Kako preprosto načrtovati projekt z Dropbox Paperjem

Načrtovanje projektov je lahko dolgočasno in obremenjujoče, še posebej, če zahteva, da vaša celotna ekipa sodeluje pri ločenih nalogah, sejah možganov in še več.

Na srečo obstajajo tehnološka orodja, ki lahko poenostavijo proces načrtovanja projekta. In kar je najboljše, nekateri so brezplačni. Dropbox Paper je brezplačno orodje za ustvarjanje in urejanje dokumentov, ki ga ponuja Dropbox. Vse kar potrebujete je račun Dropbox.

Načrtovanje projektov s papirjem Dropbox

Dropbox papir vsebuje vsa orodja, ki jih potrebujete za enostavno in hitro načrtovanje projektov. Orodje časovne osi lahko na primer uporabite za nastavitev datumov za opravila in do vizualizirajte svoj celoten projekt.

Ustvarite lahko tudi sezname opravil in označite določene člane ekipe, ki so odgovorni za vsako nalogo. Najboljši del? Vse to lahko naredite v enem samem dokumentu, tako da boste lažje spremljali vse podrobnosti.

Dropbox Papir je prijazen do možganov

Preden se poglobimo, želimo deliti tole: Pred uporabo teh orodij vam ni treba razbrati celotnega projekta. Prav tako boste morda želeli

izvedeti več o tem, kaj Dropbox Paper pravzaprav je.

Enostavno je sodelovati s svojo ekipo in razmišljati o projektih, ko jih načrtujete. Vsi člani vaše ekipe si lahko hkrati ogledajo in urejajo dokumente Dropbox Paper.

Razvijanje časovnic z uporabo časovnice projekta

Najprej ustvarimo osnovni časovni načrt projekta. Odprite nov dokument Dropbox Paper in ga poimenujte glede na vaš projekt. Nato sledite tem korakom:

1. Na dnu dokumenta boste videli orodno vrstico Dropbox Paper. Izberite ikono časovne osi, ki je videti kot miniaturni koledar.
2. Prikazala se bo vaša časovnica. Nato izberite puščico poleg 2 tedna da izberete dolžino vašega projekta.

Postavljanje mejnikov

Naslednji korak je, da določite mejnike projekta, za katere želite, da vaša ekipa dokonča tekom projekta. Narediti tako:

1. Premaknite miškin kazalec na datum in a Ikona zastave se bo prikazal. Izberite ga.
2. Poimenujte svoj mejnik.

Če mejnik vnesete napačno ali ga preprosto želite odstraniti, kliknite na mejnik na časovni premici in izberite ikono koša za smeti.

Dodajanje v Opravila

Ko ste vnesli vse svoje mejnike, boste zdaj želeli iti skozi in dodati določene naloge do roka. To so naloge, ki jih morate opraviti, da dosežete vsak mejnik.

1. Premaknite miškin kazalec na prazen prostor pod vsakim datumom, da se prikaže sivo območje. Izberite ga, da odprete Okno za nov predmet.
2. Vnesite ime opravila in po potrebi dodajte opis opravila.
3. Dodelite nalogo tako, da izberete Dodeli ikono (telo s krogom okoli njega).

Če želite opozoriti na določena opravila, jih lahko barvno kodirate z izbiro Ikona palete v zgornjem desnem kotu okna. Naloge z visoko prioriteto lahko na primer obarvate z rdečo.

Organiziranje opravil z uporabo seznama opravil

Če se želite odreči časovnici, lahko uporabite orodje Seznam opravil. Lahko pa uporabite seznam opravil z orodjem Timeline za nadaljnjo organizacijo projektnih nalog.

Ključne mejnike lahko na primer postavite na časovnico, svoja opravila pa z datumi na seznam opravil. Ko so opravila končana, preprosto potrdite polje poleg opravila.

Če želite nastaviti seznam opravil:

1. Izberite Ikona seznama opravil (ki izgleda kot kljukica) v orodni vrstici na dnu zaslona.
2. Vnesite ime svoje naloge.
3. Izberite datum in vnesite datum.
4. Če želite nalogo dodeliti nekomu v vaši ekipi, izberite Dodeli ikono in vnesite njihovo ime ali e-pošto.

To je to! Če želite komentirati določene naloge, lahko to storite tako, da izberete Ikona komentarja (ki izgleda kot oblaček z govorom) poleg naloge.

Dodatne funkcije za načrtovanje projektov

Ko izpolnite časovnico projekta in seznam opravil, ste na dobri poti k načrtovanju popolnega projekta. Če želite načrtovanje projekta še dlje, je tukaj nekaj dodatnih funkcij, ki bi vam lahko koristile.

Označevanje dokumentov

Ali imate za vsak projekt, na katerem delate, več dokumentov? To lahko hitro postane zmedeno in frustrirajuće za vašo ekipo. Najpreprostejši način za organiziranje projektnih dokumentov je z označevanjem.

Označevanje (#) vam omogoča, da na svoje dokumente in datoteke postavite oznako, tako da jih lahko preprosto najdete pri iskanju. Če želite označiti svoje dokumente:

1. V Dropboxu poiščite dokument ali datoteko, ki jo želite označiti, in jo izberite.
2. V oknu na desni dodajte oznako v Dodajte oznako škatla.
3. Uporabite oznake, ki so opisne za vaš projekt. V tem primeru bi na primer delovala #March2022MarketingCampaign.

Ko želite poiskati dokumente s svojimi oznakami, vnesite oznako v iskalno vrstico Dropbox.

Predloga za načrtovanje projekta

Ali ne želite ustvariti projekta v Dropboxu iz nič? Dropbox to poenostavi s predlogo za načrtovanje projekta, ki jo lahko najdete tukaj.

Preprosto izberite Uporabite predlogoin predloga se bo odprla v vašem računu Dropbox Paper. Ta predloga vključuje tako seznam opravil kot časovnico ter druge informacije, kot so informacije o projektu.

Izpolnite svoje podatke in pripravljeni boste. Prav tako ga je mogoče popolnoma urejati, tako da lahko spreminjate svoje posebne potrebe.

Drug odličen način, da svoje projektne datoteke ohranite skupaj, je, da te datoteke povežete z glavnim dokumentom projekta.

Če želite uporabiti to funkcijo, odprite dokument načrtovanja projekta. Nato sledite tem korakom:

1. V orodni vrstici izberite Vstavi ikono Dropbox Files, ki je videti kot odprta škatla.
2. Z iskalno vrstico poiščite datoteko, ki jo želite vstaviti v dokument. To je lahko kar koli, od pogodb do predstavitev. Dokumente lahko naložite tudi z izbiro Naložite datoteke.
3. Označite dokument in izberite Izberite.
4. Datoteka, dokument ali slika bodo vstavljeni v vaš dokument. Prav tako lahko kliknete datoteko, da jo odprete naprej in si jo ogledate na celotnem zaslonu.

Kaj še lahko storite s svojim Dropbox računom?

Dropbox Paper je odlično orodje za vse, od načrtovanja projektov do ustvarjanja dokumentov skupaj z vizualnimi vsebinami. Torej, kaj še lahko storite s svojim računom Dropbox? Nebo je meja.

3 edinstvene in kreativne uporabe računov Dropbox

Računi Dropbox imajo različne edinstvene uporabe, v katerih lahko uživate z orodji za skupno rabo in orodji tretjih oseb. Tukaj je nekaj za poskus...

Preberite Naprej

O avtorju