Utrujenost funkcij: kako se izogniti preobremenjenosti s programsko opremo za upravljanje projektov

Iskanje prave programske opreme za vodenje projektov je lahko izziv. Vsaka izbira ima dolg seznam funkcij in funkcij z različnimi imeni in včasih nejasnim namenom.

Ko delate primerjavo, se zlahka preobremenite, vendar ni nujno, da je tako. V tem članku vas bomo popeljali skozi nekaj nasvetov za zmanjšanje utrujenosti funkcij, ko gre za izbiro prave programske opreme za upravljanje projektov za vas.

1. Preden poskusite ali kupite, naredite načrt za programsko opremo za upravljanje projektov

Ste se že odločili, da boste preizkusili programsko opremo za vodenje projektov, ali pa vsaj razmišljate o tem. S tako številnimi odličnimi možnostmi si boste naredili veliko uslugo, če boste opisali, kaj želite narediti z njo, preden preučite zmogljivosti in funkcije posamezne programske opreme.

Ne samo, da vam bo to pomagalo najti pravo programsko opremo, ampak vam bo pomagalo prepoznati in izključiti tudi napačno programsko opremo.

Pomislite, kako vi in ​​vaši sodelavci zdaj komunicirate o nalogah. Ali želite, da programska oprema nadomesti določene vrste e-pošte, sestankov in beležk? Katere vrste podrobnosti običajno vključujete in kakšen je postopek, v katerem dodeljujete naloge?

Drug pomemben del orisa, kako ga boste uporabljali, je določitev, kdo ga bo uporabljal. Koliko ljudi imate v svoji ekipi? Kakšne vrste vlog in dovoljenj boste potrebovali za račun vsakega člana ekipe? Ali boste morali vključiti račune gostov za stranke ali izvajalce?

Morda boste želeli razmisliti tudi o tem, ali boste v svoji programski opremi potrebovali zasebne delovne prostore. Sezname, ki jih ustvarite v svojih delovnih prostorih ClickUp, lahko na primer privzeto nastavite kot skupne ali zasebne in kadar koli preklopite. Pojem je nasproten, kjer so strani zasebne, dokler jih ne delite z gosti, razen če se odločite za račun ekipe.

Čeprav se zdi veliko programske opreme za vodenje projektov enako, vam bo odgovor na ta vprašanja pomagal razumeti, katere funkcije boste morali iskati v okviru svojega proračuna.

2. Odločite se, katere funkcije potrebujete na podlagi tega, kar že počnete

Tukaj lahko postanejo stvari nekoliko zapletene. V programski opremi za upravljanje projektov je veliko izbire, s tem pa ima vsaka programska oprema dolg seznam funkcij.

Pri tem je treba upoštevati, da je manj več. Lahko celo oris ponavljajočih se nalog ali delovnih tokov samo s tabelo in nekaterimi kontrolnimi seznami, kot je prikazano v spodnjem primeru uporabe pojma. Vse je odvisno od tega, kako vi in ​​vaša ekipa sodelujete.

Če uporabljate sledenje časa kot primer, samo zato, ker lahko to storite v neki programski opremi za upravljanje projektov, še ne pomeni, da bi morali. Če že imate metodo sledenja času, ki deluje, ali pa trenutno ne sledite svojemu času, in je to v redu, zakaj bi se odločili za tisto s sledenjem namesto brez?

Vaša programska oprema za vodenje projektov ne bi smela povzročati trenja vašim vsakodnevnim opravilom. V prvi vrsti je to orodje, ki ga lahko uporabite učinkovito komunicirati projekte, zato pomislite, kako to trenutno počnete in katere funkcije bi vam bile najbolj v pomoč.

Dodatne funkcije vas zlahka zmotijo, ne samo zato, ker porabite čas za njihovo nastavitev in jih ne uporabljate, ampak bodo obremenile vaš delovni prostor. To nas pripelje do naslednje točke.

3. Če je bleščeče, se odločite, ali je trajnostno

Če določena funkcija pritegne vašo pozornost in se odločite, da jo želite uporabiti, se vprašajte, ali je to nekaj, s čimer boste dolgoročno obdržali. Na primer, pripomočki za kmetijo lame in baterijo podjetja Monday.com so precej zabavni dodatki k nadzorni plošči, saj so vaši cilji nekoliko podobni igri, vendar lahko navdušenje zlahka izgine.

Pravzaprav se boste morda želeli izogniti pregledovanju pripomočkov, saj so Monday, ClickUp, Notion in Asana odlična izbira brez njih. Spodnja slika je preprost primer a plošča za projektne zahteve z uporabo le nekaterih od številnih funkcij, ki so na voljo v brezplačni različici ClickUp.

Najbolje je, da svojo programsko opremo za vodenje projektov izberete na podlagi njene osnove in ne njenih zvončkov – še posebej, če vam bodo le odvzeli produktivnost.

Druga točka, ki jo je treba omeniti, so integracije. Tako kot pripomočki je verjetno, da lahko programsko opremo uporabljate brez njih. Če pa vam je všeč, da se integrira z drugo programsko opremo, poglejte, katere naloge lahko opravi, preden dovolite, da to postane odločilni dejavnik. Integracija je lahko samo še eno obvestilo ali korak.

4. Nekaj ​​uporabnih osnovnih funkcij, ki jih morate iskati

Preden se lotimo osnov, je pomembno omeniti, da ko primerjate funkcije programske opreme za upravljanje projektov, obiščete vsako spletno mesto posebej. Vsaka programska oprema lahko uporablja drugačen sistem poimenovanja za isto funkcijo, zaradi česar se zdi, da druga nima posebnih zmogljivosti pri neposredni primerjavi. Konkurenca bi temu lahko rekla drugače.

Najboljši primer tega je Notion. Čeprav ne boste našli obsežnega seznama vsakega dela vsebine, lahko na svoje strani dodate opravila, statuse ali table. Z uporabo blokov lahko ustvarite učinkovit sistem vodenja projektov.

Ne glede na ime je nekaj uporabnih osnov, ki jih boste želeli paziti:

• Opravila, strani ali impulzi— ne glede na terminologijo, ki jo uporablja programska oprema, so to prazne kartice v programski opremi za vodenje projektov kjer lahko dodate opis, rok, prednost, prejemnika in priloge, ko ustvarjate datoteko nalogo.
• Komunikacijska orodja— namesto da bi preklapljali med svojo programsko opremo za upravljanje projektov in e-pošto, orodja za komentiranje, odgovarjanje in označevanje drugih so izjemno koristna pri sodelovanju ali delegiranju projekti.
• Statusi— del tega, zaradi česar so orodja za upravljanje projektov odlična, je ta, da lahko vi in ​​vaša ekipa drug drugemu poveste, da nekaj delate, ne da bi javno objavili.
• Opomniki— verjetno jih boste želeli prilagoditi svojim potrebam, vendar boste hvaležni za opomnike v programski opremi za vodenje projektov, zlasti v trenutkih, ko jih potrebujete.
• Čist vmesnik— čist, minimalen dizajn vam bo pomagal, da se osredotočite na najpomembnejše naloge.

Ne dovolite, da funkcije ovirajo delovanje

Programska oprema za upravljanje projektov se morda sprva zdi zastrašujoča, vendar ni nujno. Če greste v načrt in se ga držite, boste našli najboljšega za vas in svojo ekipo.

Najboljše od vsega je, da večina podjetij s programsko opremo za upravljanje projektov ponuja brezplačno preskusno različico, tako da jo lahko preizkusite, preden karkoli plačate. Zakaj ne bi poskusili nekaj, tako da v vsaki ustvarite eno projektno ploščo?

ClickUp vs. Asana: Kaj je boljše za vodenje projektov?

Obstaja veliko možnosti za programsko opremo za upravljanje projektov, tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali pri izbiri med Asano in ClickUp.

Preberite Naprej

O avtorju