Kako se izogniti prekomerni uporabi orodij za komunikacijo in sodelovanje

Orodja za sodelovanje in komunikacijo so ključnega pomena za uspeh katerega koli projekta, zlasti za oddaljene ekipe. Pomagajo povečati produktivnost in povezave med zaposlenimi, hkrati pa jim omogočajo dostop do informacij od kjer koli in kadar koli.

Vendar pa lahko preveč možnosti postane stresno, še posebej, če morate vsak delovnik začeti žonglirati med različnimi orodji, da ostanete na tekočem. Ta članek bo raziskal nekaj nasvetov in orodij, ki vam bodo pomagala učinkoviteje uporabljati orodja za sodelovanje.

Preobremenitev ekipe s sodelovanjem orodja niso rešitev za boljšo produktivnost; nasprotno, lahko povzroči:

• Manjša produktivnost, ker vaša ekipa porabi več časa za iskanje informacij na več platformah kot za opravljanje nalog.
• Zamujeni projekti, ker komunikacija pade med razpoke.
• Zmanjšano sodelovanje, ker se nekaterim morda težko seznanijo z več platformami za sodelovanje.
• Težaven dostop do informacij, ko jih potrebujete.
• Žongliranje med številnimi aplikacijami za sodelovanje lahko privede do preklapljanje konteksta in nižja učinkovitost.
instagram viewer
• Potratna poraba, saj imajo številne od teh programskih rešitev prekrivajoče se funkcije in zahtevajo naročnino.

Torej, če so orodja za sodelovanje ključna za timsko delo, kako se lahko izognete tem težavam?

1. Dajte prednost svojim ekipam in potrebam podjetja

Pomembno je, da začnete z zavedanjem, da učinkovito sodelovanje ne temelji na tehnologiji – gre za vaše ljudi in njihovo medsebojno delovanje pri doseganju skupnih ciljev. Za to omogočijo in olajšajo orodja za sodelovanje in komunikacijo.

Zato bi morali začeti z oceno potreb vašega podjetja in kakšno kulturo želite zgraditi za svojo ekipo. Poleg tega si zagotovite jasen vpogled v to, kakšne naloge vaša ekipa opravlja vsakodnevno, in o najboljših načinih medsebojne interakcije.

Na primer, če želite spodbujati zaupanje in svobodo dela med prilagodljivim urnikom, izberite digitalne rešitve, ki omogočajo asinhrono komunikacijo in sodelovanje, npr Twist in Yac, bi lahko najbolje delovalo. Ta orodja omogočajo vašim ljudem, da ostanejo osredotočeni med najbolj produktivnim časovnim okvirom.

Po drugi strani pa, če je vaša ekipa večinoma na poti in cenite komunikacijo v realnem času, orodja, ki olajšajo sinhrono komunikacijo in ponujajo tako namizni kot mobilni dostop, npr. Ohlapnost, morda je vaša najboljša možnost.

Ko imate jasno predstavo o svojih potrebah in vrsti kulture, ki jo želite spodbujati, je lažje zožiti število možnosti, ki so usklajene z vašim pristopom k delu. Izbira orodja samo zato, ker je priljubljeno, lahko nehote spremeni kulturo in operacijski sistem vašega podjetja, kar vodi do neproduktivnih rezultatov.

2. Izkoristite Workspace Suites

Ko ste ocenili potrebe vašega podjetja in poskušali zmanjšati število orodij za sodelovanje, ki jih uporabljate, ste lahko začnete z ogledom vse-v-enem ali vsestranskih platform, ki ponujajo vrsto funkcij, potrebnih za delovanje vašega posel.

Te rešitve so zasnovane posebej za združevanje vseh bistvenih funkcij in funkcionalnosti iz več aplikacij v eno samo platformo, kar odpravlja težave z odpiranjem več programov za dostop informacije.

S tem pomagajo prihraniti čas in denar, hkrati pa vsem olajšajo delo, ne da bi zamudili posodobitve. Idealni so za mala in srednja podjetja, ki ne potrebujejo nujno najnovejših naborov in piščal, temveč preprosto in preprosto rešitev, ki jim pomaga nemoteno delovati.

Ta orodja vam omogočajo izmenjavo sporočil, klicanje, beleženje, dodeljevanje nalog in celo načrtovanje projektov – vse z enega mesta. Nekaj ​​primerov najboljši delovni prostori ki ponujajo več funkcij za poenostavitev vašega delovnega toka Spike oz Samepage. Z enim od teh orodij lahko združite vse svoje dejavnosti.

Recimo, da je vaša organizacija specializirana za določeno področje dela in se zdi, da je vaša večnamenska platforma »moster vseh poslov, mojster nobene." V tem primeru bi morali razmisliti o iskanju najboljših ustreznih rešitev za posamezne funkcije, ki jih je mogoče enostavno integrirati z vsako drugo.

Če je upravljanje projektov vaš primarni fokus, boste morda želeli preučiti orodja s funkcijami, kot je ustvarjanje nalog in dodelitev, robustne funkcije iskanja, več pogledov nadzorne plošče, poročanje o statusu projekta in projekt predloge.

Povezano: Integracije Zapier, ki bodo avtomatizirale vaš delovni potek upravljanja opravil

Vendar pa bi morali razmisliti tudi o rešitvah za upravljanje projektov, ki ponujajo možnosti integracije z drugimi orodji, npr. panj, ponedeljek.com, oz Wrike. Tako lahko uporabite nekaj orodij, primernih za določene namene, in jih povežete, da dosežete še boljše rezultate.

Poleg tega so ta orodja uporabniku prijazna, zato se jih vsi lažje učijo in učinkovito uporabljajo.

4. Ustvarite centralizirano skladišče znanja

Kot smo že omenili, je ena od glavnih pomanjkljivosti uporabe preveč orodij za sodelovanje ta, da zaposleni zapravljajo dragoceni čas skakanje z ene platforme na drugo za dostop do informacij ali motenje drugih kolegov z vprašanji, na katera so že večkrat odgovorili krat.

Da bi se temu izognili, lahko vse bistvene informacije shranite v centralizirano bazo znanja, do katere je enostaven dostop od koder koli. Lahko uporabite interni wiki podjetja orodje kot Tettra ohraniti vse, od politik za celotno podjetje in vadnic z navodili do specifičnih informacij o izdelku. Vsakdo z dovoljenjem lahko dodaja in ureja datoteke, kar ustvarja intuitivno platformo za sodelovanje, ki zaposlenim pomaga pri izmenjavi informacij med seboj.

Ideja je, da se lahko vsak član ekipe odpravi naravnost v to bazo znanja, da najde informacije in dobi odgovore na kakršna koli vprašanja ali težave, ki bi jih lahko imeli.

Začnite svojo pot do učinkovite komunikacije in sodelovanja zdaj

Če imate trenutno preveč nereda pri orodjih za komunikacijo in sodelovanje, razmislite o implementaciji zgornjih rešitev.

Z uporabo najboljših možnih digitalnih rešitev in strategij za sodelovanje za vaše podjetje jemljete velik korak k temu, da postanete bolj produktivni, dolgoročno prihranite denar in izboljšate splošno učinkovitost.

Ko rastete in vaše podjetje postaja vse bolj zahtevno, lahko vedno spremenite svoje procese, da bodo ustrezali vašim spreminjajočim se potrebam.

Kako povečati produktivnost na delovnem mestu z izmenjavo znanja

Izmenjava znanja na delovnem mestu je lahko močna, vendar le, če ustvarite okolje, ki ga spodbuja. Tukaj je nekaj orodij in nasvetov za pomoč.

Preberite Naprej

O avtorju