Outlookova opravila vs. Microsoft: kaj je bolje?

Microsoft ima dve aplikaciji za upravljanje opravil. Microsoft To Do je vnaprej nameščen v računalnikih z operacijskim sistemom Windows, na voljo pa je tudi na spletu. Njegov e-poštni in koledarski odjemalec Outlook vključuje tudi robustno funkcijo opravil.

Toda kaj je bolje za upravljanje vašega seznama opravil? Konkurenca je bližja, kot si mislite. Ta članek primerja Microsoft To Do in Microsoft Outlook kot aplikaciji za upravljanje opravil, da ugotovite, katera je boljša izbira.

Najbolj dostopen

To Do, ki je bil nekoč Wunderlist, je brezplačna aplikacija, vključena v Windows 10 in 11. Do Microsoft To Do lahko dostopate tudi v brskalniku. Za Outlook, je funkcija opravila na voljo samo v vrhunski namizni aplikaciji. V brezplačni spletni različici se namesto tega integrira z opravilom.

Za invalide sta oba prijazna Vgrajeni bralniki zaslona v sistemu Windows. Outlookovo besedilo in ikone so manjše. To je lahko frustrirajoče za tiste z okvarami vida ali spretnostmi. Lahko pa jih povečate v nastavitvah sistema Windows.

Privzete nastavitve To Do so jasnejše in večje. Uporaba barv in grafike nad besedilom prav tako olajša osredotočanje. Lepa korist za tiste s težavami v duševnem zdravju, ki vplivajo na pozornost. Poenostavljeni meniji omogočajo tudi hitrejšo navigacijo po bralniku zaslona, ​​saj je manj stvari za pregled.

Obe aplikaciji imata brezplačni mobilni različici za Android in iOS. Aplikacije so enake glede na dostopnost in vsebujejo večino enakih funkcij kot namizne različice. Obe aplikaciji vključujeta tudi pripomočke domače strani za hiter dostop.

Toda vidik nalog manjka v različici Outlookove aplikacije. Vsi elementi, ustvarjeni v Opravilih, se kopirajo v koledar kot dogodki. Te dogodke v koledarju si lahko ogledate v aplikaciji Outlook, vendar ne morete uporabljati poročil o napredku ali drugih funkcij, specifičnih za opravila.

Za lažjo uporabo ima Outlookova postavitev veliko možnosti in večplastnih menijev. To Do je veliko lažje naučiti in upravljati. Njegova poenostavljena oblika in poenostavljene funkcije so enostavne za krmarjenje. To je preprosto tudi za računalniškega novinca.

zmagovalec: Narediti

Najboljše za skupinske projekte

Outlook je močno orodje za sodelovanje za vodenje projektov. Integrira se z Outlookovim koledarjem in Outlookovo pošto. To olajša dodeljevanje stikov in načrtovanje dela.

Dobite tudi veliko podrobnosti o napredku vsake naloge. Sledite lahko po opravljenih urah, odstotkih dokončanih in statusih, kot je "čakanje na nekoga drugega". Če nalogo delite samo z eno drugo osebo, boste obveščeni o spremembah te osebe.

Outlook vam omogoča tudi pošiljanje zahtev za opravila. To je, ko pošljete e-poštno sporočilo stiku, od njega zahtevate, da začne opravilo, in mu ga samodejno dodeli. Po vaši izbiri lahko obdržite kopijo opravila in prejmete posodobitev, ko je na njihovi strani označena kot dokončana.

Nazadnje ima Outlook hiter gumb za pošiljanje poročil o stanju. Te povzemajo nastavitve stanja opravila v e-poštnem sporočilu. To e-pošto lahko pošljete neposredno iz okna opravil in priložite vse dodatne opombe, ki jih želite.

To Do ima tudi nekaj dobrih orodij za sodelovanje. Druge lahko dodelite opravilu prek povezave za skupno rabo. Dostop lahko delite do ustvarjenega seznama ali samo do določenega opravila. To olajša nadzor dostopa.

Če so osebe, s katerimi želite deliti, na vašem seznamu stikov, je to še lažje. Ko daste seznam v skupno rabo, bo Opravila ustvarila seznam vaših stikov Windows Mail. Iščete lahko tudi stike iz OneNote.

To Do ima tudi prednost pri kompleksnih projektih. Omogoča vam, da nalogo razdelite na korake. To lahko izboljša motivacijo in naredi nalogo bolj izvedljivo. Outlookova opravila ne vključujejo funkcije Koraki.

zmagovalec: Outlookova opravila

Najboljša organizacija

Funkcija nalog Microsoft Outlooka postane zelo specifična s svojo organizacijo. Ali je to dobro ali ne, je odvisno od tega, kako delate. Outlook Tasks podpira mape s podmapami in avtomatizirane sisteme razvrščanja. To Do ima preprostejši pristop.

V Outlooku lahko uporabite pravila za pošiljanje določenih e-poštnih sporočil ali koledarskih dogodkov v določeno mapo opravil. Omogoča vam tudi nastavitev posebnih ravni prioritet. Naloge lahko tudi barvno označite s kategorijami.

To Do ponuja vse enake funkcije kot Outlook, vendar jih poenostavlja. To Do ima mape, ne pa podmape. Omogoča vam, da označite prednost, vendar je omejen na binarni sistem: predmeti z zvezdico so pomembni, predmeti brez ne.

To Do podpira tudi kategorije v obliki hashtags, ki jih je mogoče iskati. Dodajanje hashtag-a kjer koli v opravilu ustvari kategorijo z istim imenom. Najboljša funkcija To Do, ki je Outlooku manjka, je Moj dan funkcija.

My Day je pametna mapa v Microsoft To Do. To je enodnevni dnevni red, ki ga lahko izpolnite ročno ali izberete med predlogi opravila. Predlogi se bodo osredotočili na opravila, ki bodo kmalu zapadla, označena kot pomembna ali tista, ki se jih že nekaj časa niste dotaknili.

Ta pametna agenda ima prednost pred opravili v Outlooku, vendar je zelo blizu. Če želite ali potrebujete dodatno raven podrobnosti, raje uporabite Outlook.

zmagovalec: Narediti

Najboljša prilagoditev

Tako opravila kot Outlook vam omogočata pripenjanje datotek in povezavo opravila z e-pošto. V Opravilu morate e-poštno sporočilo označiti z zastavico, nato pa opravilo premakniti z Označena e-poštna sporočila na kateri koli seznam, ki ga želite. Oboje vam omogoča tudi dodajanje besedilnih opomb opravilu in prilaganje predstavnostnih datotek opravilu.

Samo Outlook vam omogoča uporabo obogatenega besedila in slik v opisu opravila. Toda ti elementi oblikovanja so estetski, zato je njihovo dodajanje vsaki nalogi lahko izguba časa. Poleg tega morate klikniti nalogo, da jih vidite.

Pripenjanje datotek je bolj uporabno. Samo Outlook vam omogoča, da med seboj povežete opravila. To storite z možnostjo Attach Outlook Item. Ta ključna zmožnost povezovanja povezanih nalog manjka v opravilih.

Prilagoditev To Do je večinoma estetska. Izberete lahko barvo ozadja seznama in ustvarite sezname po meri. Izberete lahko tudi osnovne vzorce razvrščanja, na primer po datumu zapadlosti ali po datumu ustvarjanja.

To Do ustvarja tudi različne pametne sezname, kot sta označena e-poštna sporočila in Dodeljeno meni. Te lahko vklopite ali izklopite. Za tiste, ki morajo natančno prilagoditi svoje naloge, je Outlook jasen zmagovalec.

zmagovalec: Outlookova opravila

Najboljša Microsoftova aplikacija za produktivnost

Za osebno uporabo in manjše projekte se To Do dobro obnese. Toda na splošno zmaga Outlookov robustnejši seznam funkcij. Dodatne podrobnosti podpirajo višjo raven strokovnosti, prilagoditve na visoki ravni pa ni mogoče premagati.

Še posebej, če upravljate zapleten projekt, je Microsoft Outlook najboljša izbira za aplikacijo za upravljanje opravil.

Kako uporabljati Microsoft Outlook za upravljanje projektov

Preberite Naprej

O avtorju