo Prejeto Premor, ki vam omogoča, da začasno ustavite dohodna sporočila in razporedite, ko želite, da se dostavijo v vaš nabiralnik.

2. Odjavite se od nepotrebnih e-poštnih sporočil

Vsi e-poštni pingi niso enaki. Pravzaprav je večina le hrup, ki vas le odvrača od pomembnejših sporočil in opravljanja svojega dela.

Eden od načinov, kako ukrotiti svojo odvisnost od e-pošte, je, da zmanjšate število e-poštnih sporočil, ki jih prejmete, tako, da se odjavite s kakršnih koli nepotrebnih e-poštnih seznamov.

Ali res potrebujete posodobitve iz glasila, na katerega ste se naročili pred leti? Ali pa tista promocijska e-poštna sporočila podjetij, za katera se sploh ne spomnite, da bi se prijavili?

Če se ne spomnite, zakaj prejemate e-poštno sporočilo, je velika verjetnost, da vam ne služi, zato pritisnite odjavi se in izpraznite mapo »Prejeto« na zmanjšati preobremenitev e-pošte. Uporabite lahko orodja, kot so Odvijte. jaz če potrebujete pomoč pri odjavi z več e-poštnih seznamov hkrati.

3. Izogibajte se preverjanju nabiralnika najprej zjutraj

Ker verjetno uporabljate svoj telefon kot budilko, je vse prelahko, da se zjutraj najprej prevrnete in takoj preverite e-pošto. Vendar pa je preverjanje e-poštnega predala pred spanjem ali prva stvar zjutraj navada pametnega telefona, ki uničuje vašo produktivnost in prispeva k vaši odvisnosti od e-pošte.

Jutranji rituali dajo ton vašemu celotnemu dnevu, zato namesto da bi zjutraj začeli v reaktivnem načinu preverjanje in odgovarjanje na sporočila, določite namero za svoj dan tako, da počnete stvari, ki vas negujejo dobro počutje. Ustvarite produktivno jutranjo rutino ki vam omogoča, da začnete dan pod vašimi pogoji.

4. Onemogoči opozorila in značke z obvestili

Če govorimo o reaktivnem načinu, so e-poštna opozorila in obvestilne značke zanesljiv način pogojujte svoje možgane, da nenehno iščejo nova sporočila, podobno kot Pavlovljevi psi, ki se slinijo ob zvoku zvonec.

Ta obvestila so zasnovana tako, da pritegnejo vašo pozornost in sprožijo pavlovski odziv kompulzivnega preverjanja. Čeprav ne morete nadzorovati, kdaj vam ljudje pošiljajo e-pošto, lahko nadzorujete, kako vas naprave obveščajo o novih sporočilih. Kljub temu si vzemite čas, da prilagodite svoja e-poštna obvestila tako, da najbolj ustrezajo vašim potrebam in prihranite razum.

5. Organizirajte svojo mapo »Prejeto« z uporabo nalepk

Organiziranje e-poštnega predala vam lahko pomaga prevzeti nadzor nad vašo e-pošto, namesto da bi ji dovolili, da nadzira vas. Avtor združevanje podobnih e-poštnih sporočil z uporabo oznak, lahko preprosto najdete sporočila, ki jih potrebujete, ne da bi se pomikali po neskončnem seznamu sporočil.

Ta sistem tudi olajša triažiranje vaših e-poštnih sporočil, tako da lahko hitro skenirate in izbrišete vsa nepomembna sporočila. Uporaba barv na vaših Gmailovih oznakah olajša tudi vizualno ločevanje različnih vrst sporočil na prvi pogled.

Svojo odvisnost od e-pošte lahko omejite z drugimi komunikacijskimi orodji, še posebej, če delate na oddaljenem delovnem mestu, ki je običajno močno odvisno od virtualne komunikacije.

Slack je na primer odlično orodje za sporočanje v realnem času in sodelovanje z vašo ekipo, medtem ko aplikacije kot je Twist, sprejme asinhrono komunikacijo, kar vam daje svobodo, da sami odgovarjate na sporočila čas.

Vendar se morda ne boste mogli popolnoma izogniti e-pošti, saj ima še vedno svoje edinstvene prednosti. Lahko pa uporabite aplikacije, kot so Spike za izboljšanje vaše e-pošte in produktivnosti. To orodje vam omogoča, da na enem mestu združite vsa vaša sporočila iz različnih e-poštnih računov ter razvrstite, iščete in razporedite sporočila.

7. Vzeti pavzo

V najhujših primerih odvisnosti od e-pošte se boste morda morali popolnoma umakniti iz mape »Prejeto« in si vzeti odmor od e-pošte. To je lahko izziv, če se pri delu zanašate na e-pošto, vendar bo morda potrebno, da vam pomaga premagati svojo odvisnost.

Če pa se ne morete popolnoma oddaljiti od e-pošte, jo lahko odstranite iz vseh osebnih naprav in jo preverite samo v napravah, ki jih izdajate v službi. To vam omogoča, da začrtate jasno mejo med svojim delom in zasebnim življenjem ter pobegnete od "vedno vklopljena" pričakovanja sodobnega delovnega mesta.

Prekinite svojo odvisnost od e-pošte, da izboljšate svoje počutje in produktivnost

Živimo v času, ko je komunikacija takojšnja, stalna in vedno na voljo na dosegu roke. Čeprav je to lahko v zmernih količinah dobra stvar, lahko vodi tudi v odvisnost od e-pošte in vse škodljive učinke, ki so s tem povezani.

V idealnem primeru bi moral vaš e-poštni nabiralnik služiti kot sredstvo za bolj produktiven cilj in ne kot stalen vir stresa. Torej, če večino časa preživite v mapi »Prejeto«, je čas, da naredite korak nazaj, ponovno ocenite svoj odnos z e-pošto in naredite nekaj sprememb. Uporabite zgornje nasvete in aplikacije, ki vam bodo pomagale prekiniti odvisnost od e-pošte in prevzeti nadzor nad svojim dnevom.

6 nasvetov, kako spodbuditi ljudi k odpiranju in branju vaših e-poštnih sporočil

Preberite Naprej

O avtorju