4 nasveti za produktivnost za preverjanje mape »Prejeto«.

Vsi smo bili tam. Ko prejmete e-pošto od sodelavca, ki vam odvrne pozornost od opravila, ste osredotočeni na opravilo. Če ste radovedni, kliknete vanj, da vidite, kako lahko pomagate, vendar v resnici ni nekaj, kar bi potrebovalo takojšen odziv.

Kljub temu se morda sprašujete, ali bi se morali zdaj vrniti k njim ali poskusiti ponovno pridobiti osredotočenost – kar je lahko še posebej zahtevno, ko se pogosto pojavlja čez dan.

V tem članku vas bomo popeljali skozi nekaj nasvetov, ki vam lahko pomagajo ostati produktivni pri preverjanju e-pošte.

1. Omejite število dnevnih preverjanj v mapi »Prejeto«.

Če klikate na mapo »Prejeto« vsakič, ko prejmete e-poštno sporočilo – ali ga pričakujete –, se nenehno osredotočate. Upoštevati morate tudi čas, ki je potreben, da se po prekinitvi vrnete na delo, še posebej, če na vsako e-poštno sporočilo odgovorite takoj.

Čeprav se morda počutite zaposleni, to naprej in nazaj morda ni najbolj produktiven način dela. Želite preveriti svoje prejeto z namenom izprazniti vaš seznam e-poštnih sporočil.

Razen če vaše delo resnično zahteva takojšen odgovor na vsa e-poštna sporočila, poskusite omejiti število preverjanj nabiralnika na dan. Kot predlog bi morda želeli dva do trikrat na dan preveriti in razvrstiti svoja e-poštna sporočila – enkrat, ko pridete v službo, enkrat po odmoru za kosilo in morda eno uro, preden ste končali z dnevom.

Vendar je najbolje, da si pripravite rutino, ki ustreza vašemu urniku in tistim, s katerimi delate. Čeprav lahko daste takojšnje odgovore, to ne pomeni, da morate vedno, še posebej, če ste osredotočeni na pomembno nalogo ali rok.

Seveda boste imeli ljudi, na katere se boste morali prej kot slej vrniti, pa naj bo to vaš šef, stranka ali prednostni sodelavec. Ko preverite svojo mapo »Prejeto«, naj bo vaš odgovor nanje prednosten. Prav tako lahko vklopite opozorila, ko vam ta oseba pošlje e-pošto na način Ne moti – ali preprosto prilagodite, kolikokrat vaš nabiralnik preveri novo pošto.

Od vas je odvisno, ali želite prilagoditi svoje nastavitve obvestil, da bodo določena e-poštna sporočila popolnoma utišana. Da pa ne bi zamudili nekaj zelo pomembnega, boste morda želeli samo pogledati prejemnika in vrstico teme v obvestilu ter se hitro vrniti na pravo pot, če lahko počaka.

2. Izogibajte se ravnanju z istim e-poštnim naslovom dvakrat

Ste že večkrat odprli in prebrali isto e-pošto, da se osvežite, preden ukrepate? To je lahko izguba vašega časa in osredotočenosti.

To lahko preprečite tako, da ukrepate vsakič, ko ga odprete. Odločite se, ali zahteva odgovor, ga lahko shranite ali arhivirate ali pa je neželeno ali nekaj, kar lahko preprosto izbrišete.

Odločitev, da odgovorite nanj, ne pomeni, da se mora zgoditi takoj, ampak dodajte zastavico ali nekakšen opomnik, da boste vedeli, da to storite naslednjič, ko se boste lotili e-pošte.

Vaš nabiralnik ima morda tudi funkcijo za opomnike po e-pošti. Spark vam na primer omogoča, da sporočila preložite za določen čas in vas bo na določen datum in uro opomnil nanje. Omogoča vam tudi, da nastavite opomnik za spremljanje poslane e-pošte, če še niste prejeli odgovora od prejemnika.

Vse, kar je v mapi »Prejeto«, kar ne zahteva takojšnjega odgovora, datoteke, neželene vsebine ali odstranitve v smeti – večina ponudnikov e-pošte je to zelo enostavno, zato je najbolje, da to storite in dokončate.

Pomaga tudi, če sami določite nekaj pravil glede na količino e-poštnih sporočil, ki jih prejmete. Na primer, kdo je prioriteta in vaš odzivni čas. Tudi drugi se bodo tega navadili in spoznali, da se jim boste odlično odzvali, le ne takoj.

Če ugotovite, da je e-poštno sporočilo, ki ste ga odložili, uporabite pojejte žabjo metodo da bi to naredili.

3. Odjavite se od neuporabnih glasil in marketinških e-poštnih sporočil

Verjetno boste čez dan prejeli dovolj obvestil brez dodanega hrupa glasil in marketinških e-poštnih sporočil. Preprosto pustite, da zdrsne in pustite, da se kopičijo v vašem nabiralniku, ker ste zaposleni.

Vendar pa je njihovo prebiranje še ena naloga, ki vam bo odvzela osredotočenost in produktivnost. To še posebej velja, če je pošiljatelj napisal e-poštno sporočilo dovolj dobro, da ga lahko klikneš in prebereš, ne da bi v resnici vedel, zakaj si.

Odjavite se, razen če gre za nekaj, za kar boste resnično ukrepali, na primer prebrali vsebino ustvarjalca ali izkoristili prodajo podjetja. Prihranite čas in energijo, ki bi jo vložili v ta e-poštna sporočila, ter jih vložite v nekaj bolj smiselnega ali sproščujočega.

Če imate glasila in marketinška e-poštna sporočila, ki jih radi berete, boste morda želeli poskusiti ponudnika e-pošte, kot je Spark, ki ponuja Smart Inbox.

Funkcija Smart Inbox ločuje glasila in sporočila od storitev od osebne e-pošte. Prav tako utiša obvestila neznancev in avtomatska sporočila.

4. Blokiraj neželeno e-pošto – naslove in domene

Ko gre za filtriranje neželene pošte, nekateri ponudniki e-pošte opravljajo svoje delo bolje kot drugi. Tudi priljubljena izbira, kot je Outlook, ni popolna, saj omogoča, da pride nekaj neželene pošte.

Če pa vam nekdo pošilja neželeno pošto, lahko blokirate njegov e-poštni naslov. Morda boste lahko tudi blokirali celotno domeno, če ugotovite, da prejemate e-pošto z različnimi uporabniškimi imeni, vendar z istim spletnim naslovom.

Če uporabljate Outlook, lahko to funkcijo najdete v Neželena pošta oddelek pošta zavihek pod Nastavitve in Prikaži vse Outlookove nastavitve. Gmail je še en ponudnik, ki vam to omogoča enostavno blokirajte e-poštne naslove in podjetja.

Če uporabljate drugega ponudnika e-pošte, preverite to funkcijo z iskanjem blokiraj e-poštno domeno in ime ponudnika, ki ga uporabljate.

Upoštevajte, da je najbolje, da v e-poštnem sporočilu z vsiljeno pošto ne kliknete odjava, saj vas to lahko pripelje na slabo stran, ki želi dobiti vaše osebne podatke. Pravzaprav se izogibajte interakciji z njimi, razen če jih označite kot vsiljeno pošto ali jih izbrišete.

Povečajte svojo produktivnost z omejevanjem e-pošte

E-pošta je uporabno orodje v komunikaciji. Vendar pa lahko postane tudi moteča, če nismo pozorni.

Če ugotovite, da preživite veliko časa v mapi »Prejeto«, zakaj ne bi preizkusili enega ali več teh nasvetov in preverili, ali vam pomaga?

Kako prevzeti nadzor nad svojim e-poštnim nabiralnikom in ostati produktiven

Nenehno preverjanje e-pošte lahko vzame veliko časa. Ti nasveti vam bodo pomagali nadzorovati svojo mapo »Prejeto« in narediti več.

Preberite Naprej

O avtorju