Kako uporabljati preverjanje veljavnosti podatkov v Google Preglednicah

Če želite zmanjšati možnosti napak v preglednici Google Preglednic tako, da sprejmete samo veljavne podatke, potem je preverjanje veljavnosti točno tisto, kar iščete. S preverjanjem podatkov lahko naročite Google Preglednicam, da sprejmejo samo določeno vrsto ali obseg podatkov za celice ali opozorijo uporabnika, ko vnese neveljavne podatke.

Preverjanje veljavnosti podatkov je preprosto za uporabo, vendar za pravilno uporabo zahteva razumevanje konceptov. Preberite, če želite izvedeti, kaj je preverjanje veljavnosti podatkov in kako ga lahko uporabite v Google Preglednicah za izboljšanje preglednic.

Kaj je preverjanje veljavnosti podatkov v Google Preglednicah?

Preverjanje veljavnosti podatkov je funkcija Google Preglednic, ki vam omogoča, da omejite vrsto vnosa, ki ga lahko vaši uporabniki vnesejo v določene celice. Uporabite lahko preverjanje veljavnosti podatkov, da uporabnika opozorite, ko vnese neveljavne podatke, ali pa v celoti zavrnete neveljavne podatke.

S pomočjo preverjanja veljavnosti podatkov lahko izboljšate preglednice, ki so namenjene uporabi drugih ljudi. Določite lahko omejitve vrednosti, ki jih lahko vnesejo, ali na primer ustvarite spustni seznam predmetov, med katerimi lahko izbirajo. Navsezadnje lahko vnesete tudi formulo po meri kot merilo za preverjanje veljavnosti podatkov. Na ta način bodo Google Preglednice zavrnile vrednost, če ne bo ustrezala enačbi po meri.

Kako uporabljati preverjanje veljavnosti podatkov v Google Preglednicah

Preverjanje veljavnosti podatkov je preprosto za upravljanje v Google Preglednicah. Osnovni koraki za uporabo preverjanja veljavnosti podatkov so naslednji:

1. Izberite celico ali obseg celic, za katerega želite uporabiti preverjanje veljavnosti podatkov.
2. Pojdite na Podatki meni in nato izberite Potrditev podatkov.
3. Vnesite svoje kriterije.
4. Kliknite Shrani.

Preden preidemo na primere, kjer uvajamo preverjanje veljavnosti podatkov, si oglejmo natančnejši pogled na elemente preverjanja veljavnosti podatkov.

• Razpon celic: To je obseg, v katerem bodo vhodni podatki šli skozi merila za preverjanje veljavnosti podatkov. To je lahko ena celica ali vrsta celic.
• Merila: To je merilo, pri katerem navedete, kateri podatki so veljavni. Veljavna vrsta podatkov je lahko številka, besedilo, datum, seznam, potrditveno polje ali formula po meri.
• O neveljavnih podatkih: To označuje reakcijo Google Preglednic na neveljavne podatke. Izberete lahko, da prepustite neveljavne podatke in prikažete opozorilo ali pa zavrnete neveljavne podatke in prikažete opozorilo.
• Videz: Tukaj lahko vnesete besedilo pomoči za preverjanje veljavnosti. To besedilo se prikaže, ko uporabnik v celico vnese neveljavne podatke.

Zdaj, ko veste, kaj pomeni nastavitev preverjanja veljavnosti podatkov, si oglejmo preverjanje veljavnosti podatkov v akciji z nekaj primeri.

Primer preverjanja veljavnosti podatkov 1: Nastavitev omejitve številčne vrednosti

V tem primeru imamo vzorčno preglednico, ki je zasnovana za zbiranje informacij o tem, katere knjige so bile uporabniku najbolj všeč. Preglednica vključuje stolpec z imeni knjig in še en stolpec, ki čaka na vnos uporabnika. Uporabnik naj bi vsako knjigo ocenil z 10.

Ker je ocena na lestvici 10 in nimamo časa za preverjanje vsakega vnosa, je cilj omejiti vrednosti, ki jih lahko uporabnik vnese na 1-10. Uporabnik knjigi ne bi smel dati ocene pod 1 ali nad 10. To zahteva potrditev podatkov.

1. Izberite celice, v katerih želite uporabiti preverjanje veljavnosti podatkov. To bodo celice B2 do B7 v tem primeru.
2. Pojdite na Podatki meni in izberite Potrditev podatkov. To bo odprlo okno za preverjanje veljavnosti podatkov.
3. Za Merila, izberite Številka in med.
4. Vnesite omejitev števila po vaši izbiri. Za ta primer bomo vnesli 1 in 10.
5. Preverite Zavrni vnos. To bo uporabnika prisililo, da vnese veljavne podatke.
6. Preverite Pokaži besedilo pomoči za preverjanje veljavnosti.
7. Vnesite besedilo pomoči za preverjanje veljavnosti, da obvestite uporabnika, kakšne vrste podatkov se pričakuje.
8. Kliknite Shrani.

Zdaj je vaša tabela pripravljena za uporabniške podatke. Kot test poskusite eno od knjig oceniti z vrednostjo, višjo od 10 ali manjšo od 1. Dobiti bi morali napako in vaši podatki bi morali biti zavrnjeni. Zdaj, če vnesete vrednost med 1 in 10, bo vnos sprejet. To je kot ura!

Primer preverjanja veljavnosti podatkov 2: izdelava spustnega seznama

Ena izmed priljubljenih uporab preverjanja veljavnosti podatkov je ustvarjanje spustnih seznamov v Google Preglednicah. Ustvarite lahko spustni seznam, da uporabniku omogočite izbiro med elementi, za katere ste se odločili kot veljavne podatke.

V tem primeru imamo v preglednici imena nekaterih študentov, cilj pa je ustvariti spustni seznam, kjer lahko uporabnik izbere svojo smer.

1. Izberite celice, kjer želite imeti spustni seznam. To bodo celice B2 do B7 v tem primeru.
2. Pojdite na Podatki meni in izberite Potrditev podatkov. Odpre se meni za preverjanje veljavnosti podatkov.
3. V kriterijih izberite Seznam predmetov.
4. V besedilno polje vnesite seznam elementov. Elemente lahko ločite z vejico (,). Za ta primer smo vnesli spodnje elemente:

   Medicina, farmacija, biologija, uporabna matematika

5. Preverite Prikaži spustni seznam v celici.
6. Preverite Zavrni vnos.
7. Preverite Pokaži besedilo pomoči za preverjanje veljavnosti.
8. Vnesite besedilo pomoči za preverjanje veljavnosti.
9. Kliknite Shrani.

V vsaki celici boste opazili majhno puščico. Zdaj lahko kliknete celice, da izberete s spustnega seznama. Če poskusite vnesti vrednost, ki je ni na seznamu, bo vaša vrednost zavrnjena. Kljub temu lahko še vedno vnesete elemente s seznama.

Če želite elementom na seznamu dodati zaporedne točke, preberite naš članek o kako dodati zaporedne točke v Google Preglednice.

Primer preverjanja veljavnosti podatkov 3: Nastavitev omejitve dolžine besedila

Uporabite lahko preverjanje veljavnosti podatkov s formulami po meri, da dosežete vse vrste stvari v Google Preglednicah. Formule po meri vam omogočajo, da nastavite merila, ki niso v nobeni od vrst meril, vgrajenih v preverjanje veljavnosti podatkov v Google Preglednicah.

Na primer, ustvarimo celico, ki dovoljuje samo 5 znakov ali manj. To bomo naredili s preverjanjem podatkov.

1. Izberite celico. To bi bilo D1 v tem primeru.
2. Pojdi do Podatki in nato izberite Potrditev podatkov.
3. V kriterijih izberite Formula po meri.
4. Za formulo po meri vnesite spodnjo formulo:

   =LEN(D1)<5

   Ta formula uporablja funkcijo LEN za štetje znakov v celici in vrne true, če je dolžina manjša od 5 znakov.
5. Preverite Zavrni vnos.
6. Kliknite Shrani.

Zdaj, če vnesete ime, ki je daljše od 5 znakov, ga bodo Google Preglednice zavrnile, zato boste morali poskusiti znova. Lahko uporabite funkcija samodejnega polnjenja da uporabite to preverjanje veljavnosti podatkov v drugih celicah.

Potrdite svoje podatke z Google Preglednicami

Preverjanje veljavnosti podatkov je orodje, ki vam omogoča, da omejite, kaj lahko vi ali drug uporabnik vnesete v določene celice. Na ta način je lahko preverjanje veljavnosti podatkov uporabno pri ustvarjanju anket, ki sprejemajo samo veljavne podatke, ali v lastnih preglednicah za večjo natančnost.

Obstaja veliko vrst meril, ki jih lahko nastavite s preverjanjem veljavnosti podatkov v Google Preglednicah in če so podatki vrsta, ki jo želite, ni vgrajena v preverjanje veljavnosti podatkov v Google Preglednicah, lahko nastavite merila po meri formula. Zdaj veste, kako uporabljati preverjanje veljavnosti podatkov v Google Preglednicah. Bodite prepričani, da bo manj neveljavnih podatkov olajšalo in natančneje vašo analizo!

8 najboljših načinov uporabe Google Preglednic kot profesionalca

Preberite Naprej

O avtorju