5 razlogov, zakaj bi morali uporabiti Microsoft

Microsoft To Do je zmogljiva aplikacija, ki je pogosto spregledana v korist hitrejših rešitev za upravljanje opravil. To Do je pravzaprav robustna aplikacija, ki jo je vredno razmisliti, še posebej, če želite povečati svojo produktivnost med uporabo Microsoft 365.

Če uporabljate vsakodnevno opravilo, da določite prednost, kaj je treba opraviti na določen dan, in kot središče za vsa vaša opravila, je nekaj zmogljivih načinov, da začnete izkoriščati to aplikacijo.

Kaj naj stori Microsoft?

Microsoft To Do je upravitelj opravil, ki je vključen v Microsoft 365. Medtem ko bi lahko zapolnile vse njegove lastnosti popoln vodnik za začetnike, bistvo Microsoft To Do je, da lahko vnesete opravila v spletne, namizne in mobilne aplikacije. Podatki se brezhibno sinhronizirajo prek vašega Microsoftovega računa.

Ustvarite lahko skupine in sezname opravil. To olajša deljenje seznama projektnih nalog s kolegi, seznama živil z družinskimi člani in seznama opreme za kampiranje s prijatelji, na primer. Aplikacija je dovolj preprosta, da jo zlahka uporabljajo ljudje, ki ne obvladajo digitalne tehnologije.

Prenesi: Microsoft To Do za Android | iOS | Windows | Mac (Prost)

5 razlogov za uporabo Microsofta

1. Združite svoj koledar in sezname opravil.

Številne aplikacije za koledarje in sezname opravil so ločene. To lahko povzroči glavobole. Kaj se zgodi, če nastavite opomnik za opravilo za 19:00 in imate istočasno dogodek v koledarju? Enega boste zamudili ali pa boste nenehno preklapljali med koledarjem in aplikacijo za opravila, da bi preverili razpoložljivost časa.

Microsoft To Do rešuje to težavo s tesno integracijo s koledarjem v Microsoft 365.

• V namizni aplikaciji Outlook lahko preprosto kliknete med koledarjem in opravilom, ki je vključen v opravilno vrstico.
• Mobilna aplikacija Outlook vključuje tudi koledar in opravila. Videli boste Opravila opravila v zavihek za iskanje spodaj pred kratkim prejeli in poslani datoteke. V Outlooku lahko kliknete Opravilo in aplikacija se bo odprla.
• V spletu lahko uporabite koledarski pogled table, da si ogledate opravila in koledar vzporedno.

2. Ustvarite opravila iz svojega e-pošte

Vse od službenih nalog do prijateljev, ki prosijo za uslugo, številna opravila prispejo po e-pošti. Na srečo sta To Do in Outlook v spletu še posebej močna kombinacija za produktivnost.

Microsoft 365 vam omogoča, da povlečete e-pošto iz mape Prejeto v Opravilo, ki ga najdete pod Moj dan gumb na traku. Tako, da preprosto spustite e-pošto na Oddelek To Do, ustvarili boste novo nalogo.

Naloga je neodvisna od elektronske pošte, ki jo lahko izbrišete ali arhivirate.

3. Spremljajte svoje naloge znotraj ekip

Microsoft spodbuja uporabnike, da opravijo čim več dela znotraj Teams. Zato sta se tudi Teams in To Do tesneje povezala. Opravila lahko dodate v aplikacijo Teams, tako da storite naslednje:

1. Pojdi do Microsoft Teams > Aplikacije.
2. Išči > Opraviti.
3. Dodaj > Opravila po načrtovalcu in opravila.
4. Kliknite Odprto.

Naloge načrtovalca in opravili bo nato dodan v stranska vrstica v Teams. V Teams si lahko ogledate in ustvarite opravila, prikazana pa bodo v Opravilih in obratno.

• Integracija vam omogoča, da še naprej klepetate s kolegi, medtem ko preverjate svoje naloge na istem mestu, kar je odlično za vodenje projektov.
• Če vas kolega prek klepeta obvesti, da je eno od opravil na vašem seznamu opravil končano, ga lahko označite kot dokončano neposredno v Teams.

Povezano: Kako uporabljati Microsoft Power Automate za spremljanje Twitterja

Naloge se bodo hitro kopičile v Opravilih. Ko morate hitro poiskati opravilo, zakaj ne bi preskočili pomikanja in ga morda zamudili? To lahko najbolje storite tako, da v naslov naloge ali v datoteko dodate hashtag Dodaj opombo oddelek.

Nato lahko preprosto poiščete hashtag in si ogledate vsa povezana opravila. To je tudi hiter način, da začnete preurejati svoja opravila, če se na primer spremeni datum zapadlosti članka, ki ste ga napisali. Vsa svoja opravila lahko izvlečete s hashtagom #writing in posodobite, ko nameravate delati na vsaki od njih.

Možnost uporabe hashtagov ni edinstvena med orodji za upravljanje opravil. Applova aplikacija Reminders in OmniFocus ju dobro uporabljata, poleg tega pa sta pomemben del opravila.

Povezano: Kako uporabljati Microsoft Excel za analizo razpoloženja

5. Osredotočite se z uporabo seznama Moj dan

Verjetno boste na začetku dneva vsaj nekaj časa razmišljali o tem, kaj je treba storiti. Če ste kot veliko ljudi, si lahko zapišete seznam nalog. To storite, da jih ločite od kopice drugih nalog, ki jih morate opraviti jutri, naslednji teden in naslednji mesec.

To Do lahko nadomesti vaše jutranje čečkanje in vam inteligentno pomaga, da se osredotočite na to, kar morate opraviti danes.

• The Moj dnevni seznam je pripravljen za vstop v To Do. Predlagal vam bo naloge, ki jih boste morda želeli opraviti danes. Sem spadajo opravila, ki ste jih ustvarili v Opravilih in drugih povezanih aplikacijah, kot so koledar, Outlook ali ekipe.
• Opravila lahko tudi ročno povlečete v Moj dnevni seznam ali vnesite nova opravila, ki jih morate opraviti.
• Predmeti, v katere potegnete Moj dan ostanejo na njihovem prvotnem seznamu in pazite, da ne boste ničesar izgubili.
• Na koncu vsakega dne naloge, ki niso označene kot dokončane, samodejno odpadejo Moj dnevni seznam. Funkcija vam omogoča, da začnete vsak dan s čistim listom, tudi če bodo avtomatizirani predlogi na voljo, da vam zjutraj znova pomagajo zgraditi dan.

Kot pravi Microsoft o opravilih: "Vsak dan je nov začetek."

Microsoft To Do je zmogljivo središče za opravila

Microsoftova aplikacija To Do je zmogljivejša, kot jo mnogi pripisujejo. Še posebej, če ste že potopljeni v ekosistem Microsoft 365, zato se je vredno potruditi, da postane vaše središče za upravljanje opravil.

8 najboljših aplikacij, ki jih lahko uporabite za določanje prednostnih nalog pri delu

Želite povečati svojo produktivnost pri delu in narediti več, tako da se osredotočite na svoje naloge? Tukaj je nekaj aplikacij, ki vam lahko pomagajo pri tem.

Preberite Naprej

O avtorju