Kako izraziti pogoste pritožbe na delovnem mestu v profesionalnih e-poštnih sporočilih

Če ste kdaj delali v pisarni, poznate izzive soočanja z različnimi ljudmi. Pogosta težava je, da se bojite soočiti se s problematičnimi sodelavci in prenehati z njihovim vedenjem, vendar se lahko profesionalno izrazite, ne glede na to, ali ste zaposleni ali vodja.

Ena najpreprostejših metod je, da svoje misli pošljete v e-pošto. Zadevo razčlenimo s primeri pogostih pritožb na delovnem mestu. Naučite se najbolj konstruktivnih načinov, kako jih izgovoriti, in dodatnih e-poštnih trikov, ki vam lahko pomagajo.

1. Še vedno čakam, da dokončaš to nalogo

Ne delajo vsi z enakim tempom, vendar je težava, ko ena oseba ustavi timski projekt. Če je vaša naloga odvisna od tega, da ta sodelavec odda svoje, ga lahko spodbudite k dejanju z nekaj besedami v e-poštnem sporočilu.

Tukaj je nekaj profesionalnih načinov za pristop in izražanje te pritožbe, ki jih lahko prilagodite svojim okoliščinam:

• Izboljšati moramo potek dela, da ne zamujamo z urnikom. Ali je (datum in ura) primeren rok za vas? Potem lahko izpolnim svoj rok (datum in čas).
instagram viewer
• Potrebujete pomoč pri tej nalogi? Projekt moramo dokončati pravočasno, zato je (ime sodelavca) ponudil pomoč pri morebitnih težavah na vaši strani.

Cilj ni žaliti svojega sodelavca, ampak postaviti cilje in rešitve, hkrati pa jasno pokazati, da sta oba del ekipe z aktivnim zanimanjem, da stvari opravijo.

Poskrbite, da boste zbrali čim več nasveti za spoštovanje rokov in dokončanje nalog kot lahko. Po potrebi bo ljudem lažje svetovati.

2. Rok je jutri

Tukaj je še ena pogosta pritožba, da vam lahko gori v notranjosti. Če se vaš sodelavec preblizuje, ga lahko kljub številnim opomnikom motivirate v e-poštnem sporočilu, ne da bi izgubili živce.

Razlog, zaradi katerega stopite v stik z njimi, je nujen, zato rešitve, ki jih ponujate, potrebujejo nekaj neposrednosti, četudi le zato, da vaš sodelavec zadevo vzame resno.

Poskusite te alternative:

• Projekt je predviden jutri, vendar je še vedno nekaj ohlapnih koncev. Danes popoldne naredimo video konferenco z ekipo, da se pogovorimo o rešitvah.
• Vodstvo pričakuje projekt jutri. Če je malo verjetno, da boste spoštovali rok, bi lahko pojasnili zakaj v poročilu, ki ga lahko predložimo skupaj z vsem drugim?

Čeprav so e-poštna sporočila lažji način za izražanje težkih misli, nimajo enakega vpliva kot osebna razprava o težavah. Ko torej poskušate spremeniti slabe delovne navade nekoga, mora biti vaša e-pošta preprosta in pametna, da pritegne njihovo pozornost.

3. Nehajte odlašati

Enak konstruktiven pristop je najboljši za vse vaše pritožbe na delovnem mestu, podane v mirnem in nevtralnem jeziku. Navsezadnje lahko sodelavec, ki odlaša, obremenjuje delovni potek podjetja, vendar tega ne počne vedno, ker je len.

Preverite, ali je preveč motenj ali so preobremenjeni z nalogami. Poiščite težavo in ustrezno prilagodite svojo e-pošto z rešitvami in spodbudami. Navdihnite se iz teh primerov:

• Pisarna je lahko moteča. Če se je težko osredotočiti na svoje delo, se pogovorimo o spremembah in o tem, katere cilje vam lahko postavimo.
• Ob koncu tedna pregledajmo vse opravljene in preostale naloge, da bomo naslednji teden lahko izkoristili bolj produktivno.

4. Nimam časa opravljati vseh teh nalog

Vaša strategija pisanja e-pošte bi se morala nekoliko spremeniti, ko se poskušate zaščititi pred izgorelostjo. Bistvo je pokazati, da poznate svoje obveznosti, kako jih razporediti po prioritetah in za kaj niste odgovorni.

Vljudno postavite meje z uporabo izrazov, kot so ti v svojih e-poštnih sporočilih:

• Z veseljem bi pomagal pri tej nalogi. Bi počakal, da dokončam svoje trenutne naloge? Dospejo prej.
• Na žalost, če bom sprejel še kakšno nalogo, bom potreboval nadure. Ali bi ga lahko pregledali (ime izvršnega direktorja) in razpravljali o tem, kako bi delovalo?

Če vaše delovno mesto uporablja programsko opremo za upravljanje skupine, je lahko lažje deliti celoten urnik. Lahko tudi organizirajte svoje naloge v Asani, na primer, da bi bila pomembna dela jasno vidna, vključno z njihovimi roki in sodelavci.

5. Ne Delam zate

Dominantni sodelavci lahko svoje vedenje popeljejo predaleč in pričakujejo, da boste skočili, ko jih pokličejo, ali od njih sprejeli dodatna dela. To je še ena situacija, ki obupno potrebuje meje.

Preden sprejmete resnejše ukrepe, poskusite sklepati s kolegom prek dobro oblikovane elektronske pošte. Biti mora vljuden, a odločen, saj vam tako zagotavlja enakopravnost na delovnem mestu. Tukaj je nekaj besed, ki jih lahko preizkusite:

• Žal mi je, da je vaša obremenitev prevelika. Zaradi svoje odgovornosti vam ne bom mogel pomagati, a če se obrnete na svojega upravitelja, bi lahko izdelali bolj trajnosten načrt.
• Hvala, ker ste mislili name za to službo, vendar je bolj primerna za drug oddelek. Če imajo čas, bodo morda sodelovali z vami.

6. Nehajte se pogovarjati o ljudeh

Konkurenca na delovnem mestu je neizogibna. Na žalost si zaradi tega sodelavci prizadevajo izstopati, tudi če to pomeni vrezovanje v pogovore, da bi ponudili svoje misli. Nekateri ljudje tudi nezavedno prekinjajo in se ne zavedajo, da je moteče.

Obstajajo diplomatski načini, kako jih spodbuditi, da prenehajo s tem vedenjem. Ker to morda počnejo zaradi pozornosti, jih v svojem e-pošti prikličite na to stran, hkrati pa spodbujajte miselnost bolj timskega igralca.

Poskusite nekaj takega kot te izraze:

• Pogosto prispevate dragocene ideje. Vaš proaktiven pristop k iskanju rešitev je opažen. Vsak uslužbenec je za podjetje enako pomemben in radi slišimo glas vseh na delovnem mestu.
• Za ta projekt je potreben timski trud, pa tudi jasna komunikacija. Za zagotovitev nemotenega sodelovanja mora imeti vsak, ki prispeva k razpravi, enake možnosti za govor.

Če poskušate voditi skupinski projekt z ljudmi, ki se nagibajo k pogovarjanju drug z drugim, lahko določite osnovna pravila v skupinskem e-pošti. Najti nasveti za izboljšanje pisne komunikacije in jih uporabite za ustvarjanje prijaznega, a produktivnega okolja.

7. Nehajte mi pošiljati sporočila izven službe

Ali vas ob vašem prostem času kontaktira sodelavec ali vaš šef? To je pogosta težava, ki običajno vključuje pošiljanje sporočil. Še posebej neprijetno je, ko niste tako seznanjeni ali se želijo pogovarjati, medtem ko se morate sprostiti.

Če ignoriranje teh ljudi ne deluje ali gredo predaleč, je vaša najboljša rešitev, da jim pošljete e-pošto, v kateri razložite svoje stališče. Sporočilo naj poudarja pomen poklicnih meja in predvsem vašega prostega časa.

Oglejte si te možnosti in si oglejte, kako jih lahko prilagodite svojim potrebam:

• Upoštevajte, da zaradi osebnih zadev morda ne bom na voljo za pogovor po delovnem času. Ko se vrnem v pisarno, z veseljem razpravljam o zadevah, povezanih z delom.
• Ne glede na to, kako pomembno je moje delo zame, trpi, če svojega prostega časa ne izkoristim v celoti. Zato upam, da boste razumeli mojo potrebo po rezerviranju službenih komunikacij za uradne ure.

8. Ne govori tako

Sodelavci pogosto pozabijo, da so v profesionalnem okolju in lahko rečejo narobe ali se zapletejo v neprimerne pogovore. To vedenje lahko zelo hitro naredi delovni prostor zelo neudoben.

Takšne težave se morate lotiti, preden povzročijo trenja in stopnjujejo. Če svojih kolegov ne morete odpeljati na licu mesta, lahko hitro e-pošto naredi trik.

Vzemite ideje iz naslednjih izrazov:

• Čeprav zelo cenimo prijateljsko sodelovanje, obstajajo teme pogovorov, ki bi morale ostati zunaj delovnega mesta. Prosimo, pomagajte nam ohranjati mirno okolje in se izogibajte razpravam (občutljive teme).
• Danes je prišlo do interakcije, zaradi katere se je osebje počutilo neprijetno. Potrudite se, da ohranite profesionalen odnos in spodbujate prijateljsko timsko delo.

Koristno je, če navedete, kaj je bilo povedano, da bo vaš sodelavec natančno vedel, čemu se je treba v prihodnosti izogibati. Razmislite tudi o sestavljanju spletne strani ali dokumenta s podrobnostmi o neželenih temah in vedenju, ki jih lahko nato priložite ali povežete v svojem e-poštnem sporočilu.

Splošni nasveti za pisanje e-pošte za reševanje težav na delovnem mestu

E-pošta je lahko vaš najboljši prijatelj, ko gre za reševanje težkih situacij v pisarni, ne da bi se osebje soočili iz oči v oči.

Tu je nekaj dodatnih nasvetov, ki si jih morate zapomniti, da bo postopek učinkovitejši.

• Uravnotežite negativnost e-pošte s pozitivnimi točkami, da spodbudite izboljšave.
• Poskrbite, da vaš uradni jezik ne zakrije tega, kar želite povedati.
• Bodite jasni in jedrnati – neprecenljivo, kadar pisanje dolgih e-poštnih sporočil.
• E-poštna sporočila shranite za nadaljnjo uporabo, če se zadeve ne bodo izboljšale.

Bodite pripravljeni na spopadanje z različnimi izzivi na delovnem mestu

Ekipe se ves čas soočajo s težavami, še posebej, ko so pod stresom. Ne glede na to, ali gre za fizično ali digitalno okolje, ne glede na to, ali ste šef ali uslužbenec, je vredno poznati najboljše načine za spreminjanje navad na bolje.

Diplomacija po e-pošti je dobra strategija, dokler jasno in profesionalno izrazite pritožbe. Vendar ne prezrite drugih virov, kot so digitalna orodja, zasnovana za lažje skupinsko delo.

5 orodij za premagovanje komunikacijskih izzivov na daljavo

Preberite Naprej

O avtorju