Nekaj občasnih utripov med vašim delovnim dnevom je neizogibnih. Če pa te motnje postanejo dosledne navade, lahko škodijo kakovosti vašega dela in produktivnosti.
Medtem ko so nekateri ubijalci produktivnosti očitni, se drugi prikrivajo kot nujne naloge. Če niste previdni, se lahko ti zapravljavci časa zlahka prikradejo v vaš dan in zapravijo ure. Prepoznavanje teh dejavnosti in uporaba ustreznih orodij za njihovo preprečevanje vam lahko pomaga ponovno pridobiti nadzor nad svojim časom.
1. Spike za zmanjšanje preobremenitve e-pošte
Branje in odgovarjanje na e-pošto je ena tistih delovnih dejavnosti, ki se morda zdijo neškodljiva, vendar vam lahko hitro požrejo čas, če jih ne upravljate pravilno. Preobremenjenost e-pošte je lahko posledica več dejavnikov, kot so prepoln nabiralnik, pomanjkanje organizacije ali neuporaba ustreznih notranjih komunikacijskih orodij. Če je ne označite, lahko preobremenitev e-pošte postane tudi pomemben vir stresa in tesnobe.
Vnesite Spike, uporabniku prijazno, a robustno e-poštno orodje za sodelovanje, ki vam lahko pomaga pridobiti
upravljajte s prenapolnjenim nabiralnikom in povečajte svojo produktivnost. Za začetek vam Spike omogoča, da združite vse svoje e-poštne račune na enem mestu, tako da lahko preprosto upravljate vsa svoja sporočila z iste nadzorne plošče. Zagotavlja tudi številne funkcije, ki vam pomagajo organizirati in dati prednost e-poštnim sporočilom, kot je npr Prednostna pošta, ki ločuje pomembna sporočila od neprednostnih e-poštnih sporočil, kar vam omogoča, da se osredotočite na svojo najpomembnejšo komunikacijo.Poleg tega imate popoln nadzor nad svojimi e-poštnimi obvestili. Izkoristite lahko tudi funkcije dremeža in opomnikov Spike, da si vzamete čas za branje in odzivanje na e-poštna sporočila (sestavite svojo e-poštno dejavnost), namesto da jim dovolite, da zapravljajo vaše produktivne ure delovnik.
Prenesi: Spike za Android|iOS | Windows | macOS (Na voljo so brezplačni premium računi)
Pregled najpogostejših zapravljalcev časa na delovnem mestu ne bi bil popoln, če ne omenimo družbenih medijev. Težko se je upreti privlačnosti preverjanja Facebooka, Twitterja ali TikToka, vendar te dejavnosti lahko hitro požrejo vaš delovnik, ne da bi se zavedali, koliko časa ste izgubili.
Če se pri delu trudite ostati osredotočeni, je Unpluq orodje, ki vam lahko pomaga premagati moteče aplikacije, tako da vam oteži njihovo uporabo. Vse kar morate storiti je, da dodate aplikacijo, ki jo želite blokirati, in izberete oviro za odvračanje pozornosti, na primer skeniranje kode QR, 5 sekund stresanja telefona ali tapkanje 7 gumbov. Prav tako lahko prilagodite težavnostne stopnje teh ovir.
Unpluq bo blokiral vsa obvestila iz aplikacije in vam preprečil, da bi jo odprli, dokler se ne izteče nastavljeni čas ali pa zavestno izvedete oviro za odvračanje pozornosti. Cilj je pomagati vam prekiniti navado nepremišljenega pomikanja po virih družbenih medijev in se namesto tega osredotočiti na svoje delo.
Prenesi: Odklopite za Android (Brezplačno, ponuja ob nakupu)
3. IFTTT za avtomatizacijo ponavljajočih se nalog
Tako kot vaša e-poštna dejavnost, lahko ponavljajoča se opravila postanejo volkovi v ovčjih kožah vašega delovnika, ki se pritihotapijo in požirajo vaš čas, ne da bi se tega zavedali. Ponavljanje istih nalog je lahko pomemben vir izgubljenega časa in dolgčasa na delovnem mestu, še posebej, če lahko te procese avtomatizirate, da izkoristite svoj čas in spretnosti za opravila visoke vrednosti.
IFTTT je platforma, ki vam omogoča povezovanje različnih aplikacij in naprav za ustvarjanje "receptov", ki avtomatizirajo opravila. Za uporabo IFTTT vam ni treba biti programer; vse kar potrebujete je a osnovno razumevanje izdelave recepta.
Na primer, lahko ga uporabite za samodejno objavljanje dnevnih opomnikov na vašem kanalu Slack oz dodajte dokončane naloge Asana v Googlovo preglednico, namesto da bi to morali narediti ročno. Uporabite lahko enega od več že ustvarjenih receptov ali pa ustvarite lastnega glede na vaše posebne potrebe.
To orodje učinkovito avtomatizira vsakdanja, ponavljajoča se opravila, ki bi vam sicer vzela čas in energijo.
Prenesi: IFTTT za Android | iOS (Na voljo je brezplačna, premium različica)
4. Yac zmanjšati čas, porabljen na sestankih
Sestanki so lahko bistveni del delovnega mesta, lahko pa tudi hitro postanejo izguba časa, če jih ne upravljate dobro. Delavci na daljavo so še posebej prizadeti zaradi nepotrebnih sestankov, saj so postali običajen način, da ekipe ostanejo na tekočem.
Ena glavnih težav pri sestankih, zlasti na oddaljenih delovnih mestih z ekipami, razpršenimi po vsem svetu, je, da zahtevajo, da so vsi udeleženci na spletu in hkrati na voljo, kar je zaradi časovnega pasu lahko težko doseči razlike. Še več, sinhrona komunikacija ni vedno najbolj produktiven način dela, saj lahko povzroči motnje in prekinitve.
Lahko uporabiš asinhrona komunikacijska orodja kot Yac, da skrajšate svoj čas na sestankih. Yac je aplikacija za klepet, ki vam omogoča snemanje in skupno rabo glasovnih sporočil s svojo ekipo.
Ali želite posredovati povratne informacije o načrtu ali razložiti postopek? Namesto da začnete še eno srečanje Zoom, lahko posnamete hitro sporočilo Yac in izkoristite njegove zmogljivosti skupne rabe zaslona, da ponazorite svojo misel.
Pošiljanje glasovnega sporočila je hitrejše od tipkanja, njegova asinhrona narava pa pomeni, da ga lahko ljudje poslušajo, ko jim ustreza, s čimer se izognete nepotrebnim sestankom in prihranite čas.
Prenesi: Yac za Android | iOS | Windows | macOS (Na voljo je brezplačna, premium različica)
5. RecueTime da bi se izognili večopravilnosti in odkrili druge zapravljalce časa
Večopravilnost se pogosto omenja kot sredstvo za povečanje produktivnosti, vendar raziskave pripoveduje drugačno zgodbo. Večopravilnost lahko dejansko povzroči zmanjšano produktivnost zaradi kognitivne preobremenitve. Poleg tega je lahko večopravilnost pomemben vir motenj, zaradi česar izgubite fokus in porabite več časa za opravila, ki vam jih ni treba.
RecueTime je aplikacija za sledenje času, ki vam lahko pomaga spremljati, kako preživite svoj čas, in blokira vaše največje motnje, da vam pomaga obvladati enoopravilnost. Deluje v ozadju vaših naprav, da spremlja aplikacije in spletna mesta, ki jih največ uporabljate, ter koliko časa porabite za vsako od njih.
Te informacije vam lahko pomagajo ugotoviti, katera opravila vzamejo največ časa in katere dejavnosti povzročajo, da izgubite fokus. Te informacije lahko nato uporabite za odkrivanje in odpravo drugih zapravljalcev časa. RescueTime ima tudi Osredotočeno delo funkcija, ki vam omogoča, da se osredotočite na svoje delo za določeno obdobje.
Prenesi: RecueTime za Android | iOS | Windows | macOS (brezplačna preizkusna različica, na voljo je premium različica)
6. Slušalke ANC za zmanjšanje hrupa v ozadju
Najti miren prostor za osredotočanje na svoje delo v današnjih odprtih pisarnah je lahko izziv. Delavci na daljavo se lahko spopadajo tudi s hrupom hišnih ljubljenčkov, otrok ali drugih ljudi v bližini. Hrup v ozadju je lahko pomembna motnja, ki vam preprečuje vstop v območje.
Slušalke ANC (aktivno odpravljanje hrupa) so lahko odličen način za zmanjšanje hrupa v ozadju in izboljšanje vaše osredotočenosti. Z izklopom zvoka iz vaše okolice slušalke ANC ustvarijo delovni prostor brez hrupa, kar vam omogoča, da ostanete osredotočeni na opravilo.
Ponovno pridobite nadzor nad svojim časom in izboljšajte svojo produktivnost
Postavitev v močan položaj, ki vam omogoča, da naredite več v krajšem času, je ključ do uspeha na katerem koli področju. Če želite ponovno pridobiti nadzor nad svojim časom in izboljšati svojo produktivnost, morate biti proaktivni pri prepoznavanju običajnih zapravljalcev časa na delovnem mestu ter iskanju orodij in strategij za njihovo odpravo. Orodja, ki smo jih omenili v tem članku, vam lahko pomagajo pri tem.
Ali se kdaj počutite preobremenjeni z ogromnim številom orodij za sodelovanje, ki jih imate na voljo? Tukaj je, kako se mu lahko izognete.
Preberite Naprej
- Delo in kariera
- Nasveti na delovnem mestu
- Nasveti za delo
- Fokus
- Nasveti za produktivnost
- Upravljanje časa
Loic je samostojni pisec vsebin pri MakeUseOf in se vseživljenjsko uči. Svojo strast do pisanja lovi že od leta 2016. Uživa v preizkušanju novih tehnoloških pripomočkov in programske opreme, ki lahko uporabnikom pomagajo, da postanejo bolj produktivni.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, da se naročite
