8 pogostih komunikacijskih napak, ki se jim je treba izogibati v virtualnih ekipah (in kaj storiti namesto tega)

Ker ste spremenili način delovanja vaše organizacije, je ključnega pomena, da si vzamete čas in spodbujate dobro komunikacijsko kulturo v svojem virtualnem delovnem prostoru. To je zato, ker način, na katerega ste komunicirali s kolegi v tradicionalnem pisarniškem okolju, ne pomeni nujno virtualnega sveta.

Zato je preoblikovanje vašega komunikacijskega priročnika ključno za uspeh v virtualni ekipi in eden od načinov za dosego tega je, da veste, kaj ne storiti.

1. Uporaba e-pošte kot primarnega načina komunikacije

Čeprav ima e-pošta še vedno pomembno vlogo na današnjem oddaljenem delovnem mestu, ne bi smela biti vaš primarni način komunikacije. Hitro lahko izgubite sled sporočil, ko so zakopana v vaš nabiralnik, kar vodi do zmanjšane produktivnosti.

Še vedno lahko uporabljate e-pošto za komunikacijo s strankami in ciljanje potencialnih strank. Vendar pa obstajajo še drugi praktična komunikacijska orodja ki so bolj primerne za pošiljanje sporočil in sodelovanje z vašimi oddaljenimi kolegi.

Orodja za takojšnje sporočanje, kot je

Ohlapnost so dobri za hitre pogovore naprej in nazaj in ustvarjanje kanalov za določene teme ali projekte. Izkoristite lahko tudi aplikacije za sporočanje, kot je Twist za asinhrono komunikacijo, medtem ko orodja za upravljanje projektov, npr Trello oz Asana vam omogočajo ustvarjanje, dodeljevanje in sledenje opravilom.

2. Neuspešno načrtovanje razlik v časovnih pasovih

V tradicionalnem pisarniškem okolju ljudje običajno delajo v istem prostoru in v istem delovnem času. Vendar, ko imate virtualne člane ekipe v različnih časovnih pasovih, stvari se lahko zapletejo, če tega ne načrtujete.

Zavedati se morate časovnih razlik in najti prekrivajoče se ure za načrtovanje sestankov. Vendar vam za to ni treba zapomniti časovnih pasov ali lokacij svojih kolegov. Uporabite lahko pretvornike časovnih pasov, kot je Timezone.io ali skupne aplikacije koledarja, kot je Calendly za pomoč pri načrtovanju in upravljanju časa sestankov. To vam omogoča, da blokirate čas, ki je primeren za vse.

3. Prekomerno zanašanje na komunikacijo samo z besedilom

Besedilna komunikacija je brez neverbalnih znakov, kot so govorica telesa, očesni stik in mimika, kar lahko zlahka privede do napačnih interpretacij in konfliktov. V virtualnem okolju je bistvenega pomena, da uporabite različne komunikacijske medije, da izrazite svoje mnenje, vključno z orodji za videokonference, kot je Google Meet ali Zoom.

Glede na to, da se morda ne boste mogli fizično srečati, ta orodja ponujajo naslednjo najboljšo stvar, saj vam omogočajo, da vidite in slišite svoje sodelavce. Poleg ustvarjanja bolj osebnih povezav videoklici tudi bolje pojasnjujejo zapletene naloge.

Vendar pa ne morete vedno skočiti na video klic, zlasti če delate z ljudmi v drugih časovnih pasovih. V tem primeru lahko uporabite asinhrono video orodje, kot je Voodle za snemanje in pošiljanje video sporočil.

4. Pričakujem, da bodo vsi na voljo ves čas

Zaradi vseh komunikacijskih orodij, ki so nam na dosegu roke in sprejemanja politik dela na daljavo, so meje med delom in zasebnim življenjem vse bolj zabrisane. To je povzročilo »vedno vklopljena« kultura dela: nerealna pričakovanja, da bi morali biti ljudje vedno na voljo za odgovarjanje na sporočila v zvezi z delom ali na delovne zahteve.

Da bi se temu izognili, morate postaviti nekaj meja. To vključuje izdelava prilagojenega urnika dela na daljavo, nastavitev vaše razpoložljivosti v komunikacijskih orodjih na delovnem mestu in izklop obvestil za nenujna sporočila izven delovnega časa.

5. Ne zavedati se kulturnih/verskih razlik

Ker vam delo na daljavo omogoča pridobivanje talentov iz različnih delov sveta, morate to storiti zavedati se kulturnih in verskih razlik, ki lahko negativno vplivajo na komunikacijo in ekipo dinamika.

Na primer, ljudje iz različnih kultur in religij lahko praznujejo določene praznike in v tem času morda niso na voljo za delo ali imajo drugačen delovni čas. Zato boste morda morali spremljati te dni in ustrezno prilagoditi roke ali komunikacijske načrte.

6. Ne ustvarjanje prostora za priložnostne pogovore

V okolju dela od doma je lahko preprosto spregledati potrebo po socialni interakciji med sodelavci. Vendar pa osamljenost pri delu na daljavo je resna skrb, ki lahko zmanjša produktivnost in zadovoljstvo pri delu.

Za boj proti temu morate najti načine za spodbujanje priložnostnih pogovorov. To lahko dosežete z ustvarjanjem priložnosti za virtualni hladilnik vode. Na primer, ustvarite ločeno skupino za priložnostne pogovore v orodju za klepet na delovnem mestu. Tukaj se pogovarjate o temah, ki niso povezane z delom, kot so načrti za vikend, vaša najljubša oddaja ali hobiji.

S temi lahko dodatno povečate sodelovanje v svoji ekipi ideje za odmor za kavo.

7. Preveč sestankov

Čeprav je pomembno, da imate redne prijave s svojo ekipo, ne želite pretiravati s sestanki. Dejstvo je, da nekateri sestanki niso vredni vašega časa in so lahko celo škodljivi za vašo produktivnost.

Torej, preden se dogovorite za nov sestanek, se vprašajte, ali je to res potrebno in ali ni drugih načinov za posredovanje svojega sporočila. Ko se odločite za sestanek, poskusite zagotoviti, da bo čim bolj produktiven, tako da ustvarite dnevni red in ga vnaprej delite, naj bo kratek in se udeležijo le potrebni ljudje.

Poleg tega dodelite nekoga, ki bo pravilno dokumentiral zapisnike sestanka in jih shranil na osrednjo lokacijo, kjer lahko vsi dostopajo do njih. To bo pomagalo zmanjšati potrebo po prihodnjih sestankih za razpravo o tem, kaj se je zgodilo na prejšnjih sejah.

8. Neprepoznavanje mejnikov in praznovanje uspehov

Prepoznavanje in proslavljanje uspehov vaše ekipe je bistveno za dvig morale in angažiranosti. Delo od doma ni razlog, da bi spregledali to ključno dejavnost za krepitev ekipe.

Lahko se zanesete na orodja za prepoznavanje zaposlenih, kot so Bonus proslaviti uspehe svoje ekipe in prepoznati individualne dosežke. Prav tako ga lahko integrirate v svoj delovni prostor Slack, tako da lahko člani ekipe lažje dajejo in prejemajo pohvale.

Izogibajte se tem napakam, da izboljšate komunikacijo ekipe na daljavo

Medtem ko ima delovno okolje na daljavo svoje izzive, ponuja tudi številne priložnosti za rast in uspeh. Večinoma se še vedno učimo, kako najbolje krmariti po tem novem načinu dela.

Poznavanje teh pogostih pasti vam lahko pomaga, da se jim izognete in ustvarite uspešno delovno okolje na daljavo za vas in vašo ekipo.

5 orodij za premagovanje komunikacijskih izzivov na daljavo

Preberite Naprej

O avtorju