6 nasvetov za upravljanje časa za organizacijo lastne delovne obremenitve

Delovna mesta, kjer dobite avtonomijo nad tem, kar počnete, so odlična, če vam ni všeč, da vam govorijo, kaj morate storiti, in nudijo veliko zadovoljstva. Vendar pa s svobodo pride tudi potreba po organiziranju in upravljanju lastnega dela.

To zahteva spretnosti za upravljanje časa in nalog, kar ni nujno samoumevno. Oglejmo si nekaj zanesljivih načinov, kako lahko utrdite svoje sposobnosti na tem področju in začnete učinkovito prevzeti lastno delovno obremenitev.

1. Navadite se na uporabo koledarja

Če se zanašate samo na svoj spomin, da spremljate svoj urnik, lahko pride do velikih človeških napak. Najlažji način za obvladovanje dobrega upravljanja časa je, da za vse uporabite koledar in to počnete redno.

Obstaja veliko aplikacij za digitalni koledar, ki jih lahko uporabite, kot npr Outlook in Google Koledar. Poleg tega se lahko odločite za Tweek, če vam je ljubši načrtovalec, ki temelji na opravilih.

Povezano: Kako barvno kategorizirati svoj Outlookov koledar

Cilj je vpisati vse v svoj koledar, vključno s sestanki, deli in dogodki ter v bistvu vse, kar veste, da morate narediti. Če kaj veš, da bi lahko pozabil, to vstavi. Dobra praksa je, da svoj koledar izpolnite čim bolj vnaprej, zato na začetku tedna za to izključite nekaj časa.

2. Organizirajte svoja e-poštna sporočila v mape

Če hranite vsa vaša e-poštna sporočila v mapi Prejeto, lahko ustvarite kaos, še posebej, če boste pozneje morali najti pomembno dohodno e-pošto. Če želite to odpraviti, razvrstite e-pošto v ustrezne mape.

Mape, ki jih ustvarite, bi morale ustrezati vašemu delu in vlogi ter naj bodo tako, da lahko hitro najdete informacije. To lahko vključuje mape za projekte, obvestila in posodobitve podjetja, člane ekipe, e-poštna sporočila, ki jih morate spremljati, itd.

Najbolje je, da se izognete brisanju e-poštnih sporočil, povezanih z delom, saj tudi če se zdaj nekaj ne zdi primerno, to še ne pomeni, da ne bo v prihodnosti.

Morda ne boste takoj opazili prednosti takšne organizacije komunikacij, vendar vam bo dolgoročno pomagalo obdržati nadzor nad svojo delovno obremenitvijo.

3. Organizirajte svoj datotečni pogon

Nič ni bolj škodljivega za vašo produktivnost kot datotečni pogon, ki ima na stotine ohlapnih datotek. Če to storite, je težko in težko najti tisto, kar potrebujete, kar povzroči odlašanje in izogibanje.

Tako kot pri e-poštnih sporočilih je pomembno, da datoteke razporedite v mape, da boste lahko spremljali svoje delo. V bistvu ne bi smeli imeti nobenih datotek, ki niso shranjene v namenski mapi.

Povezano: Produktivna orodja za izboljšanje osredotočenosti v motečih pisarnah

S tem ne boste samodejno boljši pri upravljanju delovne obremenitve, vendar vam bo pomagalo pri upravljanju časa in vas ohranjalo dosledno. Ste že slišali za rek "urejen dom je urejen um"? Enako velja za vaš digitalni delovni prostor!

4. Spremljajte svoje delo

Avtonomija pri delu pomeni, da se od vas pričakuje, da spremljate svoje tekoče naloge in kako se to ujema s širšim timskim prizadevanjem. Zato je samoumevno, da za to potrebujete praktičen način.

Ustvarite lahko preglednico, ki navaja ves vaš napredek dela, od strank, s katerimi delate, do načrtovanja projekta. Microsoft Excel in Google Sheets imata veliko predlog, ki jih lahko uporabite ali pa jih naredite iz nič. V idealnem primeru bi vam morala preglednica omogočati nadzor nad:

• Kaj je kos dela.
• Roki.
• Kazalniki napredka.
• Naloge, povezane z njim.

Lahko pa uporabite programsko opremo za upravljanje dela, npr Asana, to vam pomaga organizirati. Ne glede na to, kako se odločite za spremljanje svojega dela, če ste izključno odgovorni za svojo delovno obremenitev, je bistveno, da imate nekakšen vizualni pregled.

Povezano: Asana Hacks, ki jih morate vedeti

5. Učinkovito dajte prednost svojim nalogam

Ko vam nekdo ne pove, kaj morate storiti, morate ugotoviti, katere naloge imajo prednost pred drugimi. Ta veščina je pogosto tista, s katero imajo ljudje največ težav, saj zahteva razmišljanje o širši sliki in predvidevanje prihodnjih rezultatov.

Na srečo obstaja nekaj preizkušenih metod za to, ki vam pomagajo. The Metoda MOSKVA vam pomaga razporediti naloge v obvezne, bi morali imeti, bi lahko imeli in jih ne boste imeli. To je stopenjski sistem, ki vam omogoča, da ugotovite, katere naloge so bistvene in katere ne.

The Eisenhowerjeva matrika je še ena metoda, ki vaše naloge razvrsti v mrežo 2x2: nujna, pomembna, nenujna in nepomembna. Če torej vaša naloga spada v polje Nujno/Pomembno, to pomeni, da jo morate opraviti zdaj. Če pade v polje Ni nujno/Ni pomembno, bi ga za zdaj verjetno lahko prezrli.

6. Prihranite čas pri ponavljajočih se opravilih

Ljudje porabijo približno 25 % svojega časa v službi za ponavljajoče se naloge; to je velik del časa in je neverjetno neučinkovit. To so lahko e-poštna sporočila, ki jih pošljete, kjer je vsebina enaka, ali bloki besedila, ki jih napišete v poročilih.

Dobra novica je, da lahko tako rutinsko delo avtomatizirate z uporabo Razširitev Magical Text Expander za Chrome. To je brezplačna aplikacija, ki vam omogoča, da ustvarite do 10 bližnjic, namesto da znova in znova pišete isto besedilo.

Povezano: Vsakodnevna opravila, ki jih lahko avtomatizirate z uporabo Zapierja

Sprožilec bližnjice je lahko kombinacija simbolov in črk. Ko jih vnesete, samodejno ustvari celotno besedilo, ki ga potrebujete. Na primer tipkanje #poročilo bo izdelal celotno skeletno poročilo, vi pa lahko preprosto vstopite in uredite vse ustrezne podrobnosti.

Ostanite na vrhu svoje delovne obremenitve

Zelo enostavno je postati neorganiziran in delati napake, ko gre za upravljanje lastne delovne obremenitve. Zato je ključnega pomena zagotoviti, da imate vse na mestu, da to čim bolj zmanjšate.

Kot ljudje lahko v možgane shranimo le toliko informacij, zato se ne obremenjujte s tem, da bi si zapomnili vse. Z uporabo tukaj raziskanih nasvetov boste na dobri poti k učinkovitemu upravljanju lastne obremenitve primerov, sčasoma pa bo to postala druga narava.

4 Digital Board Apps za sodelovanje in načrtovanje projektov

Digitalne plošče za sodelovanje so pot naprej, toda katero bi morali uporabiti? Tukaj so najboljše aplikacije za sodelovanje in načrtovanje projektov.

Preberite Naprej

O avtorju