Kako zgraditi tablo za zahtevek projekta v ClickUp

Delegiranje nalog ali prošnja za pomoč lahko včasih povzroči, da se ljudje počutijo nerodno. Ne glede na to, ali gre za tesnobo spraševanja na napačen način ali zaskrbljenost, kaj si kdo drug misli, je to pogost izziv na delovnem mestu.

Tudi tisti, ki so dobro izkušeni pri razdeljevanju nalog, bi lahko imeli koristi od tega, da bi porabili manj časa za sporočanje podrobnosti. Lahko je naporno spremljati vse, o čemer ste razpravljali v e-poštnih sporočilih, sporočilih in sestankih, še posebej, če izgubite sled priponke, podrobnosti ali vprašanja.

V tem članku vas bomo popeljali skozi, kako narediti tablo z zahtevo projekta v ClickUp, zaradi česar je delegiranje hitro in neboleče.

Katere stolpce boste vključili v svojo tablo z zahtevki za projekt?

Ko v ClickUp ustvarite tablo z zahtevo projekta, cilj je prihraniti čas. Jasno boste želeli povedati, komu dodeljujete projekt, kdaj želite, da ga izvede, in stopnjo prioritete ter kdo vloži zahtevo. To lahko hitro storite tako, da dodate stolpce prejemnik, rok, prednostna naloga, in ustvaril na vašo tablo.

Če se sprašujete, zakaj ustvaril stolpec je pomemben iz dveh razlogov. Soigralcem pomaga vedeti, koga vprašati, če naletijo na vprašanje. Prav tako jim sporoča, komu poročajo, če imate več ljudi, ki dodeljujejo projekte.

Ne morete spremeniti, kdo se pojavi v ustvaril Če nalogo ustvarjate v imenu nekoga drugega, lahko to zabeležite v opisu.

Poleg tega boste morda opazili prejemnik stolpec privzeto vsebuje eno ime. Če želite na nalogo namestiti več oseb, lahko vklopite več pooblaščenih. Če želite to narediti, kliknite ikono svojega profila v spodnjem levem kotu, pojdite na Nastavitve, izberite Kliknite Aplikacije, in vklopite Več prejemnikov in možnostih.

Če želite v projekt vključiti nekoga drugega, ki na njem ne dela aktivno, ga lahko dodate kot opazovalec ali če želite, da vaši soigralci sami zahtevajo naloge, lahko preprosto pustite stolpec prazen.

Povezano: ClickUp vs. Asana: Kaj je boljše za vodenje projektov?

Poleg zgoraj omenjenih štirih stolpcev, ClickUp ponuja številne druge, ki vam bodo pomagale sporočiti posebnosti projekta. Na primer, če so vaša opravila časovno občutljiva, lahko uporabite datum ustvarjanja stolpec, da pokažete, kako dolgo je trajalo. Uporabite lahko tudi ocena časa stolpec, da svojim soigralcem sporočite, kako dolgo bi projekt lahko trajal.

Če želite ugotoviti, katere stolpce želite uporabiti, si vzemite nekaj časa in razmislite o tem, kako vaša ekipa že razdaja naloge, izberite, kaj deluje, in prilagodite tablo, da bo ustrezala vašim potrebam.

Kako nastaviti tablo za zahtevo projekta v ClickUp

Prvi korak pri izdelavi plošče z zahtevo projekta je ustvarjanje novega seznama v vašem delovnem prostoru. Če želite to narediti, premaknite kazalec miške nad ime svojega delovnega prostora v stranski vrstici in kliknite gumb za dodajanje. Ustrezno poimenujte svoj seznam.

Nato vstavite stolpce, ki jih želite uporabiti, če še niso tam. Ko izberete možnost dodajanja v zgornjem desnem kotu seznama, jih boste našli dolg seznam. Ne pozabite, manj je več. Če v svojo tablo dodate preveč informacij, lahko na koncu zmede vaše sodelavce – zlasti tiste, ki so novi v programski opremi za vodenje projektov.

Prav tako boste želeli uporabiti minimalen pristop s statusi. Če želite urediti svoja stanja, se pomaknite nad Narediti ali kateri koli zavihek stanja na vaši plošči, kliknite tri pike na desni in pojdite na Upravljanje statusov. Izberite po meri in ustvarite tiste, ki jih želite uporabiti za komunikacijo s svojo ekipo.

Primer uporablja narediti, v postopku, in dokončan, vendar ste lahko bolj ustvarjalni, če želite. Če ploščo uporabljate za uveljavljanje projektov, jo boste morda želeli uporabiti odprto namesto opraviti in imeti dodeljena status, da sebi in drugim sporočite, da je nekdo drug na njem, tudi če še ni začel delati.

Uporabite lahko tudi možnosti, kot je zaljubljen za komunikacijo sotekmovalec potrebuje pomoč, oz na čakanju hitro deliti, da projekt ni niti v teku niti dokončan.

Kako delati v odboru za projektne zahteve

Ideja, ki stoji za tablo z zahtevki projekta, je omejiti komunikacijo pri delegiranju nalog. Ne zato, da ne boste delili podrobnosti ali odgovarjali na vprašanja, vendar to počnete na enem mestu, tako da vi in ​​vaša ekipa veste, kje najti informacije.

Podrobnosti v stolpcih dajejo prejemniku hiter pregled pričakovanj projekta. Poleg tega lahko v opravilo postavite podrobne opombe, tako da kliknete njegovo ime.

Tukaj boste našli mesto, kjer lahko svojemu soigralcu opišete nalogo, priložite datoteke in komunicirate naprej in nazaj v komentarjih.

Projektu lahko dodate tudi opazovalca s klikom na simbol očesa v zgornjem desnem kotu. To je podobno, kot če nekomu pošljete CC po e-pošti.

Ko vaš soigralec začne delati na nalogi, spremeni status v v postopku pokazati, da poteka in dokončan ko končajo. ClickUp samodejno skrije dokončana opravila, vendar si jih lahko kadar koli ogledate s klikom oddaja zaprta v zgornjem desnem kotu.

Upoštevajte, da lahko vsakdo dodeli projekte v ClickUp, tako da bo vaša plošča za zahtevo projekta delovala v obe smeri. Tako lahko, če imate sodelavca, ki potrebuje vašo pomoč pri nečem, ustvari nalogo tudi za vas.

Povezano: Kaj je ClickUp? Najboljše funkcije za vodenje projektov

Če delate z veliko ekipo in ugotovite, da je vaša plošča za zahteve projekta prezasedena, boste morda želeli ustvariti ločene za vsak oddelek. Ustvarite lahko tudi plošče projektnih zahtev za posamezne ljudi, če ima vaše podjetje veliko nalog ali nekdo potrebuje dodaten del osredotočenosti ena na ena.

Poleg tega, če ugotovite, da imate v svoji ekipi nekaj vizualnih ljudi, boste morda želeli dodajte pogled na ploščo ki namesto seznama uporablja sistem kartic.

Osredotočite se z odborom za zahteve projekta

Izdelava plošče z zahtevo projekta je hiter projekt, ki ga lahko sprejmejo tako začetniki kot izkušeni uporabniki ClickUp. Uporaba enega ne bo pomagala le omejiti skakanja med e-pošto in sporočili pri delegiranju nalog, ampak lahko tudi zmanjša količino časa, ki ga preživite na sestankih, načrtovanih ali ne.

Ne pozabite le pojasniti svoji ekipi, kako deluje, in jim sporočiti, da lahko tudi oni zaprosijo za pomoč od vas ali drug od drugega, ko jo potrebujejo.

ClickUp vs. Pojem: kaj je boljše za projektno sodelovanje?

ClickUp in Notion sta dve najboljši orodji za projektno sodelovanje. Ugotovite, kaj je bolje za vas.

Preberite Naprej

O avtorju