4 najboljši nasveti za zmanjšanje preobremenitve e-pošte

Večinoma preživetje delovnega dne za komunikacijo ni najbolj produktivna izraba vašega časa. V idealnem primeru bi vam morala komunikacijska orodja, kot je e-pošta, omogočiti, da opravite najboljše delo, ne nasprotno.

Na žalost je e-pošta postala vseobsegajoča oblika komunikacije, ki vam lahko zlahka posrka vaš dan, oropa vaš čas in produktivnost.

V tem članku bomo predstavili nekaj praktičnih strategij in orodij za boj proti preobremenitvi e-pošte.

Kaj je preobremenjenost e-pošte in kako vpliva na vašo produktivnost?

Preobremenjenost e-pošte je nezmožnost spremljanja števila e-poštnih sporočil, ki jih prejmete ali pošljete. Pojavi se, ko imate v mapi »Prejeto« več sporočil, kot jih lahko razumno obravnavate.

Kakšni so torej znaki, da se spopadate s preobremenjenostjo e-pošte?

• Počutite se, kot da ves čas zaostajate s svojo e-pošto in nikoli ne morete dohiteti.
• Vsakič, ko preverite svojo e-pošto, ste pod stresom, ker imate veliko sporočil, ki jih morate obravnavati.
• Prejemate preveč nadaljnjih e-poštnih sporočil, ker se trudite slediti svojim sporočilom.
instagram viewer
• Imate močno željo po nenehnem preverjanju e-pošte, tudi ko ste zaposleni z drugimi opravili ali celo ko se poskušate sprostiti doma.

Niste sami, če doživljate nekatere od teh simptomov. Preobremenjenost e-pošte je pogosta težava, s katero se sooča veliko ljudi, a kako smo prišli do tega? Obstaja veliko razlogov, zakaj je preobremenitev e-pošte postala tako zaskrbljujoča, predvsem obsežno sprejetje e-pošte kot primarnega sredstva interna komunikacija na delovnem mestu.

To se je poslabšalo s širitvijo delovne sile na daljavo, saj so se osebne interakcije spremenile v e-pošto. Nenazadnje kultura dela v realnem času in vedno vključena pomeni, da se od ljudi pričakuje, da bodo vedno na voljo za odgovarjanje na e-pošto, tudi izven delovnega časa.

Vsi ti dejavniki so povzročili situacijo, ko ljudje preživijo vse več časa za e-pošto, kar je povzročilo številne negativne posledice, vključno z:

• Povečana raven stresa
• Težave z osredotočanjem
• Težave pri izpolnjevanju rokov
• Povečan občutek preobremenjenosti
• Zmanjšano produktivnost zaradi preklapljanja konteksta.

Te posledice niso omejene na posameznike, saj imajo lahko valovit učinek na ekipo ali podjetje. Torej, kako se lahko borite proti preobremenitvi e-pošte in ponovno pridobite nadzor nad svojim časom in produktivnostjo?

Najboljši nasveti za reševanje preobremenitve e-pošte

1. Paketna e-poštna dejavnost

Dodeljevanje opravil je učinkovita tehnika produktivnosti ki vključuje združevanje podobnih nalog skupaj in njihovo dokončanje v določenem času. Ta pristop lahko uporabite za e-pošto, tako da vse dejavnosti, povezane z e-pošto, združite v določene časovne intervale.

Ker branje ali odgovarjanje na e-pošto ni nujno duševno zahtevna naloga, lahko nastavite čas izven vaših produktivnih ur, da to storite, na primer zgodaj zjutraj ali pozno popoldne, odvisno od vašega kronotipa. Ta strategija vam lahko pomaga, da se izognete skušnjavi, da bi nenehno preverjali svojo e-pošto in vas zasisali v e-poštni vrtinec.

Lahko uporabiš aplikacije za sestavljanje časa všeč Google Koledar da blokirate čas za dejavnosti, povezane z e-pošto. E-poštna obvestila lahko tudi prilagodite tako, da prihajajo samo v časovnih intervalih vaše e-pošte.

2. Odjavite se od nepotrebnih e-poštnih sporočil

Vsa nadležna glasila in promocijska e-poštna sporočila, na katere ste se naročili pred leti, a jih nikoli niste prebrali, so lahko pomemben vir preobremenitve e-pošte. Če se odjavite od teh e-poštnih sporočil, lahko pokvarite vaš nabiralnik.

Obstaja veliko načinov za odjavo od e-poštnih sporočil, najpogostejši pa je, da najdete povezavo »odjava« na dnu e-pošte. Če pa ste se naročili na stotine e-poštnih sporočil, je lahko odjava enega po enega težka naloga. Če je temu tako, jih je veliko orodja, ki vam lahko pomagajo organizirati e-pošto, vključno Odvij.me, ki vam omogoča množično odjavo od e-poštnih sporočil z le nekaj kliki.

Nazadnje lahko nastavite tudi ločen e-poštni račun za promocijska sporočila, da razbremenite vaš primarni nabiralnik. Na ta način omejite dostop do svojega primarnega/službenega e-poštnega naslova samo na pomembna sporočila.

3. Nastavite e-poštne filtre

Filtri učinkovito upravljajo vašo e-pošto, tako da samodejno razvrstijo vaša sporočila v določene mape na podlagi določenih meril. Na primer lahko nastavite filter za samodejno brisanje e-pošte določenega pošiljatelja, preden prispe v vašo mapo »Prejeto«.

Filtri vam lahko pomagajo učinkoviteje upravljati e-pošto z:

• Pomaga vam ostati organiziran.
• Preprečite, da bi nepomembna e-poštna sporočila zatrpala vaš nabiralnik.
• Omogoča vam hitro iskanje e-pošte na podlagi določenih meril.

V e-poštnem odjemalcu lahko nastavite filtre; te lahko na primer izkoristite pametni Gmailovi filtri ali uporabite storitev filtriranja e-pošte, kot je SaneBox.

V idealnem primeru e-pošta ne bi smela biti edino sredstvo komunikacije na vašem delovnem mestu. E-pošto lahko uporabite za posebne namene, na primer za posodobitev odjemalca o projektu ali za dostavo vsebine dolge oblike.

V mnogih primerih lahko uporabite druga interna komunikacijska orodja, kot so:

• Ohlapnost je aplikacija za delovna sporočila, ki vam omogoča komunikacijo s sodelavci in ekipami. Uporabljate ga lahko za različne namene, kot so deljenje datotek, skupinski pogovori in ustvarjanje kanalov za določene projekte.
• Twist je orodje za asinhrono komunikacijo ki kolegom omogoča izmenjavo sporočil brez pritiska ali pričakovanja takojšnjega odziva. Idealen je za ekipe, ki želijo premagati stalne prekinitve obveščanja in imeti več nadzora nad svojim časom.
• Asana je orodje za upravljanje projektov, ki vam omogoča spremljanje napredka pri opravilih, skupno rabo datotek in komunikacijo s člani ekipe. Je odlično orodje za projektno delo ali ekipe, ki morajo sodelovati pri nalogah.
• Spike je e-poštna rešitev vse v enem, ki vam lahko pomaga premagati preobremenitev e-pošte in povečati produktivnost. Spike lahko uporabite za integracijo vseh obstoječih e-poštnih računov, organiziranje mape »Prejeto«, sodelovanje s sodelavci in še več.

Ponovno pridobite nadzor nad svojim e-poštnim nabiralnikom in povečajte svojo produktivnost

Preobremenitev e-pošte je lahko velik ubijalec produktivnosti. Vendar pa lahko z uporabo strategij in orodij, opisanih v tem članku, zmanjšate nered v vašo mapo »Prejeto« in ponovno pridobite nadzor nad e-poštnimi komunikacijami ter tako povečate svojo produktivnost v procesu.

Kako preprečiti, da bi vaša e-pošta šla v vsiljeno pošto: 6 nasvetov

Vaša e-poštna sporočila morda ne bodo redno dosegla nabiralnikov prejemnikov, če jih blokirajo filtri za neželeno pošto. Tukaj je, kako lahko to preprečite.

Preberite Naprej

O avtorju