7 najboljših nasvetov za bonton za ekipe na daljavo

Slack se ponaša z več funkcijami, zaradi katerih je postala prednostna aplikacija za sporočanje na sodobnem delovnem mestu, vključno z integracijami tretjih oseb, podporo za obogatene medije in možnostmi prilagajanja, če naštejemo le nekatere.

Vendar pa je vse odvisno od tega, kako uporabljate Slack. Ob pravilni uporabi je lahko Slack neprecenljivo orodje za komunikacijo in sodelovanje. Zlorabite ga in postane poguba vašega obstoja. V tem članku bomo obravnavali nekaj nasvetov o etiketi Slack, ki bodo pomagali povečati produktivnost vaše ekipe.

1. Odgovori v temi

Niti so odličen način, da sorodna sporočila obdržite skupaj in se izognete neredu glavnega kanala. To je učinkovito, če imate v kanalu veliko ljudi, ki sodelujejo v več razpravah, ki jim lahko hitro postane težko slediti.

Ko odgovarjate v niti, se vaše sporočilo prikaže ugnezdeno pod izvirnim sporočilom, kar članom vaše ekipe olajša spremljanje določenega pogovora.

Samo klikniti morate na "Odgovori v niti” v zgornjem desnem kotu sporočila, na katerega želite odgovoriti.

2. Povejte svoje mnenje v enem sporočilu

Upoštevajte, da vsakič, ko pošljete neposredno sporočilo svojim kolegom, prejmejo obvestilo, ki je lahko moteče. Ločevanje vaših misli v različna sporočila vodi do več obvestil in povzroči preklapljanje konteksta in zmanjšana produktivnost.

Na primer, pošiljanje "pozdravljeni", čemur sledi "kaj je?" potem "upam, da ste dobro" pomeni vašega oddaljenega kolega dobi tri priložnosti, da se odvrne od njihovega dela, medtem ko čaka, da vnesete svoje sporočilo.

Boljši način za to bi bil, da vnesete svojo točko v enem neposrednem sporočilu in pošljete vse naenkrat. Poskusite biti jedrnati v svojih sporočilih, da se izognete zmedi ali izmenjavi naprej in nazaj. Če je sporočilo predolgo, lahko uporabite zaporedne točke in številke.

Na ta način vaš kolega prejme eno obvestilo in se lahko odzove naenkrat, namesto da bi moral večkrat prenehati s svojim početjem, da bi odgovoril na vaša sporočila.

3. Bodite pozorni na časovne pasove

Produktivno delo z ekipo, razpršeno po različnih časovnih pasovih je lahko težavno. Ko gre za sporočanje, morate biti pozorni na to, kdaj so ljudje na voljo, da jih ne motite v prostem času.

Na splošno se poskušajte izogniti pošiljanju sporočil ljudem izven delovnega časa, razen če je to potrebno. Na srečo lahko prilagodite urnik obveščanja v Slacku.

Če želite nastaviti urnik obveščanja, kliknite sliko profila v zgornjem desnem kotu vmesnika Slack in izberite Nastavitve > Obvestila. Od tam lahko izberete ure, za katere želite prejemati obvestila, in celo nastavite »Ne moti" ure.

Poleg tega lahko načrtujete tudi kasnejše pošiljanje sporočil (med delovnim časom vašega sodelavca). To je bolj praktičen način za pošiljanje sporočil oddaljenemu kolegu, ki ni dosegljiv. Ko vnesete v polje za sporočilo, kliknite ikono puščice ob Gumb za pošiljanje in izberite, kdaj želite, da se sporočilo pošlje.

4. Ustrezno poimenujte kanale in dodajte opise

Poimenovanje kanalov in dodajanje opisov pomagata organizirati stvari in ljudem olajšati iskanje pravega kanala za svoje potrebe. Dodajanje opisa je še posebej koristno v večjih organizacijah z več kanali s podobnimi imeni.

Če želite kanalu poimenovati ali dodati opis, kliknite ime kanala in izberite "Pridobite podrobnosti o kanalu.” Ko to storite, je ključnega pomena, da vsak kanal uporablja za predvideni namen, da se izognete zmedi. Na primer, svoj kanal za objave bi morali uporabljati za stvari, kot so posodobitve podjetja, namesto da bi ga uporabljali za klepet s hladilnikom vode.

5. Pripnite pomembna sporočila v kanalih

Pripenjanje sporočil je odličen način za ohranjanje pomembnih informacij na vrhu kanala. To je še posebej uporabno, če se morajo vaši kolegi sklicevati na prejšnje sporočilo v kanalih z velikim prometom, kjer lahko nova sporočila hitro potisnejo starejša.

Če želite to doseči, kliknite na ikona treh pik poleg sporočila in izberite »Pripni na kanal.” Dodate lahko tudi zaznamek za povezave, ki jih želite shraniti za pozneje, ali pa mislite, da bi drugim osebam v kanalu morda pomagale. Vse kar morate storiti je, da kliknete »Dodaj zaznamek« v zgornjem levem kotu kanala.

6. Primerno uporabite @channel in @here

The @kanal in @tukaj omembe so odlične za pritegnitev pozornosti ljudi, vendar jih morate uporabljati zmerno. Vsakič, ko uporabite "@” opozori določene ljudi, ki lahko hitro postanejo moteči in moteči, če jih prekomerno uporabljate. Še več, lahko tudi izgubi svojo učinkovitost, če ljudje postanejo imuni nanj.

Zato je bistveno, da te omembe uporabite pametno in le, kadar je to potrebno.

Upoštevajte to @kanal bo obvestil vse v kanalu (vključno z ljudmi, ki v tem trenutku niso aktivni), medtem ko @tukaj bo obvestil samo ljudi, ki so aktivni v Slacku.

Se pravi, lahko uporabite @kanal ko morate zagotoviti, da bodo vsi videli vaše sporočilo, na primer kritično obvestilo za celotno podjetje. Po drugi strani pa lahko uporabite @tukaj ko morate hitro prejeti povratne informacije o nečem, kar ne zahteva nujno pozornosti vseh.

7. Ne uporabljajte Slacka za upravljanje projektov

Čeprav je Slack platforma, bogata s funkcijami, ki vam omogoča, da naredite veliko stvari, pa je za upravljanje svojih nalog bolje uporabiti namenska orodja za upravljanje projektov.

Slack je učinkovito orodje za interno komunikacijo, vendar obstajajo boljše možnosti za upravljanje vaših projektov. Uporaba Slacka za upravljanje vaših projektov lahko hitro postane pretirana in zahtevna za spremljanje.

Asana in Trello so odlične alternative, ki ponujajo več funkcij in funkcionalnosti za vodenje projektov. Še več, brezhibno se integrirajo s Slackom.

Ustvarjanje produktivnega in sodelovalnega delovnega prostora z uporabo Slacka

Včasih lahko predpostavka neizrečenih ali nenapisanih pravil povzroči težave na koncu. Če si vzamete čas za vzpostavitev nekaterih najboljših praks za Slack od samega začetka, si lahko pozneje prihranite veliko preglavic.

Zgornji nasveti so lahko izhodišče, ki ga lahko uporabite, da prilagodite svoj bonton Slack za svojo organizacijo in kar najbolje izkoristite to zmogljivo komunikacijsko orodje.

8 najboljših idej za gradnjo ekipe Slack za ekipe na daljavo

Preberite Naprej

O avtorju