Kako dodati ali odstraniti digitalni podpis v datotekah Microsoft Office

Vsi podpisujemo dokumente za različne namene, kot so uradna pisma, najemnine za stanovanje, dokumente projektov, ki jih delimo s sodelavci, in prošnje za posojila.

Vendar pa je preprostejše in pogosto bolj varno podpisati dokumente, če so narejeni digitalno. Datoteke Microsoft Office, kot so Word, Excel in PowerPoint, vam omogočajo enostavno dodajanje digitalnih podpisov. Poglejmo, kako se to naredi.

Kaj je digitalni podpis in zakaj ga dodati?

Digitalni podpis je vrsta elektronskega podpisa, ki se uporablja za preverjanje pristnosti in celovitosti digitalnih informacij, kot so e-pošta, transakcije s kreditnimi karticami in dokumenti. Datoteke Microsoft Word in Excel so lahko digitalno podpisane in obstaja veliko načinov, kako lahko podpišete datoteke PDF tudi.

Če digitalno podpisujete dokument, bo potrdilo, da podatki v dokumentu izvirajo iz vas in se niso spremenili, odkar ste ga podpisali. Torej je kot navidezni prstni odtis ali elektronska predstavitev vašega lastnoročnega podpisa.

Čeprav jih je veliko

aplikacije za podpisovanje dokumentov na spletu, Microsoft Office vam omogoča ustvarjanje digitalnih podpisov v datotekah Word, Excel in PowerPoint. Ni vam treba natisniti dokumenta, se podpisati s peresom ter ga nato skenirati in poslati. V datoteki Officea lahko preprosto ustvarite digitalni podpis in ga pošljete po e-pošti.

Dodajanje digitalnega podpisa pomaga, da je dokument verodostojen in uraden. Zagotavlja tudi nezavrnitev, kar pomeni, da vsem strankam dokazuje izvor podpisane vsebine.

Poleg tega po Microsoftovem mnenju podpisi v datotekah Microsoft Word, Microsoft Excel ali Microsoft PowerPoint, ki so časovno žigosane s strani varnega strežnika časovnih žigov, imajo v določenih okoliščinah veljavnost a notarsko overitev.

Kako narediti digitalni podpis uradnega

Za potrditev vaše identitete in njeno uradno veljavnost morate imeti potrdilo za digitalno podpisovanje. Ko pošljete digitalno podpisano datoteko Microsoft Office, je digitalno potrdilo vključeno vanjo skupaj z javnim ključem.

Digitalna potrdila izdaja certifikacijski organ (CA). Potrdilo običajno velja eno leto, po katerem mora podpisnik obnoviti ali pridobiti novo potrdilo za podpis, da ugotovi identiteto.

Če ne želite kupiti potrdila ali morate dokument takoj podpisati, lahko svoje potrdilo tudi ustvarite. V sistemu Windows je postopek ustvarjanja potrdila odvisen od različice sistema Windows, ki jo uporabljate – Windows 10, 8, 7, Vista ali XP.

Če želite izvedeti več o storitvah digitalnih potrdil ali navodilih za ustvarjanje potrdila, obiščite to stran za podporo Microsoftu.

Kako dodati digitalni podpis v datoteko Microsoft Office

Datotekam Word, Excel in PowerPoint lahko dodate digitalne podpise. Če želite dodati digitalni podpis, morate imeti odprt dokument Word ali Excelov list. Postopek za Word in Excel je podoben, zato poglejmo, kako dodati digitalni podpis v Wordovo datoteko.

1. V odprti Wordovi datoteki, na primer, na koncu, kjer podpisujete dokument, postavite kazalec na mesto, kjer želite ustvariti digitalni podpis.
2. Kliknite na Vstavi zavihek. Seznam vrstic s podpisom bo v skupini besedila v zgornjem desnem kotu.
3. Kliknite Podpis Microsoft Office vrstica. Odpre se zavihek za nastavitev podpisa, ki ga izpolnite z nekaj polji.
4. Dodajte ustrezne informacije v pogovorno okno Nastavitev podpisa: Predlagani podpisnik: (to bi bilo tvoje ime), Naslov podpisnika: (vaša oznaka) in E-poštni naslov podpisnika: (vaš elektronski naslov, če ga želite dati).
5. Pod navodili za podpisnika bo privzeto navodilo: Preden podpišete ta dokument, preverite, ali je vsebina, ki jo podpisujete, pravilna. To navodilo je mogoče spremeniti in spodaj bosta na voljo dve možnosti, ki ju lahko nastavite s kljukico potrditvena polja: dovolite podpisniku, da doda komentarje v pogovornem oknu Podpis in Pokaži datum podpisa v podpisu vrstico.
6. Ko izpolnite svoje podatke, kliknite v redu. Zdaj boste lahko videli vrstico podpisa z vašim imenom in naslovom pod njo.

Zdaj pa poglejmo, kako dodati podpis v vrstico za podpis.

1. Desni klik vrstico podpisa v datoteki. Nato izberite Podpiši iz menija.
2. Svoj podpis lahko dodate na naslednje tri načine:
   • Če želite dodati svoj natisnjen znak, preprosto vnesite svoje ime blizu X simbol.
   • Če imate sliko svojega podpisa, kliknite na Izberite Slika podpisa zavihek in kliknite Izberite Slika— Odpre se Raziskovalec datotek in lahko dodate sliko svojega podpisa z brskanjem po računalniku.
   • Tretjič, če imate tablični računalnik, lahko dodate tudi lastnoročni podpis, tako da se podpišete poleg X v vrstici za podpis.
3. Dodate lahko tudi podrobnosti o podpisniku (ki bi bili vi), kot sta vaša vloga in naslov produkcijskega mesta, tako da kliknete Podrobnosti gumb.
4. Nato na koncu kliknite na Podpiši na dnu.
5. Prejeli boste poziv za potrditev podpisa. Nato se bo vaš podpis pojavil v vrstici za podpis v vašem dokumentu. Zdaj lahko pošljete svoj digitalno podpisan dokument.

Kako odstraniti digitalni podpis

Odstranitev digitalnega podpisa je stvar nekaj klikov.

1. Odprite datoteko Microsoft Word ali Excel z digitalnim podpisom.
2. Z desno miškino tipko kliknite na Podpisna vrstica.
3. Kliknite Odstrani podpis. Prikaže se poziv za potrditev izbrisa podpisa.

Vaš digitalni podpis bo odstranjen iz dokumenta. Z urejanjem dokumenta se iz njega odstranijo tudi podpisi.

Kako dodati ali odstraniti nevidni digitalni podpis

Za razliko od vidnega podpisa, nevidni digitalni podpis v dokumentu ne doda nobenih oznak ali besedila. Namesto tega nevidni podpis v datoteko dokumenta doda samo metapodatke, da zagotovi pristnost dokumenta, ne da bi spremenil njegovo vsebino.

Datoteki Microsoft Office lahko dodate nevidni digitalni podpis z naslednjimi koraki:

1. Odprite dokument Word, Excel ali PowerPoint in kliknite Mapa. The Info odpre se razdelek.
2. Izberite Zaščiti dokument.
3. Nato v spustnem meniju izberite Dodajte digitalni podpis.
4. Odpre se okence za digitalni podpis. V pogovorno okno vnesite namen podpisa dokumenta.
5. Nato kliknite Podpiši.
6. The Info razdelek bo nato pokazalo, da je dokument podpisan in označen kot dokončen.

Ko je datoteka digitalno podpisana, bo postala dokument samo za branje, da se preprečijo nadaljnje spremembe.

Prav tako je enostavno odstraniti nevidni digitalni podpis.

1. Odprite datoteko z nevidnim digitalnim podpisom. Na vrhu boste videli dve sporočili – eno, da je dokument označen kot končni, in drugo, ki pravi, da dokument vsebuje veljavne podpise.
2. Na drugem Podpisi vrstico sporočila, kliknite na Oglejte si podpise. The Podpisi podokno se bo odprlo na desni strani dokumenta.
3. Kliknite na puščica poleg imena podpisa.
4. Nato kliknite Odstrani podpis iz spustnega menija.
5. Na koncu kliknite da na poziv, ki se prikaže. In vaš nevidni digitalni podpis bo odstranjen.

S svojim digitalnim podpisom zagotovite pristnost in varnost dokumentov Office

Digitalni podpisi vašim dokumentom dodajo plast zaupanja in pristnosti. Vašim sodelavcem in prejemnikom vaših dokumentov vliva zaupanje.

Poleg tega ste prepričani, da so vaši dokumenti varni in da jih ni mogoče spreminjati. Zato naredite svoje uradne in osebne transakcije lažje in varne z dodajanjem digitalnih podpisov v datoteke Microsoft Office.

Kako digitalno podpisati dokument Microsoft Word

Preberite Naprej

O avtorju