6 kreativnih načinov uporabe Googlovih obrazcev pri delu

Google Forms je programska oprema za ustvarjanje anket, vključena v Google Workspace, in ima širok potencial za uporabo. Zasnovan je tako, da je uporabniku prijazen in enostaven za ustvarjanje ter deljenje anket na delovnem mestu ter je lahko pomemben del vašega kompleta orodij na delovnem mestu.

Ni pomembno, ali ste novi pri uporabi te aplikacije ali jo uporabljate redno. Tukaj si ogledamo, kaj so Google Forms in kako jih kreativno uporabljati pri delu.

Kaj so Google Forms?

Google Forms je programska oprema za anketiranje, ki vam omogoča ustvarite različne ankete in jih delite s svojo ekipo. Pri ustvarjanju obrazca imate na izbiro več možnosti, tako da dobite odgovore, ki jih potrebujete. To vključuje odgovore na odstavke in obogateno besedilo, potrditvena polja in več možnosti, mreže, nalaganje datotek in številčne lestvice.

Ti lahko naložite slike v svoj obrazec, da bo izstopal, in dodajte sodelavce, da boste lahko sodelovali z drugimi pri odgovorih, ki jih prejmete. Ko izpolnite obrazec, morate samo klikniti

Pošlji v zgornjem desnem kotu zaslona in izberite, ali ga želite razširjati po e-pošti, povezavi ali uporabiti kodo za vdelavo.

1. Pridobite povratne informacije o novih procesih

Ko se na delovnem mestu uvajajo novi procesi, je pogosto obdobje, ko se morajo ljudje prilagoditi, včasih pa lahko odkrijejo nekatere težave ali težave, ki jih prej niso označili. V teh primerih boste morda želeli dobiti povratne informacije o tem, kako stvari potekajo.

Ustvarjanje Googlovega obrazca za to daje osebju možnost, da se sliši njihov glas. Vendar pa je to tudi priložnost, da odpravite morebitne težave, preden postanejo bolj razširjene.

Za to vrsto ankete boste morda želeli razmisliti o uporabi spodnjih funkcij obrazcev:

• Linearna lestvica— za dodajanje ocen ali možnosti strinjanja/nestrinjanja.
• Potrditvena polja— da bi dobili predstavo o priljubljenih ali neugodnih lastnostih.
• Kratek odgovor oz odstavek— za podrobnejše informacije.

2. Zahtevajte ideje za projekt

V začetni fazi načrtovanja projekta je pomembno, da iz vaše ciljne publike pridobite poglede osebja. Samo zato, ker je za vašo projektno ekipo nekaj smiselno, še ne pomeni, da bo delovalo za vse. Poleg tega lahko obstajajo koristne ideje, ki jih niste upoštevali.

Če želite ideje, boste želeli zagotoviti, da Googlov obrazec omogoča proste besedilne odgovore, namesto da bi omejili odgovore na več možnosti. Za ta razlog, Kratek odgovor oz odstavek so idealne možnosti formata.

Vendar ne pozabite, da boste morali, če obrazec pošiljate širokemu občinstvu, prebrati veliko informacij. Glede na obseg vašega projekta je ta vrsta ankete morda bolj primerna za majhno skupino ljudi.

3. Poenostavite komunikacijo

V večjih podjetjih, kjer je več oddelkov, boste želeli poskusiti čim bolj racionalizirati komunikacijo. V nasprotnem primeru boste morda opazili, da je osebje bombardirano z e-pošto in posodobitvami iz teh različnih oddelkov, brez pravega reda.

Če želite to narediti, boste želeli ustvariti standardno predlogo Googlovega obrazca, na katerega bodo oddelki pošiljali svoja sporočila. Nato lahko te podatke vsakih dvakrat ali mesečno združite v eno e-pošto in jih pošljete skupini.

Vse informacije si boste lahko ogledali iz Odzivi zavihek na Googlovem obrazcu in po potrebi kopirajte in prilepite.

4. Obrazci za zahtevek za osebje

Obstaja veliko razlogov, zakaj bo osebje morda moralo izpolniti obrazec, da nekaj zahteva. Lahko je za novo opremo, podporo, sestanke z drugimi oddelki in še marsikaj.

Namesto da za te zahteve uporabljate Google Dokumente, lahko ustvarite Googlov obrazec. To vam bo omogočilo boljšo evidenco o tem, kdo kaj zahteva, in hranite informacije na enem mestu, namesto da bi se razširili po več dokumentih.

Obrazci za zahtevek so najbolj primerni za mešanico Več možnosti, Potrditvena polja, Kratek odgovor, in odstavek, lahko pa tudi uporabite Datum in Označite polje možnosti, odvisno od informacij, ki jih potrebujete.

5. Pošljite poizvedbe in težave v zvezi z IT

Vaše delovno mesto ima morda že nastavljeno telefonsko linijo ali e-pošto, da se odzovete na težave, povezane z IT, vendar bi se uporaba Google Obrazcev za upravljanje teh informacij lahko izkazala za zelo koristno. Ne samo, da boste lahko postavili posebna vprašanja za pomoč pri zbiranju informacij o težavi, ampak boste lahko tudi videli trende.

Na primer, lahko vključite Več možnosti vprašanja, kot so:

• Ste osvežili stran ali znova zagnali računalnik?
• Ali imate težave z internetno povezljivostjo?
• Ali imate to težavo prvič?

Nato imejte na dnu prostor za a Kratek odgovor oz odstavek, da osebje napiše več podrobnosti o težavi, s katero se soočajo.

6. Zbiranje podatkov

Morda boste morali zbrati podatke o določenih področjih vašega podjetja in o tem, kako stvari delujejo. Lahko je to, kako osebje gleda na dobro počutje, ki je ponujeno pri delu, ali kako izgledajo delovne obremenitve na tedenski ravni. Ne glede na razlog je Googlov obrazec hiter in enostaven način za to, ne da bi morali imeti zamudne sestanke ali delovne skupine. Prav tako vam omogoča, da se na stvari odzovete proaktivno in ne reaktivno.

Za to boste želeli uporabiti vprašanja, ki dajejo številčne odgovore, tako da lahko nemoteno zberete podatke, namesto da bi morali delati skozi veliko besedila. Zaradi tega razloga, Linearna lestvica, več možnosti, in Potrditvena polja so najboljše možnosti.

Lahko bi tudi vključili Kratek odgovor oz odstavek če vas zanimajo kvalitativni podatki, vendar se spet zavedajte, kako velika je vaša ciljna publika in kaj bi to lahko pomenilo za pisanje poročil.

Uporaba Googlovih obrazcev do svojih možnosti

Google Obrazce lahko uporabljate praktično iz katerega koli razloga, kjer potrebujete odgovore drugih ljudi. Pri sestankih in ustvarjanju več ločenih dokumentov na delovnem mestu lahko prihranite čas, tako da se namesto tega odločite za obrazec.

Če še niste preizkusili Google Forms za nekaj zgornjih primerov, poskusite in preverite, ali je nekaj, kar ustreza vašim ciljem.

9 naprednih nasvetov in trikov za Google Forms

Preberite Naprej

O avtorju