5 nasvetov za pisanje dolgih e-poštnih sporočil, ki jih lahko prejemniki preberejo

Pošiljanje dolgih e-poštnih sporočil svojim strankam in sodelavcem je običajno nestrpno. Vendar pa obstajajo časi, ko morate poslati daljšo posodobitev ali pregled.

V tem primeru boste želeli sebi in prejemniku narediti uslugo, tako da preidete na bistvo in zagotovite, da mu ne bo treba kopati po dolgih odstavkih za informacije.

V tem članku vas bomo popeljali skozi včasih, s katerimi si lahko pomagate, da bodo vaša daljša e-poštna sporočila bolj berljiva in nanje lažje odgovoriti.

1. Za povzetek uporabite točke

Ena najpomembnejših stvari, ki si jih morate zapomniti pri pisanju dolgega e-poštnega sporočila, je, da ga bo prejemnik verjetno preletel. Pri tem lahko zamudijo pomembne informacije ali vprašanja, ker jih je bilo preprosto preveč za branje.

Ko pišete daljše e-poštno sporočilo, želite zagotoviti, da prejemniku olajšate pogled, a vseeno najdejo ključne stvari – z drugimi besedami, želite biti natančni v svojih e-poštnih sporočilih. Tako dobijo informacije, ki jih potrebujejo, vi pa boste verjetno dobili bolj premišljen odgovor.

Vsak od nasvetov v tem članku vam bo pomagal doseči e-pošto, ki je bolj pregledna in natančna, zlasti z uporabo oznak.

Zapis informacij v točkovni obliki ne pomeni, da ne morete biti pogovorni. Lahko ste v drugih delih e-pošte, kot sta pozdrav in odjava. Vendar pa bo povzetek informacij v točke hitro in učinkovito prenesel sporočilo.

Namesto da vključite vsako podrobnost, določite ključne informacije iz svojega sporočila in se izogibajte besednim besedam. Prejemnik ne potrebuje predvajanja vsake teme, potrebuje le glavne točke.

2. Za pomembne točke uporabite krepko

Uporaba velikih črk v e-pošti ni profesionalna. Vendar pa lahko svojemu bralcu prikimate v pravo smer s prefinjeno krepko pisavo. Seveda tega ne želite storiti za vse, toda če obstaja določena informacija, za katero želite zagotoviti, da bo videti kot datum, opomnik ali dejanje, jo krepko označite.

Primer uporablja samo krepko za naslove in dva besedna zveza, od katerih pošiljatelj želi bralca ukrepati – poiskati dodatne informacije v zapisniku sestanka in ne pozabiti a srečanje. Če preleti e-pošto, je večja verjetnost, da bodo te pritegnile njegovo pozornost in morda bo prebral ostalo za kontekst.

Ker gre le za subtilno spremembo besedila, je manj verjetno, da se bo prejemnik počutil, kot da kričiš, kot lahko z vsemi velikimi črkami.

3. E-poštno sporočilo razdelite na teme z naslovi

Dodajanje naslovov v vaša e-poštna sporočila morda zveni kot pošiljanje romana prejemniku, vendar to ne pomeni, da mora biti pod vsakim od njih veliko informacij. To jim preprosto pomaga, da hitreje prehajajo po e-pošti, če obstajajo določene informacije, ki jih iščejo, ali pa se morajo nanje sklicevati pozneje.

Če naslov postavite krepko in uporabite prelome vrstic med posameznimi razdelki, lahko med posameznimi razdelki postavite presledek, kar olajša branje – podobno kot kateri koli drug dokument.

Uporaba naslovov je koristna, če imate več tem, ki jih želite obravnavati in ki ne zahtevajo ločenih e-poštnih sporočil – na primer dnevni pregled ali posodobitev napredka.

4. Uporabite drugačno oblikovanje za citate

Če morate posredovati informacije točno tako, kot jih je napisal nekdo drug, naredite subtilne spremembe v oblikovanju, da jih boste lažje ločili od lastne pripovedi. Tako ni zmede glede tega, kje se vaše sporočilo konča in začne drugo.

Narekovaji bi seveda lahko naredili trik, a če že imate veliko besedila pred in po njem, bi lahko ustvarite dolg odstavek, ki je manj zaželen za branje in iz katerega je težje pridobiti informacije na prvi pogled.

Še ena stvar, ki jo morate upoštevati pri oblikovanju besedila v e-poštnih sporočilih, se boste morda želeli izogniti uporabi več pisav in barv, saj lahko zaradi tega e-poštno sporočilo izgleda neprofesionalno.

5. Shranite vprašanja do konca

Ste že kdaj zastavili več vprašanj v e-pošti in dobili odgovore na morda polovico? To se lahko zgodi tudi v najkrajših e-poštnih sporočilih ali sporočilih.

Poskusite shraniti vprašanja do konca in naj bodo kratka in bistvena. To ne bo le pomagalo bralcu, da jih vidi, ampak tudi ne bo pozabil, kaj ste vprašali na poti, ker pozneje ne boste predstavili več informacij.

Še več, lahko vam pošljejo odgovor, ki jasno odgovori na vprašanja v vrstnem redu, kot ste jih postavili.

Morda se sliši neumno, vendar pomislite na vsa e-poštna sporočila, besedila, sporočila in digitalne medije, ki so vam predstavljeni vsak dan. Preobremenitev e-pošte je enostavno zmotiti ali naj en podatek izstopa pred drugim.

Dodaten namig – bodite natančni v vrstici teme

Ta dodatni nasvet deluje za vsa e-poštna sporočila na splošno. Z bivanjem specifično v vrstici vaše teme, prejemniku pomagate na več načinov – natančno bo vedel, za kaj gre, lahko mu da prednost in ga lahko pozneje znova najde, če se bo moral sklicevati nanj.

Na primer, lahko uporabite besede, kot so spremljati, vprašanje, opomnik, nadgradnja, oz poročilo da jim sporočite vrsto e-pošte. Če gre za določeno srečanje ali projekt, navedite ime. Če gre za ponavljajočo se e-pošto, vključite datum.

Pošiljanje e-pošte z zadevo spremljati Samo po sebi ne zveni zelo klikljivo ali pomembno, še posebej, če ima vaš prejemnik morda nekaj drugih e-poštnih sporočil z istim naslovom v svojem nabiralniku.

Ljudem lahko celo obvestite v vrstici z zadevo, če je vaše sporočilo nujno, vendar ga ne pozabite rezervirati za zadeve, ki dejansko so.

Komunikacija je ključna

Čeprav nekateri morda odsvetujejo pošiljanje dolgih e-poštnih sporočil, včasih preprosto morate. Najboljše, kar lahko storite za svojega prejemnika, je, da se držite bistva in zagotovite, da lahko preleti. Ne samo, da jim bo pomagal najti informacije, ki jih na začetku potrebujejo, ampak jim bo tudi pomagal, da jih bodo pozneje ponovno uporabili.

Ko boste naslednjič morali poslati dolgo e-pošto, zakaj ne bi poskusili enega ali več teh nasvetov in videli, kako gre.

5 nasvetov in orodij za samourejanje za izboljšanje pisanja

Številni pisci imajo težave s postopkom urejanja. Če pa želite ustvariti kakovostno vsebino, je smiselno izboljšati svoje sposobnosti urejanja. Evo kako.

Preberite Naprej

O avtorju