8 orodij za poenostavitev delovnih procesov na daljavo

Vodenje podjetja na daljavo brez sedeža, prilagodljivih urnikov in priložnosti, da se med delom odpravite kamor koli na svetu, je razburljivo. Vendar pa je lahko tudi zastrašujoče in zahteva veliko dela.

Dobra stvar je, da je tehnologija na vaši strani. Obstaja veliko programske opreme, ki jo lahko uporabite za povečanje učinkovitosti, organizacijo delovnih tokov, poenostavitev procesov in izboljšanje skupinskega sodelovanja.

Ta seznam ni izčrpen, vendar je tukaj nekaj orodij, ki jih lahko začnete uporabljati za svoje oddaljeno poslovanje.

1. Sistemi za sledenje prijaviteljem

Ne glede na to, ali ste zagonsko podjetje ali veliko podjetje, lahko izkoristite sistem za sledenje prosilcem (ATS). Ti programi vam omogočajo, da na enem mestu najdete vse pomembne informacije o vašem kandidatu – iz njihove e-pošte, intervjujev, urnikov in ustreznih podatkov.

ATS olajša zaposlovanje in zaposlovanje z uporabo umetne inteligence za pregledovanje kandidatov, kar vam prihrani veliko časa pred ročnim izločanjem kandidatov, ki ne ustrezajo zahtevam. Pomagajo vam tudi pri iskanju najboljših kandidatov, tako da jih razvrstijo glede na njihove sposobnosti in izkušnje. Nekateri najpogosteje uporabljeni ATS vključujejo

Delovnik in Rastlinjak.

V tej digitalni dobi, ko so ponarejeni certifikati in lažne identitete zelo razširjeni, so preverjanja preteklosti ključnega pomena za ohranjanje varnega in varnega delovnega mesta za zaposlene in stranke.

Orodja za preverjanje ozadja, kot je Goodhire in Čekr so bistvenega pomena tudi za preverjanje morebitnih informacij, ki so jih z njimi delili kandidati.

Ta orodja so skladna s pravnimi zahtevami in dajejo podjetjem lastno nadzorno ploščo, ki jim pomaga upravljati in slediti rezultatom njihovih preverjanj preteklosti. Večina teh orodij se integrira tudi z ATS in drugimi večjimi kadrovskimi platformami.

3. Programska oprema za upravljanje projektov

Upravljanje oddaljenih ekip je lahko zahtevno. Programska oprema za vodenje projektov omogoča enostaven način za organizacijo delovnih tokov, spremljanje napredka posameznika in ekipe, oblikovanje projektov in pridobivanje vpogleda v napredek ekipe.

Če vodite globalno ekipo, uporabite programsko opremo za upravljanje projektov, kot je npr Asana oz ClickUp vam lahko pomaga prihranite veliko časa komunicirati in sodelovati s svojo ekipo. Ta orodja omogočajo nemoteno sodelovanje med člani ekipe znotraj platforme – ni potrebe po e-pošti in nepotrebnih sestankih!

4. Programska oprema za elektronski podpis

Vodenje podjetja na daljavo ne pomeni, da lahko preskočite pomembne procese, kot so podpisovanje dokumentov in pogodb. Oddaljena nastavitev lahko povzroči podpisovanje občutljivih dokumentov.

Nihče ne želi deliti svojih e-podpisov, ne da bi se prej prepričal, da je platforma varna. Dobra stvar je, da so orodja všeč Pandadoc in DocuSign so, da olajšajo distribucijo in zbiranje občutljivih dokumentov skupaj z e-podpisi. Obstaja veliko druge spletne aplikacije za podpisovanje dokumentov tam zunaj, kar lahko preverite.

E-podpisi so priznani kot enakovredni tradicionalnim podpisom. Pravno zavezujoče so, če vam stranke dovolijo varno nalaganje datotek in podpis digitalnih dokumentov. Vendar pa Zakonitost elektronskih podpisov se razlikuje glede na to, kje na svetu se nahajate.

5. Wiki

Razširjanje informacij in usposabljanje sta lahko zahtevna pri vodenju oddaljenega podjetja. Poslovni wiki služi kot osrednje skladišče ali baza znanja.

Vsem omogoča dostop do dokumentov in pomembnih procesov v delovnih tokovih zaposlenih. Do njih je enostaven dostop, urejanje in skupno rabo, tako da oddaljeni delavci ostanejo obveščeni o spremembah, posodobitvah in novih pravilnikih pri delu.

Olajšuje vključevanje, novim zaposlenim pa omogoča, da se premikajo skozi podjetje. Olajša delo na daljavo in služi kot vodnik, kjer se lahko seznanijo s procesi podjetja. Nekateri wikiji, ki jih lahko upoštevate, so XWiki in SlimWiki. Obstaja veliko drugih spletna mesta, ki vam pomagajo ustvariti lasten Wiki.

6. Programska oprema za prepoznavanje zaposlenih

Zaradi omejene interakcije in podpore se mnogi oddaljeni delavci pogosto počutijo izolirane in nevidne. Številne študije kažejo, da priznanje in pravočasne ustrezne povratne informacije ne le povečajo uspešnost ljudi, ampak tudi izboljšajo zadrževanje in zadovoljstvo pri delu.

Platforme kot Motivnost omogočite članom ekipe možnost, da spoznajo druge v ekipi, cenijo drug drugega in poudarijo svoje zmage, podelite bonuse za mesto in ustvarite nagrade in značke po meri, za katere si ekipe prizadevajo.

Motivosity omogoča članom ekipe, da razdelijo denar Motivosity, ki ga zaposleni lahko uporabijo za nakup darilnih kartic, rezervacijo letov ali donacije v dobrodelne namene. Druge alternative za Motivosity vključujejo Bonus in Vse pohvale.

7. Aplikacije za poslovno sporočanje

Delo na daljavo ne bo uspelo brez platforme, ki bo združila ekipo. Čeprav lahko ekipe še vedno uporabljajo e-pošto, je obsežna, zamudna in neorganizirana. Aplikacije za poslovno sporočanje, kot so Ohlapnost vam omogočajo, da se povežete s komer koli posamezno ali v skupinah.

Lahko tudi integrirati druge aplikacije v Slack izboljšati njegovo funkcionalnost in poenostaviti procese v aplikacijah. Svojo Asano lahko na primer povežete s Slackom ali uporabite Giphy v Slacku, ko želite svojim pogovorom dodati zabavo. Druge aplikacije, ki so podobne Slacku, vključujejo Klepet na delovnem mestu oz Microsoft Teams.

8. Programska oprema za načrtovanje

Načrtovanje je še eno opravilo, ki vsakomur vzame čas, na daljavo ali ne. Vendar pa je dodaten zaplet pri večini dela na daljavo resničnost razlik v časovnih pasovih. Poleg tega se mora veliko oddaljenih delavcev ukvarjati z več kot enim delom, zaradi česar je načrtovanje klicev veliko težje opraviti.

Platforme za načrtovanje, kot je Calendly se integrira z vašimi koledarji in odpravlja vztrajnost pri iskanju najboljšega časa za obe strani. Medtem so aplikacije kot GoReminders vam omogočajo avtomatizacijo besedilnih sporočil, tako da lahko pošiljate avtomatizirana sporočila z opomnikom za sestanek svoji ekipi ali strankam.

To zagotavlja, da se bodo ljudje pojavili na sestanku, kar vam preprečuje, da bi zapravljali svoj čas in denar s čakanjem, da se pojavijo.

Uporabite tehnologijo za izboljšanje vašega poslovanja na daljavo

Delo na daljavo ima veliko prednosti. Vendar pa je vodenje lahko težavno, še posebej, če nameravate stvari početi na tradicionalen način. Ne samo, da boste imeli več papirologije, težko je, celo nemogoče, dobro komunicirati in spremljati potek projektov brez pomoči orodij.

Nadgradite svojo igro s programsko opremo in orodji, ki lahko pospešijo in poenostavijo vaše delovne procese na daljavo ter pomagajo zlepiti ekipo, da doseže boljšo kulturo na delovnem mestu za vaše podjetje.

8 nasvetov za ustvarjanje produktivnega pisarniškega okolja za delo na daljavo

Preberite Naprej

O avtorju