Kako učinkoviteje uporabljati aplikacije za sporočanje na delovnem mestu

Aplikacije za sporočanje so nedvomno spremenile način komuniciranja na delovnem mestu, zlasti med naš prehod na delo na daljavo in stran od e-pošte, ki je bila dejansko komunikacijsko orodje za to dolga.

Kljub številnim funkcijam za povečanje produktivnosti, ki jih ponujajo številne od teh aplikacij, lahko trdimo tudi, da delajo ravno nasprotno.

Ali aplikacije za sporočanje ubijajo vašo produktivnost? Ali pa je morda tako, kako jih uporabljate? Potopimo se globlje.

5 različnih načinov, kako lahko aplikacije za sporočanje na delovnem mestu omejijo vašo produktivnost

1. Preobremenjenost z informacijami

Kot da preobremenitev e-pošte ni bila dovolj velika težava, zdaj se morate soočiti s stalnim tokom sporočil v aplikacijah za klepet, ki so večinoma postale nove mape »Prejeto«. Tako kot vsa neželena e-poštna sporočila v vaši mapi »Prejeto« tudi vsako sporočilo v vaših aplikacijah za klepet ni vredno vaše pozornosti.

Verjetno ste se znašli v kanalu Slack, v katerem ne bi smeli biti, ali na katerem je preveč udeleženci ali imate sodelavce, ki razpravljajo o najnovejših govoricah slavnih na kanalu, namenjenem delu, vprašanja.

Posledica je preobremenitev z informacijami, ki je lahko prav tako izčrpavajoča kot prepoln e-poštni nabiralnik, kar vodi do utrujenosti pri odločanju, stresa in na koncu zmanjšane produktivnosti.

2. Bistvene informacije se izgubijo

Eden od stranskih učinkov preobremenitve z informacijami je, da se nekatere pomembne informacije izgubijo med naključnim premeščanjem. Če ne boste sprejeli pravih procesov, se lahko informacije, povezane z delom, hitro zakopljejo pod kupom pogovorov o hladilniku vode ali razprav zunaj teme.

Na koncu preživite večino svojega delovnega dneva v prebiranju morja sporočil iz enega kanala ali komunikacijske aplikacije v drugega v upanju, da boste našli tisto kritično informacijo, ki jo potrebujete. To je lahko zaman in velika vaja zapravljanje časa na delovnem mestu.

3. Preveč komunikacijskih aplikacij

Katero interno komunikacijsko orodje uporabljate za komunikacijo s svojimi oddaljenimi kolegi? Microsoft Teams? Ohlapnost? E-naslov? WhatsApp?

Mogoče mešanica vsega naštetega?

Med iskanjem najnovejše in najbolj funkcionalne aplikacije za sporočanje na delovnem mestu ste jih morda namestili preveč, kar se lahko hitro spremeni v nočno moro produktivnosti.

Če ves dan nenehno skačete iz ene aplikacije v drugo, izgubljate čas in razdrobite svojo pozornost, zaradi česar se je težko osredotočiti na katero koli nalogo.

To pomeni, da boste morda želeli najti načine izogibajte se prekomerni uporabi aplikacij za komuniciranje in sodelovanje na svojem delovnem mestu.

4. Ti si "Vedno vklopljen"

Nenehna povezljivost in pričakovanja, da bodo vedno na voljo za odgovarjanje na sporočila, so postali običaj na današnjem delovnem mestu. Vendar pa lahko ta kultura vedno »vključenega« in dela izven meja tradicionalnega delovnega časa povzroči številne neželene posledice.

Prvič, daljši delovni čas ne pomeni nujno, da ste bolj produktivni. Pravzaprav ima pogosto nasproten učinek. Če delate dolgo ponoči ali ob vikendih, boste verjetno hitro izgoreli, kar bo privedlo do zmanjšane kakovosti dela in učinkovitosti.

Vendar ne gre samo za vaše poklicno življenje, saj lahko hitro začne trpeti tudi vaše osebno življenje. Časa za sprostitev in pomlajevanje je malo, ko ste vedno »vklopljeni«, kar vodi v duševne in fizične zdravstvene težave.

5. Neskončna obvestila

V svojem prizadevanju, da bi bili bolj povezani v upanju, da boste povečali svojo produktivnost, ste se morda nehote prijavili na neskončen tok obvestil iz vaših aplikacij za klepet. Na prvi pogled se ta majhna rdeča pojavna okna in pikinje morda zdijo neškodljivi, vendar lahko hitro postanejo velika motnja, ki nenamerno povzroči do preklapljanja konteksta in zmanjšane produktivnosti.

Včasih je lahko že samo videnje teh rdečih pojavnih oken (tudi če ne berete sporočil) dovolj, da izgubite osredotočenost in motite tok.

Torej, kaj lahko storite, da se izognete tem pastem produktivnosti?

Najboljše strategije za doseganje produktivne komunikacije na delovnem mestu

1. Sprejmite asinhrono komunikacijo

Preveč poudarka na takojšnjih odzivih in komunikaciji v realnem času, še posebej, če člani ekipe delajo v različnih časovnih pasovih, lahko na koncu naredi več škode kot koristi.

Namesto da pričakujete (ali še huje, zahtevate) takojšnje odgovore, se objemite asinhrona komunikacija. Ta slog komunikacije vam omogoča, da se na sporočila odzovete ob svojem času, kar zmanjšuje prekinitve in vam omogoča, da se osredotočite na pomembnejša opravila.

Ko najdete novo, vam ni treba vedno dodati druge komunikacijske aplikacije v svoj arzenal. Potreben je čas, da se vsi v vaši ekipi navadijo na novo orodje, zato je pogosto bolje, da ostanete pri tem, kar imate, še posebej, če že ponuja funkcije, ki jih potrebujete.

Namesto da se prijavite za še eno aplikacijo, si vzemite čas za oceno obstoječih orodij in preverite, ali jih lahko integrirate z drugimi aplikacijami, ki jih uporabljate za poenostavitev svojega delovnega procesa. Tako vam ne bo treba tako pogosto menjavati aplikacij in se lahko izognete povezani izgubi produktivnosti.

3. Ustvarite interni Wiki

An interni wiki je osrednje skladišče znanja in informacij vaše ekipe. To je odličen način, da ohranite vse svoje pomembne informacije organizirane in dostopne na enem mestu.

Wiki lahko pomaga zmanjšati potrebo po nenehni komunikaciji, tako da članom ekipe olajša iskanje odgovorov na svoja vprašanja. Svoj interni wiki lahko uporabite tudi za ustvarjanje komunikacijskega priročnika s svojo ekipo, v katerem boste dokumentirali najboljše prakse in smernice za celotno podjetje.

To lahko vključuje vse, od tega, kako in kdaj uporabiti določena orodja, do opredelitve, kaj menite za »nujno« komunikacijo, in idealnega odzivnega časa.

Način uporabe orodij za komunikacijo in sodelovanje lahko bistveno vpliva na vašo produktivnost. Če vas nenehno motijo ​​obvestila, poskusite prilagoditi svoje nastavitve, da zmanjšate motnje.

Na primer, lahko onemogočite obvestila za določene kanale ali pogovore, nastavite ure načina Ne moti ali celo v celoti preložite obvestila med načrtovanim časom osredotočanja. S prilagajanjem orodij tako, da bolje ustrezajo vašim potrebam, lahko znova prevzamete nadzor nad svojo produktivnostjo.

Poleg tega, če uporabljate Slack, lahko dodate @Must-Read razširitev v svoj delovni prostor, da zagotovite, da bodo nujna sporočila vedno vidna. Ta aplikacija Slack vam omogoča, da označite določena sporočila kot obvezno branje, člani ekipe pa bodo imeli vsa svoja kritična sporočila v enem paketu, da se izognete izgubljanju časa s pomikanjem po zgodovini klepetov.

Uporabite svoje aplikacije za sporočanje na pravi način za povečanje produktivnosti

Medtem ko so aplikacije za klepet lahko odličen način za povečanje produktivnosti, so lahko tudi pomembna motnja, če se ne uporabljajo pravilno. Sklepamo lahko, da je predvsem odvisno od tega, kako uporabljate ta orodja.

Z upoštevanjem zgornjih strategij lahko prevzamete nadzor nad svojo produktivnostjo in se izognete tem pastem produktivnosti.

Kako premagati preobremenjenost s sodelovanjem na delovnem mestu

Preberite Naprej

O avtorju