Kako uporabljati pogled plošče v koledarju Microsoft 365

Vsakdo se včasih trudi najti informacije, tudi v svojih datotečnih sistemih in aplikacijah. Koledar v Microsoft 365 za splet vključuje pogosto spregledano orodje, ki lahko pomaga.

Pogled na ploščo vam omogoča upravljanje urnika in opravil na enem mestu, hkrati pa lahko hitro dostopate do povezanih datotek, zapiskov in si zapomnite cilje. Opravlja veliko istih nalog, povezanih z vodenjem projektov, kot Trello in OmniFocus. Toda za ljudi, ki uporabljajo Microsoft 365, lahko služi kot organizacijska moč.

Kako uporabljati pogled na ploščo v Microsoft 365

Board View je na voljo v storitvi Microsoft 365 v spletu. Odprite Outlookov koledar in kliknite karkoli pogled uporabljate (dan, teden, mesec). Na dnu spustnega menija boste videli plošča.

Kliknite na Privzeto da prikažete svoj glavni koledar in vsa opravila. Lahko pa tudi kliknete Nova plošča ustvariti tablo, osredotočeno na določen projekt.

Pogled na ploščo odpre platno, na katerega lahko kliknete za premikanje. Povečate lahko z Ctrl + ] in ven, Ctrl + [. V pomoč ima Board View veliko bližnjic na tipkovnici za hitro navigacijo.

Verjetno boste videli nekaj vnaprej naloženih pripomočkov, ko se platno naloži. Te lahko spremenite v velikosti in jih premikate po platnu. Če želite dodati več pripomočkov, kliknite na Dodaj na tablo zgoraj levo. V spustnem meniju boste videli naslednje pripomočke:

• Koledar
• Opomba
• Seznam opravil
• Zbirka
• Cilj
• mapa
• Povezava
• Vreme
• ura
• Oseba
• Lokacija

Kliknite katerega koli od teh pripomočkov, da jih dodate na platno. Če želite odstraniti pripomoček, kliknite tri pike na vrhu in izberite Odstranite s plošče.

Povezano: Najboljši dodatki za Trello za povečanje sodelovanja v skupini

Vsak od pripomočkov Board View ima svojo lastno uporabo za upravljanje projektov.

1. Koledar

Koledarski pripomoček se morda zdi samoumeven. Poglede lahko spremenite, da vidite svoje splošni dnevni red, delovni teden, teden ali mesec. Globlji pogled razkrije dodatne možnosti prilagajanja, ki jih je vredno omeniti.

Ne obstaja samo možnost ustvarjanja koledarja za določen projekt. Lahko se naročite na koledar zunaj Microsoft 365 prek povezave ali naložite koledar iz datoteke .ics.

V znak geografsko razpršene narave sodobnega dela je mogoče dodati mednarodne praznike iz držav po vsem svetu. Posebej uporabna funkcija načrtovanja, to pomeni, da delavcem v Združenih državah ni več treba biti presenečen, ko odkrijejo, da so njihovi evropski kolegi na novem dopustu spet odsotni!

Dodate lahko tudi koledarje za TV-oddaje in športe, ki jih spremljate, koristno za odločitev, kaj bi bilo vredno ogleda.

2. Opomba

Opombe, ustvarjene v pogledu Board View, se bodo pojavile tudi v vašem OneNote viru. Lahko naredite osnovno oblikovanje besedila v vsakem zapisku in vstavite sliko. Možno je celo, da svojo ploščo naredite nekoliko živahnejšo, tako da spremenite barvo vsake note.

Opombam lahko določite tudi datum zapadlosti. Označite dokončano ali odstranite rok, vse v pogledu Board View.

3. Seznam opravil

Pripomoček Seznam opravil naj bi služil kot središče, ki prikazuje opravila, shranjena v Microsoftovo aplikacijo To Do, in opombe z roki. Seznam opravil se sinhronizira z opravili, tako da si lahko v tej aplikaciji ogledate opravila z določene plošče. Vsaka plošča ima svoj seznam.

Opravila, ki jih ustvarite na seznamu Pogled plošče v okviru Opravil, se bodo sinhronizirala s tem Seznamom opravil, ki je eden redkih mobilnih elementov tega orodja, kot bo obravnavano spodaj.

4. Zbirka

Ustvarite lahko zbirko za združevanje povezanih pripomočkov. To je lahko še posebej koristno, če delate na projektu z več koraki ali dolgim ​​časovnim okvirom.

Ko zbirko postavite na platno, lahko vanjo povlečete druge pripomočke. Zbirka se širi, ko dodate pripomočke. Vsako zbirko, ki jo ustvarite, lahko poimenujete.

5. Cilj

Ta funkcija je namenjena ohranjanju vaše osredotočenosti. Cilje lahko dodate v svoje platno za pogled na ploščo ali v posamezne zbirke.

Določite rok in prikazalo se bo odštevanje s številom preostalih dni. Cilj bo samodejno dodan v vaš koledar. Prav tako lahko spremenite barvo ozadja vsakega cilja.

6. Datoteke

Želite skočiti v določeno datoteko? Dodate ga lahko kot sličico in se povežete neposredno na platno ali zbirko.

To je prihranek v realnem času, saj je boljši od klikanja v OneDrive ali celo iskanja datoteke po imenu. Če sodelujete s kolegi ali družinskimi člani, lahko zagotovite, da imajo dostop do prave datoteke, tako da jo postavite naravnost na platno.

Tukaj lahko postavite povezavo na platno. Naslov strani in slika se potegneta na tablo. Tudi tukaj je pripomoček, da informacije, pomembne za vaš projekt, zberejo na enem mestu, zaradi česar je funkcija povezave prijetna.

8. Vreme in ura

Ta dva sta odlična, ko delate z mednarodno razpršeno ekipo. Trenutno vreme in lokalni čas lahko dodate na drugi lokaciji.

Takšne funkcije vam lahko v najboljšem primeru zagotovijo kontekst o drugi osebi in vsaj poskrbite, da jih ne pokličete sredi noči.

9. Oseba

Želite hitro stopiti v stik s to osebo? Njihove kontaktne podatke lahko dodate neposredno v platno, tako da so oddaljeni le nekaj klikov. Funkcija je še posebej dobra, če vaši projekti vključujejo zunanjo podporo, ki ni v imeniku podjetja.

10. Lokacija

Funkcija lokacije je dobra tudi za razumevanje situacij drugih ljudi, saj vam omogoča, da naslove shranite neposredno na platno. Pozneje lahko kopirate naslov ali odprete navodila do lokacije z uporabo zemljevidov Bing.

Povezano: Kako uporabljati PowerPoint Speaker Coach za izboljšanje svojih predstavitvenih veščin

Na mobilnih napravah ni pogleda na tablo

Board View ima veliko močnih funkcij za upravljanje projektov. Vendar pa je velika past pomanjkanje mobilne integracije, tudi če je orodje namenjeno 360-stopinjskemu vpogledu v to, kaj morate storiti.

Opravila pogleda na plošči si lahko ogledate v Opravilih, cilje v Koledarju in zapiske v OneNotu. Kljub temu, da nimate mobilne možnosti za Board View, se zdi, da je orodje, ki je še v razvoju.

Odsotnost močne mobilne zmogljivosti za orodje, ki vključuje lokacijske funkcije, povečuje ta vtis in sproža nekaj vprašanj o Microsoftovi zavezanosti ohranjanju Board View. Na srečo Microsoft ni tako hiter pri ubijanju orodij, za razliko od konkurenta Googla, ki je zloglasen po tem, da začne projekte in jih nato ubije.

Pogled na tablo združuje vse

Board View ponuja popoln pregled vaših projektov na enem mestu. Čeprav je pomanjkanje namenske mobilne aplikacije frustrirajuće, če uporabljate Microsoft 365 v spletu, je to orodje, bogato s funkcijami za upravljanje tega, kar morate narediti.

5 Prednosti uporabe programske opreme za upravljanje projektov, ki prihranijo čas

Z uporabo programske opreme za upravljanje projektov lahko vse organizirate na enem mestu in prihranite čas. Tukaj je nekaj njegovih prednosti, ki prihranijo čas.

Preberite Naprej

O avtorju